Vejledning om Kommunikationsforpligtelsen for EU-projekter 2021-2027

Her på siden kan I læse om kommunikationsforpligtelsen for projekter, der får EU-støtte i 2021-2027.

Vi anbefaler, at I sætter jer godt ind i kravene. Manglende overholdelse kan medføre, at op til tre pct. af jeres EU-støtte bliver annulleret. Dette kan I læse mere om i kapitel 2. 

Ønsker du et hurtigt overblik over reglerne for kommunikationsforpligtelsen i 2021-2027, kan du orientere dig i nedenstående faktaark. Endvidere har vi udarbejdet en Q&A, hvor vi har samlet gængse spørgsmål og svar. 

Tilsagnsmodtager, projektets økonomiske partnere og virksomheder, der modtager statsstøtte i projektet, har ansvaret for, at der er EU-logo på alle trykte og elektroniske udgivelser samt informations- og markedsføringsmaterialer, der vedrører projektet. Det gælder eksempelvis: 

• Præsentationsmateriale
• Hjemmeside, inkl. mobilversion
• Sociale medier
• Mailsignaturer
• Publikationer
• Pressemeddelelser
• Deltagerbeviser
• Roll-ups
• Videoer 

EU-logoet med EU-flaget i blå og gule farver skal være tydeligt gengivet sammen med teksten ”Medfinansieret af den Europæiske Union”. Vær opmærksom på, at EU-logoet altid skal have mindst samme højde eller bredde som det største af eventuelle andre logoer.

Projektbeskrivelse på hjemmeside

I skal lave en beskrivelse af projektet, som skal ligge på projekthjemmesiden i hele projektperioden. Hvis projektet ikke har en decideret projekthjemmeside, skal projektbeskrivelsen ligge på en særlig projektside på tilsagnsmodtagers hjemmeside.

I projektbeskrivelsen skal I fremhæve EU-støtten, og EU-logoet skal også fremgå på siden.   

Plakat

Tilsagnsmodtager, alle projektets økonomiske partnere og virksomheder, der modtager statsstøtte i projektet, skal opsætte mindst én plakat med beskrivelse af projektet og det økonomiske tilskud fra EU. Plakaten skal minimum have A3-størrelse eller være en elektronisk løsning i samme størrelse, fx på en skærm, og den skal placeres et klart og synligt sted, fx ved indgangen til en bygning.

EU-Kommissionen har lavet en online plakatskabelon, som vi anbefaler projekter at bruge. I skabelonen skal I blot indtaste projektets titel, en kort beskrivelse, projektperiode samt samlet budget og EU-medfinansiering for at generere en plakat.

Varige skilte og plader

Hvis jeres projekt indebærer støtte til fysiske investeringer, herunder udstyr, anlæg, maskiner og lignende, gælder særlige regler. Virksomheder og andre støttemodtagere, der får EU-støtte til et projekt med samlede støtteberettigede udgifter på mere end 500.000 EUR under Regionalfonden og 100.000 EUR under Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling skal sætte et varigt skilt eller plade op, der viser EU-logoet. Skiltet eller pladen skal opstilles, så snart den fysiske infrastruktur begynder eller indkøbt udstyr leveres.

Kontakt jeres sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen, hvis dette er relevant for jeres projekt.

Projekter af særlig strategisk betydning og store projekter med samlede omkostninger over 10 mio. EUR skal gennemføre et kommunikationsarrangement eller en kommunikationsaktivitet. Projekter skal inddrage EU-Kommissionen og Erhvervsstyrelsen rettidigt og gerne senest tre måneder før forventet afvikling.

I de danske EU-programmer er de lokale erhvervsfyrtårne udpeget som projekter af særlig strategisk betydning. Forpligtelsen til at gennemføre et arrangement eller en aktivitet gælder dermed for erhvervsfyrtårnene og desuden for projekter, hvis samlede omkostninger overstiger 10 mio. EUR.

EU-Kommissionen har lavet en guide om kommunikationsforpligtelsen for projekter af særlig strategisk betydning og store projekter med samlede omkostninger over 10 mio. EUR. 

I skal kunne dokumentere, at I har anvendt EU-logo under gennemførelsen af projektet. Det kan fx ske ved at gemme eksemplarer af publikationer og lave skærmdumps af hjemmesider.

Læs mere om dokumentation i afsnittet "Kontrol af projektet og opbevaring af dokumentation" i vejledningen om støtteberettigelse. I vejledningen kan I også finde mere information om jeres informationsforpligtelse.

I medfør af artiklerne 47 og 50, stk. 1 og 2, har støttemodtager en forpligtelse til gennem informationsaktiviteter at anerkende støtten fra Den Europæiske Union.

I vejledningen beskrives dels, hvordan kontrollen med reglerne skal tilrettelægges af Erhvervsstyrelsens sagsbehandler, dels hvordan og hvornår spørgsmålet om en eventuel korrektion bliver relevant.

Stikprøverne gennemføres ved afrapporteringer, og skal være mest intensive i starten af projektets levetid for at opfange eventuelle systematiske fejl eller problemer så tidligt som muligt. Medmindre stikprøverne afdækker ikkeuvæsentlige problemer, bliver de mindre intensive senere i projektets levetid.

Der bør så tidligt som muligt gennemføres stikprøvekontrol af overholdelsen af følgende regler hos projektet:

1. Anvendelse af logo på forskellige kommunikationsaktiviteter i overensstemmelse med artikel 47.
2. Beskrivelse af projektet på støttemodtagers websted og sociale medier, jf. artikel 50, stk. 1, litra a).
3. At der synligt redegøres for støtten i kommunikationsmaterialer, der vedrører gennemførelsen af projektet, og som er tiltænkt offentligheden eller deltagerne, jf. artikel 50, stk. 1, litra b).
4. Hvis projektet indebærer fysiske investeringer m.v., at kravene i artikel 50, stk. 1, litra c) til skiltning m.v. er opfyldt.
5. For projekter, der ikke er omfattet af litra c), at kravet om en fysisk eller digital plakat er opfyldt, jf. artikel 50, stk. 1, litra d).
6. At projekter, hvis samlede omkostninger overstiger 10 mio. EUR, opfylder kravet i artikel 50, stk. 1, litra e) om et kommunikationsarrangement eller aktivitet.

Udover bestemmelserne i artikel 47 og 50 skal man også være opmærksom på de mere tekniske krav i forordningens bilag IX.

Der skal i forbindelse med hver enkelt afrapportering som minimum ske stikprøvekontrol af punkt 1, 2, 3 og/eller 4 ovenfor. Niveauet for kontrollen skal fastsættes ud fra projektets omfang, omfanget af den hidtidige kontrol, resultatet af den hidtidige kontrol og aktivitetsniveauet i den konkrete afrapporterings periode, så kontrollen bliver behovs og risikobaseret.

Det skal ske for at afdække, om der er tale om en systematisk fejl, eller bare et enkeltstående tilfælde.

Hvis der konstateres en overtrædelse af reglerne, skal forvaltningsmyndigheden sanktionere denne overtrædelse ved at korrigere støtten med op til 3 pct. 

I vurderingen af om, og i hvilket omfang, der skal ske en korrektion, er det dels en forudsætning, at der ikke er truffet “afhjælpende foranstaltninger”, samt at der tages højde for proportionalitetsprincippet. 

Konstateres der overtrædelser, skal sagsbehandleren derfor indledningsvis vurdere, om der er tale om en bagatelagtig overtrædelse, således at der slet ikke skal sanktioneres eller foretages særlige afhjælpende foranstaltninger, jf. proportionalitetsprincippet. 

Et eksempel på en bagatelagtig overtrædelse, som typisk ikke vil skulle sanktioneres eller kræver særlige afhjælpende foranstaltninger, er, hvor en enkelt (eller i meget store projekter enkelte) økonomisk partner(e) én eller få gange ikke har overholdt forpligtelsen til anvendelse af logo i artikel 47 under forudsætning af, at reglen er overholdt af projektet i øvrigt, og at den pågældende partner generelt overholder  forpligtelsen.

Konstateres en bagatelagtig overtrædelse, skal sagsbehandleren gøre tilsagnsmodtager opmærksom herpå og bede tilsagnsmodtager rette op fremadrettet. Sagsbehandleren skal efterfølgende kontrollere, at dette er sket.

Vurderes det, at der ikke er tale om en bagatelagtig overtrædelse, vil sagsbehandleren skulle anmode tilsagnsmodtager om at foretage afhjælpende foranstaltninger. Afhjælpende foranstaltninger består dels i, at tilsagnsmodtager, hvor det er muligt, retter de konstaterede overtrædelser. Det kan f.eks. være at få indsat manglende logo på en hjemmeside, at få opsat en manglende plakat eller lignende. Derudover består det i at sikre, at projektet tager relevante og effektive initiativer til at sikre, at lignende overtrædelser ikke opstår fremadrettet. Det kan være initiativer som opdaterede arbejdsgange, skriftlige beskrivelser, løbende intern kvalitetssikring, forbedret onboarding af nye økonomiske partnere eller lignende. Det er tilsagnsmodtagers ansvar at vurdere og redegøre for, hvilke initiativer projektet vil iværksætte.

Iværksætter tilsagnsmodtager afhjælpende foran staltninger, skal sagsbehandleren ved førstkommende afrapportering verificere, om foranstaltningerne har vist sig at være både relevante og effektive, og om de har fjernet eller reduceret problemet væsentligt. Er det tilfældet, skal der som hovedregel ikke ske korrektion af støtten. Er det ikke tilfældet, skal sagsbehandleren indlede en dialog med tilsagnsmodtager om at iværksætte yderligere afhjælpende foranstaltninger. Tilsvarende gør sig gældende ved senere overtrædelser af informationsforpligtelsen.

Den endelige afgørelse af, hvor stor en del af støtten der skal korrigeres, træffes først, når det i forbindelse med slutafrapporteringen kan fastslås, at tilsagnsmodtager ikke har truffet relevante og effektive afhjælpende foranstaltninger. Det betyder også, at afhængig af overtrædelsens karakter og omfang vil den helt eller delvist kunne afhjælpes tilfredsstillende helt frem til slutafrapporteringen. Hvis det konkret inden slutafrapporteringen er klart, at der skal ske korrektion, skal den varsles på det tidspunkt.

Af hensyn til en ensartet skønsudøvelse bør sagsbehandleren konkret vurdere, om projektet falder i en af følgende kategorier:

Korrektion på 3 pct. af støtten

Det vil typisk komme på tale i situationer, hvor sagsbehandleren vurderer, at projektet samlet generelt har overtrådt alle eller langt størstedelen af reglerne om informationsforpligtelse i hele eller den største del af projektperioden, herunder hos flere partnere, eller hvor tilsagnsmodtager helt har nægtet at gennemføre afhjælpende foranstaltninger.

Korrektion på 2 pct. af støtten

Det vil typisk komme på tale i situationer, hvor sagsbehandleren vurderer, at en større del af projektet har overtrådt to eller flere af informationsforpligtelserne i to eller flere afrapporteringsperioder, eller hvor til sagnsmodtagers afhjælpende foranstaltninger ikke har virket, og tilsagnsmodtager har nægtet at indføre nye og mere relevante og effektive afhjælpende foranstaltninger.

Korrektion på 1 pct. af støtten

Det vil typisk komme på tale i situationer, hvor en ikke helt ubetydelig andel af de økonomiske partnere har overtrådt en eller flere dele af informationsforpligtelsen, samtidig med at det ikke er lykkedes med gentagne afhjælpende foranstaltninger at bringe overtrædelsen til ophør eller reparere på denne. Det kan også være situationer, hvor tilsagnsmodtagers afhjælpende foranstaltninger ikke har virket, og tilsagnsmodtager har nægtet at indføre nye og mere relevante og effektive afhjælpende foranstaltninger.

Hvis jeres projekt er støttet af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, og/eller hvis jeres projekt er virksomhedsrettet, bør I også orientere jer i nedenstående vejledninger.