Vejledning om Økonomisk partner

I denne vejledning sætter vi spot på alt I skal vide, hvis I er økonomisk partner på et EU-støttet projekt. Vi stiller også relevante blanketter og erklæringer til rådighed.

I er økonomisk partner, hvis I har udgifter, der indgår i projektregnskabet, fx lønudgifter eller udgifter til ekstern konsulentbistand.

Eksempler på økonomiske partnere:

• En virksomhed/institution er med i planlægningen og gennemførelsen af et projekt.
• En virksomhed er med i et projekt alene med henblik på udvikling af selve virksomheden.
• En iværksætter er på vej til at etablere virksomhed i et projekt.
• En virksomhed/institution er med i et projekt, fordi en eller flere af virksomhedens ansatte deltager i et kompetenceudviklingsforløb i projektet.

Som økonomisk partner skal I leve op til bestemte dokumentationskrav. Det gælder både, når udgifter vedrører lønninger til dig selv eller dine medarbejdere, og når I køber varer eller ydelser hos en ekstern leverandør. Hvis jeres dokumentation ikke lever op til kravene, risikerer I, at udgiften ikke kan godkendes.

I kan læse mere om kravene i vejledningen om støtteberettigelse, særligt i afsnittene om:

• Løn og underhold
• Udgifter til eksterne

Som økonomisk partner, skal I underskrive en partnererklæring eller have modtaget en orientering fra tilsagnsmodtager. Partnererklæringen skal underskrives af den eller de tegningsberettigede. I finder mere information i vejledningen om opfyldelse af oplysningspligt over for økonomiske partnere.

For projekter under Regionalfonden, Socialfonden Plus og visse projekter under Fonden for Retfærdig Omstilling er der krav om, at alle økonomiske partnere skal oplyses om de rettigheder og pligter, som følger med, når denne vælger at indgå i et projekt som økonomisk partner. Det betyder, at tilsagnsmodtager for et projekt, i forbindelse med projektgennemførelsen, skal sikre, at den/de tegningsberettigede for de økonomiske partnere oplyses herom.

I forbindelse med deltagelse som økonomisk partner skal det sikres, at denne er indforstået med:

• at dennes udgifter indgår i et regnskab til Erhvervsstyrelsen
• at udgifterne udløser EU-støtte
• at EU-støtten udbetales til operatøren/tilsagnsmodtager
• at virksomhedens navn kan fremgå af projektdatabasen på Erhvervsstyrelsens hjemmeside for EU-programmer
• at oplysninger om virksomhedens deltagelse i projektet samt dokumentation for udgifterne kan blive videregivet til de kontrolinstanser, der måtte efterspørge materialet
• at denne, hvis der er behov herfor, skal stå til rådighed for at dokumentere rigtigheden af udgiften/den anvendte tid

Endvidere sikres opfyldelse af forpligtelsen til at underrette støttemodtagerne om, at oplysninger om støttemodtagere offentliggøres.1 Endelig har kravet baggrund i retssikkerheden overfor såvel den økonomiske partner som tilsagnsmodtager og Erhvervsstyrelsen.  

Tilsagnsmodtager har metodefrihed i forhold til, hvordan denne ønsker at opfylde kravet om oplysning over for de økonomiske partnere, men tilsagnsmodtager skal over for Erhvervsstyrelsen kunne dokumentere, at de økonomiske partnere har modtaget de nødvendige oplysninger.  

Tilsagnsmodtager skal sikre, at økonomiske partnere har haft mulighed for at gøre indsigelser mod at indgå i projektet, før oplysninger/dokumentation indsendes til Erhvervsstyrelsen. Dvs. at en økonomisk partners oplysninger ikke må afrapporteres/indsendes til erhvervsstyrelsen, før der er gået minimum 14 dage, fra oplysningerne er fremsendt til den/de tegningsberettigede for den økonomiske partner. I praksis betyder det, at den økonomiske partner ikke må oprettes i PRV, før de 14 dage er gået. Det betyder ikke, at denne ikke kan deltage i projektet, før de 14 dage er gået, men tilsagnsmodtager risikerer, at den økonomiske partner trækker sin deltagelse tilbage, hvorefter dennes deltagelse og udgifter ikke kan indgå i projektets indikatorer og økonomi.    

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon til de informationer, der som minimum skal oplyses.  

Nedenfor følger en række forslag til, hvordan tilsagnsmodtager kan tilrettelægge oplysningspligten. 

Eksemplerne er ikke udtømmende, ligesom der kan benyttes forskellige metoder over for de enkelte økonomiske partnere i projektet. 

Tilsagnsmodtager kan vælge, at den/de tegningsberettigede for den økonomiske partner skal underskrive en partnererklæring, hvorved denne erklærer sig på at være indforstået med de rettigheder og pligter, som følger af at være økonomisk partner. Erhvervsstyrelsen stiller en skabelon herfor til rådighed. Hvis der benyttes en underskrevet partnererklæring, gælder indsigelsesperioden på 14 dage ikke.  

Det er tilsagnsmodtager, der bærer ansvaret for, at erklæringen er underskrevet af den/de tegningsberettigede for den økonomiske partner, og at registrering i PRV ikke påbegyndes før erklæringen er underskrevet.  

Tilsagnsmodtager kan i den forbindelse sammenlægge partnererklæringen med de øvrige dokumenter, som skal underskrives af den økonomiske partner. Fx kan partnererklæringen og de minimis erklæringen samles til én erklæring, hvorved den/de tegningsberettigede kun skal underskrive én samlet erklæring. Bemærk, at de minimis erklæringen skal underskrives, og ikke kan erstattes med en oplysningspligt. Derfor kan det medføre dobbeltadministration for tilsagnsmodtager både at udsende en oplysningspligt, for derefter at bede om en underskrevet de minimis erklæring. Ved at samle de to erklæringer i én mindskes administrationen.  

Tilsagnsmodtager kan vælge at fremsende oplysningerne til den økonomiske partners hovedpostkasse eller direkte til den/de tegningsberettigede pr. mail. Hvis denne metode benyttes, skal den/de tegningsberettigede angives som att., og det skal fremgå, at der er en indsigelsesperiode på 14 dage. Erhvervsstyrelsen stiller en skabelon herfor til rådighed. 

Det er tilsagnsmodtager, der bærer ansvaret for, at oplysningerne sendes til den økonomiske partners hovedpostkasse eller den/de tegningsberettigedes mail, og at indsigelsesperioden overholdes, før der påbegyndes registreringer i PRV, samt at en eventuel indsigelse respekteres.  

Tilsagnsmodtager kan vælge at anmode den/de tegningsberettigede om bekræftelse pr. mail, hvorved indsigelsesperioden ophører ved bekræftelse.

Tilsagnsmodtager kan vælge at fremsende oplysningerne til den økonomiske partners E-Boks.  

Hvis denne metode benyttes, skal den/de tegningsberettigede angives som att., og det skal fremgå, at der er en indsigelsesperiode på 14 dage. Erhvervsstyrelsen stiller en skabelon herfor til rådighed. 

Det er tilsagnsmodtager, der bærer ansvaret for, at oplysningerne sendes til den økonomiske partners E-Boks, og at indsigelsesperioden overholdes, før der påbegyndes registreringer i PRV, samt at en eventuel indsigelse respekteres.  

Tilsagnsmodtager kan vælge at anmode den/de tegningsberettigede om bekræftelse pr. mail, hvorved indsigelsesperioden ophører ved bekræftelse.