Vejledning om Vejledning til projekter med tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler

Inden I søger om støtte til jeres projekt fra de decentrale erhvervsfremmemidler, anbefaler vi, at I læser de tilhørende bekendtgørelser. Vi anbefaler også, at I læser vores vejledning: "Vejledning til projekter med tilskud fra decentrale erhvervsfremmemidler". 

Formålet med vejledningen er at uddybe regelsættet og beskrive gældende praksis for administration af de decentrale erhvervsfremmemidler, som udmøntes af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. Vejledningen anvendes som en vejledning til, hvordan retsgrundlaget skal forstås og anvendes i praksis. 

OBS: Denne vejledning er ikke relevant for projekter, som får eller søger støtte fra EU.

Denne vejledning uddyber regelsættet og beskriver gældende praksis for administration af de decentrale erhvervsfremmemidler (DEM), som udmøntes af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse (DEB). Vejledningen er en vejledning til, hvordan retsgrundlaget skal forstås og anvendes i praksis. 

Vejledningen gælder ikke for projekter, der er medfinansieret af Regionalfonden, Socialfonden Plus eller Fonden for Retfærdig Omstilling. Disse projekter skal administreres efter regelsættet for den pågældende fond. 

Vejledningen uddyber regelsættet og gældende praksis og giver desuden eksempler med udgangspunkt i hyppigt stillede spørgsmål og problemstillinger. Det er ikke ensbetydende med, at vejledningen besvarer ethvert spørgsmål, da der ofte vil være tale om konkrete forhold, der kræver stillingtagen i den enkelte sag. 

Hvis I er i tvivl om en konkret sag, bedes I kontakte jeres sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. 

De primære målgrupper for denne vejledning er tilsagnsmodtagere, dvs. aktører, der administrerer et DEM-finansieret projekt, økonomiske partnere i et DEM-finansieret projekt samt projektrevisorer.

For disse grupper er der behov for klarhed og ensartethed om fortolkning af regler og vilkår forbundet med administrationen af DEM-finansierede projekter. Der er derudover et gensidigt behov for at illustrere gode erfaringer og ’best practices’, hvilket vejledningen ligeledes vil forsøge gennem konkrete eksempler. 

Det samlede administrationsgrundlag for de decentrale erhvervsfremmemidler er illustreret i figur 1 og består grundlæggende af fem elementer.

Figur 1. Administrationsgrundlaget for de decentrale erhvervsfremmemidler

1.3.1. Bekendtgørelse 

Bekendtgørelse om administration af de decentrale erhvervsfremmemidler fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse med senere ændringer1 (herefter ”DEM-bekendtgørelsen”) fastlægger en række regler for og krav til administration af de decentrale erhvervsfremmemidler, herunder hvordan modtagere af tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler skal forholde sig i en række situationer.

Bekendtgørelsen er det centrale grundlag for administration af DEM-midler og er udstedt med hjemmel i lov om erhvervsfremme. Erhvervsstyrelsen er som sekretariat for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse bemyndiget til at udarbejde et administrationsgrundlag, der supplerer og udfylder bekendtgørelsens regler.2

1.3.2. Annonceringsmateriale

Som udgangspunkt offentliggør sekretariatet for Danmarks Erhvervsbestyrelse ved hver annoncering annonceringsmateriale med muligheder, krav og kriterier til indsatsen. Dette kan både være om, hvem der kan søge, hvilken støtteprocent der kan bevilges, hvilke aktiviteter der kan støttes, hvilke udgifter der kan opnås støtte til, krav vedr. videreudbetaling til partnere, forskudsudbetaling og øvrige særlige forhold, der skal iagttages i ansøgningen og i løbet af projektperioden. 

1.3.3. Tilsagn om tilskud

Tilsagn udstedes til de projekter, der får bevilget DEM-tilskud af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. Tilsagnet kan indeholde vilkår, som projektet skal overholde ud over reglerne i bekendtgørelsen. Det bemærkes, at Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse i medfør af DEM-bekendtgørelsens § 1, stk. 2-4 kan bestemme, at visse nærmere beskrevne regler i bekendtgørelsen fraviges for det konkrete projekt. Det vil i givet fald være beskrevet i tilsagnet.

1.3.4. Revisionsinstruks

Revisionsinstruksen for revision af tilskud til projekter medfinansieret med DEM-tilskud fastlægger en række krav til, hvordan tilskud til projekter medfinansieret med DEM skal revideres af projektets revisor. 

Revisionsinstruksen kan findes sammen med øvrigt relevant materiale om ansøgning og projektadministration.

1.3.5. Vejledning til projekter med tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler 

Denne vejledning uddyber regelsættet og gældende praksis samt giver konkrete eksempler med udgangspunkt i ofte stillede spørgsmål og problemstillinger. Vejledningen er formelt set ikke at betragte som en del af administrationsgrundlaget, da bekendtgørelsen, revisionsinstruksen, annonceringsmaterialet og tilsagnet altid vil have forrang for vejledning og eksempler givet i vejledningen.

1.3.6. Yderligere administrationsgrundlag

Ud over ovennævnte dokumenter, som beskriver regelgrundlaget, stiller Erhvervsstyrelsen krav om brug af fx skabeloner til ansøgning og afrapportering.3 Af hyppigst anvendte skabeloner m.v. kan nævnes:

Ansøgningsskema
Der ansøges via det ansøgningsskema, som er omtalt, og som der er henvist til i annonceringsmaterialet.

Økonomi- og indikatorskema 
Skemaet anvendes til budgetopstilling, de periodevise afrapporteringer af det faktiske forbrug og til at anmode om budgetændring. I dette skema opstilles ligeledes output- og resultatmål for ansøgningen, periodevis afrapportering af de faktisk opnåede output og resultatmål, samt anmodning om ændringer heraf.

Partner- og statsstøtteskema
Skemaet anvendes til periodevis afrapportering af projektets partnere og statsstøttehåndteringen af disse partneres støtte.

Erklæring om de minimis-støtte 
Hvis jeres projekt indebærer, at en partner modtager statsstøtte, kan statsstøtteløsningen være under de minimis-reglen. Dette vil fremgå af jeres vilkår. Hver partner, der modtager de minimis-støtte ved sin indtræden i projektet, skal udfylde en de minimis-erklæring. Vær opmærksom på, at der er en beløbsgrænse for, hvor meget de minimis-støtte, den enkelte virksomhed kan modtage. I kan læse mere i afsnit 5.2.3 Statsstøtte.

Ansøgning om statsstøtte under den generelle gruppefritagelse
Ydes statsstøtten under gruppefritagelsesforordningen, anvendes erklæringerne ’Ansøgning om statsstøtte’ og ’Standarderklæring vedr. anvendelse af den generelle gruppefritagelsesordning’. Disse erklæringer udfyldes, hvis man som økonomisk partner modtager støtte under den generelle gruppefritagelsesforordning. Erklæringerne skal bl.a. dokumentere støttens tilskyndelsesvirkning og skal udfyldes, inden projektet er gået i gang. Hvorvidt statsstøtte kan ydes under den generelle gruppefritagelsesforordning, vil fremgå af den konkrete annoncering, der søges under og vil også fremgå af jeres vilkår. I kan læse mere i afsnit 5.2.3 Statsstøtte.

Skabelon til ledelseserklæring i tilfælde, hvor der ikke er krav om revision
Ledelseserklæringen anvendes ved de afrapporteringer, hvor der ikke er krav om ekstern revision. I sådanne tilfælde skal der i stedet medsendes en ledelseserklæring. Erklæringen indeholder de relevante forhold, som ledelsen skal erklære sig på over for Erhvervsstyrelsen. Læs mere om, hvornår der er krav om ekstern revision, eller hvornår en ledelseserklæring kan træde i stedet for en revision i afsnit 2.9 Projektets revisor og 3.2.2 Revisionsudgifter.

Skabelon til tidsopgørelse og arbejdsbeskrivelse i forbindelse med udgifter til projektarbejde
Hvis der i projektets budget/regnskab indgår udgifter til projektarbejde, skal disse udgifter dokumenteres efter de regler, som er beskrevet i afsnit 3.1 Lønudgifter. Dokumentation for anvendt tid i projektet kan ske ved brug af enten tidsopgørelse eller arbejdsbeskrivelse. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet skabeloner til tidsopgørelse og arbejdsbeskrivelse, som projektet kan benytte sig af.

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse har til opgave at igangsætte og bevilge midler til decentrale erhvervsfremmeindsatser i overensstemmelse med relevante strategier, love, regelsæt mv.4 Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse træffer beslutning om at åbne ansøgningsrunder, der som udgangspunkt annonceres her på hjemmesiden. Herefter behandles ansøgninger på bestyrelsesmøder eller i skriftlig procedure, hvor der træffes beslutning om, hvilke projekter der kan støttes, og hvilke der skal gives afslag. Man kan ikke klage over afgørelser fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse til en anden myndighed.5

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse sekretariatsbetjenes af Erhvervsstyrelsen.6

Det betyder, at det er Erhvervsstyrelsen, der bl.a. modtager og behandler projektansøgninger, har dialog med ansøgere, udarbejder indstillinger til Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse om tilsagn/afslag om DEM-tilskud og efterfølgende udsteder tilsagn/afslag om tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler på baggrund af afgørelser om tilsagn/afslag fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. Det er også Erhvervsstyrelsen, der efterfølgende har dialog med tilsagnsmodtagerne og udbetaler DEM-tilskud på baggrund af afrapporteringer.

I denne vejledning omtales både Erhvervsstyrelsen og Sekretariatet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, da Sekretariatet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse henhører under Erhvervsstyrelsen. 

Ansøger er den juridiske eller fysiske person, der ansøger Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse om tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler. Hvis ansøgningen ender med, at der udstedes tilsagn, udstedes tilsagnet til ansøger, medmindre andet aftales eller fremgår af ansøgningen.

Ansøger står for at udarbejde en projektansøgning i henhold til de opstillede krav og kriterier i DEB’s konkrete annoncering af DEM-tilskud, indsende projektansøgningen rettidigt i henhold til den konkrete annoncering, samt kontrollere, at oplysningerne i projektansøgningen inkl. evt. bilag er korrekte og afstemte med partnerkredsen. Ansøger har derudover på vegne af partnerkredsen dialogen med sekretariatet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse i forbindelse med oplysning af ansøgningen. 

I forbindelse med ansøgningen skal der oplyses en kontaktperson for bevillingen hos ansøger. Det er denne kontaktperson, der vil modtage henvendelser fra Erhvervsstyrelsen i forbindelse med oplysning af ansøgningen forud for indstilling samt kommunikation om DEB’s afgørelse om enten tilsagn eller afslag. Bemærk, at der i forbindelse med behandling af ansøgningen kan være korte frister, hvis der er behov for at oplyse ansøgningen yderligere. Af denne årsag kan det være hensigtsmæssigt, at kontaktperson på ansøgningen fx er projektleder.

En tilsagnsmodtager er den juridiske eller fysiske person, der underskriver tilsagnet om DEM-tilskud fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. Tilsagnsmodtager administrerer projektet på alle økonomiske partneres vegne og har det samlede og fulde ansvar over for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse for projektets gennemførelse i henhold til administrationsgrundlaget for DEM-tilskud. Det betyder, at hvis der fx mangler dokumentation ved kontrol, så er det tilsagnsmodtager, der hæfter for et eventuelt tilbagebetalingskrav, også selvom det er en af de økonomiske partnere, som manglede dokumentationen. Tilsagnsmodtager er altid økonomisk partner. 

Hvis en ansøgning indstilles til tilsagn af DEB, bliver kontaktpersonen på ansøgningen automatisk kontaktperson på tilsagnet og projektet hos Erhvervsstyrelsen. Det er denne person, der vil modtage spørgsmål og henvendelser fra Erhvervsstyrelsen, fx i forbindelse med oplysning af sagen, behandling af afrapporteringer, samt udsendelse af generel information. Tilsagnsmodtager skal holde Erhvervsstyrelsen opdateret om kontaktpersonen i tilfælde af udskiftning heraf. 

Tilsagnsmodtager skal administrere projektet efter ét samlet budget for hele projektet og afrapportere projektets økonomi og fremdrift samlet på vegne af hele partnerkredsen. 

Erhvervsstyrelsen udbetaler DEM-tilskuddet til tilsagnsmodtager, som herefter forestår videreudbetaling til projektets øvrige partnere. 

Erhvervsstyrelsen forholder sig som udgangspunkt ikke til, hvordan det konkrete DEM-tilskud fordeles internt i projektet, medmindre der er særlige krav i annonceringen og dermed i tilsagnet vedrørende videreudbetaling af støtte. Hvis ikke annonceringen/tilsagnet indeholder vilkår om fordelingen af støtten, har projektet mulighed for at organisere sig økonomisk, som det aftales partnerne imellem. Statsstøttereglerne kan dog betyde, at et projekt skal overholde regler for, hvor meget støtte hver enkelt økonomisk partner kan modtage. I kan læse mere i afsnit 5.2.3 Statsstøtte. 

Det er muligt at anmode om at overdrage et tilsagn fra én tilsagnsmodtager til en anden, fx i tilfælde af opstart/lukning af selskaber. Tilsagnsmodtager skal kontakte sin sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen, hvis der er et behov eller ønske om tilsagnsoverdragelse. Erhvervsstyrelsen tager stilling til, hvorvidt tilsagnet kan overdrages til en anden juridisk enhed. Bemærk, at der ikke kan udbetales midler fra Erhvervsstyrelsen til projektet i den periode, hvor tilsagnsoverdragelsen foregår.

Ved tilsagnsoverdragelse påtager den nye tilsagnsmodtager sig ansvaret for projektet i hele projektperioden, dvs. fra tidspunktet for indsendelse af ansøgning og ikke først fra datoen for anmodning om tilsagnsoverdragelse. 

En tegningsberettiget er den eller de personer, der kan indgå bindende aftaler på en juridisk persons vegne. Efter omstændighederne kan en stillingsfuldmagt eller anden bemyndigelse fra en tegningsberettiget træde i stedet for en underskrift fra en tegningsberettiget. Hvem, der er tegningsberettiget, vil afhænge af organisationsformen.

For virksomheders vedkommende fremgår tegningsreglen af virksomhedens oplysninger i CVR-registeret. Enkeltmandsvirksomheder og andre personligt ejede virksomheder har ikke nogen tegningsregler. Det er altid den eller de fuldt ansvarlig(e)/ ejer(e), der tegner en personligt ejet virksomhed.

Tegningsberettigelse kan også være fastlagt i organisationens vedtægter. 

Tegningsreglen skal som udgangspunkt være entydig. Den er entydig, når det fremgår, om det er direktion og/eller bestyrelsen, der har tegningsret. Fx ”Virksomheden tegnes af en direktør eller af den samlede bestyrelse”. En tegningsregel er ikke entydig, hvis der fx står ”Virksomheden tegnes af ledelsen”, fordi ledelsen kan omfatte både direktører og bestyrelsesmedlemmer.

Når tilsagnsmodtager har modtaget tilsagnet, skal tilsagnsmodtager acceptere tilsagnet.7 Dette gøres i praksis ved, at den eller de tegningsberettigede for tilsagnsmodtager eller den eller de, som af den tegningsberettigede er bemyndigede til det, underskriver tilsagnet og returnerer det underskrevne tilsagn inkl. dokumentation for tilsagnsmodtagers tegningsregel og evt. bemyndigelse, prokura eller fuldmagt til Erhvervsstyrelsen. Øvrige dokumenter, herunder erklæringer, perioderegnskaber, slutrapporter, samt det endelige projektregnskab, skal underskrives fysisk eller elektronisk af den tegningsberettigede for tilsagnsmodtager, en fuldmægtig eller en dertil bemyndiget. Der skal på forespørgsel kunne fremvises dokumentation for bemyndigelsen fra den tegningsberettigede til fuldmægtigen eller den bemyndigede.

En økonomisk partner er alle fysiske og juridiske personer, som afholder udgifter, der indgår i projektbudgettet/-regnskabet. Vi identificerer disse ved CVR-nr. og P-nr., og det følger heraf, at udenlandske partnere ikke kan indgå som økonomisk partner i et DEM-finansieret projekt

Der er mulighed for, at ”ikke-økonomiske partnere” bidrager til projektet, dvs. en aktør, som bidrager til projektets gennemførelse, men som ikke indtræder som økonomisk partner, dvs. at aktørens udgifter ikke indgår i projektets budget/regnskab. Disse ikke-økonomiske partneres rolle og bidrag beskrives i forbindelse med projektets ansøgning og i relevant omfang i statusafrapporteringerne. 

En ekstern konsulent/leverandør er en virksomhed, der leverer og modtager betaling for en ydelse og/eller vare til projektet. Hvis tilsagnsmodtageren eller andre økonomiske partnere på vegne af projektet indkøber projektrelevante ydelser og/eller varer hos en ekstern konsulent eller leverandør, skal det ske med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet, ligesom det i nogle tilfælde skal kunne dokumenteres, at ydelsen og/eller varen er indkøbt på markedsmæssige vilkår. Læs mere om dette i afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb.

En økonomisk partner i et projekt kan på visse betingelser samtidig være leverandør til projektet. Som ved alle andre indkøb skal reglerne om markedsafsøgning overholdes. Den økonomiske partner, der ønsker at være leverandør, må ikke deltage i forberedelsen af eller beslutningen om, at der skal indkøbes en ydelse, herunder beslutningen om, hvilke leverandører ydelsen skal udbydes til, samt hvem der i sidste ende vælges som leverandør.

Tilsagnsmodtager kan dog aldrig være leverandør i projektet.  

Den økonomiske partner, der samtidig er leverandør, må naturligvis ikke medtage udgifter i forbindelse med sin leverandøropgave, fx de samme timer, som anvendes til at levere den ydelse, projektet indkøber hos denne. Hvis der indrapporteres udgifter til leverandører, der samtidig er økonomiske partnere, skal tilsagnsmodtager derfor sikre sig, at partnerens udgifter i støttegrundlaget klart adskiller sig fra leverandøropgaven. 

Projektets revisor skal revidere og attestere perioderegnskaber og slutregnskaber med anmodning om udbetaling af 500.000 kr. eller derover. Dette gælder også ved anmodninger om mindre udbetalinger på baggrund af afholdte og betalte udgifter, når udbetalingsbeløbet akkumuleret for projektet som helhed er 500.000 kr. eller derover.

Tilsagnsmodtager vælger selv sin revisor.8 Projektets revisor skal være godkendt i overensstemmelse med internationalt anerkendte revisionsstandarder og god offentlig revisionsskik, samt efter den revisionsinstruks, der er vedlagt tilsagnet. Skifter projektet revisor i projektperioden, har tilsagnsmodtager pligt til straks at underrette Erhvervsstyrelsen herom.

Revisors erklæring indgår som en del af det afrapporteringsmateriale, som Erhvervsstyrelsen forholder sig til i forbindelse med udbetaling af midler, og Erhvervsstyrelsen vil som udgangspunkt ikke gå ind i konkrete finansielle korrektioner eller forbehold fra revisors erklæring. Erhvervsstyrelsen har som udgangspunkt heller ikke dialog med projektets revisor, medmindre der er tale om klare misforståelser af reglerne. I disse tilfælde vejleder Erhvervsstyrelsen gerne revisor med henblik på at afklare situationen, og helst inden revisor har afgivet sin erklæring.

Revisors erklæring skal afgives i overensstemmelse med den for projektet gældende revisionsinstruks, og revisor påser bl.a., at regnskabet er rigtigt, at tilsagnets vilkår er overholdt, at tilskuddet er anvendt til det godkendte formål, samt at støttemodtagers forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt forsvarligt. 

Revisors erklæring skal tydeligt angive

• Journal-/projektnummer
• Projektets titel
• Støttemodtager
• Samlede udgifter i kr., og hvordan udgifterne fordeler sig på de godkendte udgifts- og finansieringsposter.

Hvis det akkumulerede udbetalingsbeløb er under 500.000 kr., er der ikke krav om ekstern revision af regnskabet. Det samme gælder, hvis tilsagnsmodtager er en statsinstitution underlagt Rigsrevisionens revisionskompetence, hvor der ikke er krav om revisionspåtegning på regnskaber, hvis projektregnskabet udelukkende består af udgifter fra statsinstitutionen selv. I sådanne tilfælde kan perioderegnskaber og slutregnskaber i stedet vedlægges en erklæring fra tilsagnsmodtagers ledelse. Det er fx relevant for universiteter eller statslige styrelser, som gennemfører projekter uden andre økonomiske partnere end tilsagnsmodtager selv. I sådanne tilfælde er det valgfrit, om regnskabet vedlægges en ledelseserklæring eller en revisionserklæring efter ovenstående beskrevne krav.

Når virksomheder modtager støtte eller fordele ved hjælpe af offentlige midler, kan der være tale om statsstøtte. En statsstøttemodtager er en juridisk enhed eller undtagelsesvist en fysisk person, der via offentlige midler opnår en konkurrencefordel på markedet. Statsstøtte er ikke kun kontant udbetalt støtte, men kan også være i form af en gratis ydelse, hvorved virksomheden indirekte får støtte. Om virksomheder modtager støtte eller fordele, som skal håndteres under statsstøttereglerne, afhænger altså ikke kun af, om virksomheden får udbetalt støtte. 

Statsstøttereglerne skal overholdes. Det er derfor vigtigt, at tilsagnsmodtager allerede på ansøgningstidspunktet indtænker håndteringen af statsstøtte i projektet. Projektets statsstøttevilkår vil fremgå af tilsagnet. Det er tilsagnsmodtagerens ansvar at overholde reglerne og kravene hertil.

Det er ikke kun økonomiske partnere, som kan være statsstøttemodtagere. Virksomheder, der ikke er økonomiske partnere i projektet, kan på anden vis deltage i projektet, hvorigennem de modtager en fordel/indirekte statsstøtte via deres involvering i projektet.

Læs mere om statsstøtte i afsnit 5.2.3 Statsstøtte.

Projekter, hvor Erhvervsstyrelsen bemyndiger offentlige eller private juridiske enheder til at udføre afgrænsede administrationsmyndighedsopgaver, kaldes rammeprojekter. 

Konkret gælder det i tilfælde, hvor de virksomheder, der skal være økonomiske partnere i projektet, ikke er kendt på forhånd, og hvor tilsagnsmodtager skal foretage en udvælgelse af disse virksomheder - typisk gennem ansøgningsforløb. 

Kravene til rammeprojekter angives i tilsagnet fra Erhvervsstyrelsen i form af et eksplicit vilkår vedr. uddelegering af administration. Tilsagnsmodtager skal overholde forvaltningsloven og offentlighedsloven. Det gælder også, når der er tale om en privat tilsagnsmodtager. Det betyder bl.a., at tilsagnsmodtager skal give skriftligt begrundede afslag med klagevejledning til virksomheder, der har ansøgt om deltagelse i projektet.

Når der foretages rekrutteringsaktiviteter, vil der ofte være en indledende, uforpligtende dialog med virksomhederne, hvor de præsenteres for et eller flere projekter, og hvor de ikke nødvendigvis direkte erklærer deres interesse i at deltage i et projekt. I denne indledende dialog er det ikke nødvendigt med et skriftligt begrundet afslag. Senere kan dialogen dog overgå fra en indledende fase til en mere specifik dialog vedrørende virksomhedens deltagelse i projektet, og hvis virksomheden i denne fase udtrykker interesse for at deltage, skal et eventuelt helt eller delvist afslag ledsages af en skriftlig begrundelse, også selvom der ikke er indsendt en skriftlig ansøgning.

Hvis jeres projekt er et rammeprojekt, vil I være i dialog med Erhvervsstyrelsen herom inden tilsagn, ligesom jeres tilsagn vil indeholde vilkår herom.

Projektperioden er den periode, som projektet økonomisk og indholdsmæssigt skal gennemføres indenfor. 

Der sondres i projekter omfattet af denne vejledning mellem et projekts støtteberettigelsesdato og projektets startdato, der som hovedregel ikke falder på samme dato. 

Støtteberettigelsesdatoen angiver den tidligste dato, fra hvilken der kan medtages støtteberettigede udgifter i projektregnskabet. Støtteberettigelsesdatoen er som hovedregel datoen for indsendt ansøgning, så længe udgifterne overholder gældende vilkår og regler - dog er dette for egen regning og risiko, indtil der er udstedt tilsagn. Støtteberettigelsesdatoen fremgår af den kvitteringsskrivelse som ansøger modtager, i forbindelse med indsendelse af ansøgning.

Projektets startdato er første dag, hvor der afvikles hovedaktiviteter i projektet, hvilket typisk er flere måneder efter indsendelse af ansøgning. Udgifter afholdt i tiden mellem støtteberettigelsesdatoen og startdatoen vil typisk være timer til dialog med Erhvervsstyrelsen op til tilsagn samt udgifter til intern opstart af projektet. 

Bemærk, at der er krav om, at der afrapporteres ét år efter projektets startdato, og at startdatoen kan ændres efter, ansøgningen er indsendt - evt. efter dialog med Erhvervsstyrelsen om den mest hensigtsmæssige startdato. 

Udgifter, som er afholdt før projektets støtteberettigelsesdato eller efter den godkendte slutdato for projektet, er ikke tilskudsberettigede med undtagelse af udgifter til slutrevision og slutevaluering, jf. afsnit 3.2.2 Revisionsudgifter og 3.2.3 Evalueringsudgifter. 

Ansøger skal som en del af ansøgningen udarbejde et budget, der beskriver de udgifter, hvortil der ønskes støtte. Budgettet skal være et samlet fælles budget for alle projektets økonomiske partnere. Der skal ikke fremsendes delbudgetter for de enkelte økonomiske partnere eller delprojekter, men beregningen af de udgifter, der afholdes af de økonomiske partnere, skal fremgå i beregningsforudsætningerne i de obligatoriske budgetnoter i ansøgningsskemaet, fx antal forventede timer, der ligger til grund for estimatet. 

Det er en forudsætning, at en given udgift er projektrelevant for det projekt, hvortil der ydes tilskud. 

En projektrelevant udgift er en udgift, der er afholdt i forbindelse med projektet, og som er relevant og nødvendig for at gennemføre lige netop dette projekts aktiviteter. 

OBS! Udgifter uden direkte tilknytning til projektets formål er som udgangspunkt ikke at betragte som en projektrelevant udgift. Hvis I er i tvivl, kan I kontakte Erhvervsstyrelsen.

De tilskudsberettigede udgiftstyper i DEM-projekter er:

• Lønudgifter
• Udgifter til eksterne indkøb:
  • Ekstern konsulentbistand
  • Revisionsudgifter
  • Evalueringsudgifter
  • Annonceringsudgifter
  • Udgifter til rejser, kost og logi, dog ikke udgifter til intern foræring
  • Ikke refundérbar moms
  • Udgifter til anlæg, maskiner og udstyr
  • Udgifter til køb af patenter, knowhow og licenser
  • Udgifter til certificeringer
  • Udgifter til køb af bygninger
  • Udgifter til køb af jord
  • Udgifter til materialer
• Overhead, der beregnes af lønudgifter

Udgiftstyperne beskrives nærmere nedenfor.

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan i særlige tilfælde beslutte at fastsætte andre tilskudsberetti-gede udgiftstyper.9 Derudover kan Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse eller Erhvervsstyrelsen fast-sætte begrænsninger for medtagelse af udgifter.10

Lønudgifter er udgifter til projektarbejde. 

Hvis lønudgifter skal indgå i støttegrundlaget, skal den pågældende medarbejder modtage lønudbetaling fra sin arbejdsgiver, der er tilsagnsmodtager eller økonomisk partner i projektet. 

Udgifter til projektarbejde kan medtages i støttegrundlaget med udgangspunkt i enten en arbejdsbeskrivelse eller en tidsopgørelse pr. måned. Ved anvendelse af en arbejdsbeskrivelse kan beregningen af udgiften ske via den af styrelsen oplyste standardsats eller via den faktiske løn. Ved brug af tidsopgørelse pr. måned kan der alene anvendes standardsats. Det er muligt at skifte mellem tidsopgørelse og arbejdsbeskrivelse, men I skal være opmærksomme på de regler og krav til dokumentation, som følger af de to forskellige metoder.

I illustrationen herunder kan I se de forskellige muligheder:

3.1.1. Standardsats for løn til projektarbejdere

For projektmedarbejdere kan der anvendes en standardsats på 398 kr. pr. time (2025-sats). Ved brug af standardsatsen kan der ikke medtages mere end 160,33 timer pr. måned pr. medarbejder på tværs af projekter. Satsen reguleres årligt med pris- og lønudviklingen, og bliver oplyst på Udvikling i Danmark.

3.1.2. Særlig sats projektarbejde hos Godkendte Teknologiske Institutter (GTS-institutter)

Projektmedarbejdere hos GTS-institutter kan i stedet for ovennævnte standardsats anvende den omkostningsneutrale GTS-sats. GTS-institutter skal dokumentere deres timeanvendelse på samme måde som andre økonomiske partnere på standardsats, dvs. enten ved en arbejdsbeskrivelse på fuld- eller deltid, eller ved tidsopgørelse pr. måned. Der skal kunne dokumenteres en lønudbetaling til den pågældende medarbejder den måned, hvor der medtages timer. 

Der beregnes hvert år den 1. maj en opdateret omkostningsfaktortakst for det enkelte GTS-institut. Det vil være ansøgningsfristen i den enkelte annoncering, der vil være afgørende for, hvilken faktortakst der anvendes, og faktortaksten for det enkelte GTS-institut vil i hele projektperioden være den senest beregnede inden indsendelse af projektansøgningen.

Det enkelte GTS-institut fremsender hvert år senest den 1. maj dokumentation for sin omkostningsneutrale takst for det kommende år til Erhvervsstyrelsen. Dokumentationen skal indeholde det bestyrelses¬godkendte og revisorpåtegnede årsregnskab fra det enkelte GTS-institut samt revisorerklæring og beregningsgrundlag vedr. GTS-instituttets omkostningsfaktor (grundlag for den omkostningsneutrale timesats). Erhvervsstyrelsen oplyser på sin hjemmeside de aktuelle omkostningsneutrale GTS-takster. 

Når GTS-institutter anvender den omkostningsneutrale sats, kan der ikke medtages andre udgifter fra GTS-instituttet som støtteberettigede udgifter, ligesom der ikke beregnes udokumenteret tillæg (overhead) på baggrund af den omkostningsneutrale sats.

Det skal angives i forbindelse med ansøgning, hvis et GTS-institut anvender den omkostningsneutrale sats, og efter tilsagnet er udstedt, vil der ikke kunne skiftes til at anvende standardsats eller faktisk løn i stedet for. Det er desuden en forudsætning for anvendelse af den omkostningsneutrale sats, at den anvendes for alle projektmedarbejdere fra GTS-instituttet i det enkelte projekt.

Ved brug af GTS-satsen kan der ikke medtages mere end 136,83 timer pr. måned pr. medarbejder på tværs af projekter, og det er et krav, at satsen beregnes i overensstemmelse med den gældende vejledning. Der henvises i øvrigt til den særskilte vejledning vedr. beregning og brug af GTS-sats.

3.1.3. Tidsopgørelse som dokumentation for lønudgifter

Udgiften til projektarbejde kan dokumenteres med udgangspunkt i en tidsopgørelse pr. måned, hvori medarbejderen skal opgøre sin faktisk anvendte tid på projektarbejde.  

Krav til tidsopgørelsen:

• Tidsopgørelsen skal være identificerbar op mod projektmedarbejderen
• Tidsopgørelsen skal indeholde en opgørelse over den tid, som medarbejderen har brugt på projektarbejde/-aktiviteter.
• Tidsforbruget skal opgøres pr. kalendermåned.
• Tidsopgørelsen skal være udspecificeret i forhold til medarbejderes gennemførte opgaver/aktiviteter og være identificerbar op imod projektets indhold/aktiviteter.
• Tidsopgørelsen skal godkendes af projektmedarbejderen enten med dateret underskrift eller dateret digital godkendelse.
• Godkendelsen skal ske efter arbejdet/opgaverne er udført.
• Det er kun faktisk anvendt tid til projektarbejde/projektopgaver, der kan indgå i tidsopgørelsen, hvorfor der ikke kan anvendes faste faktorer for tidsforbruget.

Sygdom, barsel, ferie, fridage, fleks, omsorgsdage og andet fravær kan ikke indgå i tidsopgørelsen. 

Frokost, pauser og andet ophold i arbejdet kan heller ikke indgå i tidsopgørelsen. Tid til frokostmøder kan dog medtages, hvis der udføres projektrelevant arbejde under mødet.

Tidsopgørelsen skal indeholde en udspecificering af, hvilke opgaver/aktiviteter medarbejderen har udført i projektet. Specifikationen kan udarbejdes som en prosatekst til tidsopgørelsen pr. måned, eller ved at tidsopgørelsen sker på aktivitetsniveau. Arbejdsopgaverne/aktiviteterne skal være identificerbare op imod projektets godkendte indhold. Det er fx ikke tilstrækkeligt, at det blot fremgår, at tiden er brugt på ”projektarbejde”. 

Tidsopgørelsen skal være godkendt inden udgiften kan medtages i støttegrundlaget. Ved at godkende tidsopgørelsen vedstår projektmedarbejderen, at tidsopgørelsen og specifikationen er korrekt. 

Erhvervsstyrelsen anbefaler, at I anvender den skabelon til tidsopgørelse, som styrelsen stiller til rådighed. Hvis I anvender jeres egne skabeloner til tidsopgørelse, skal de indeholde og overholde ovenstående formalia og krav.  

3.1.3.1. Brug af eget tidsregistreringssystem

Projektmedarbejderen kan opgøre den anvendte tid på projektet via eget tidsregistreringssystem, hvis udskrift herfra kan adskille de projektrelevante timer fra den øvrige arbejdstid, medarbejderen har registreret i systemet. Desuden skal der kunne fremvises en specifikation af projektarbejdet/-opgaverne som den registrerede tid vedrører, jf. ovenfor.

Udskrift fra systemet over anvendt tid i projektet kan godkendes via dateret underskrift, digital godkendelse eller via systemets godkendelsesfunktion, hvis systemet indeholder en sådan funktion. Hvis godkendelsen sker via systemets godkendelsesfunktion, er det et krav, at systemgodkendelsen er dateret og direkte identificerbar op mod medarbejderen. 

3.1.3.2. Beregning af lønudgiften ved brug af tidsopgørelse

Til at beregne udgiften til projektarbejde, som kan medtages i støttegrundlaget på baggrund af en tidsopgørelse pr. måned, anvendes den standardsats, som er oplyst af Erhvervsstyrelsen. Standardsatsen fastsættes pr. år.

Der kan ikke medtages mere end 160,33 timer pr. måned pr. medarbejder på tværs af projekter uanset, om tidsopgørelsen for den pågældende medarbejder indeholder flere timer end 160,33 timer. 

Den støtteberettigede udgift for projektarbejde ved tidsopgørelse som dokumentation, beregnes som antallet af opgjorte timer ganget med standardsatsen.

Det er et krav, at den pågældende medarbejder modtager lønudbetaling fra tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner. 

3.1.4. Arbejdsbeskrivelse som dokumentation for lønudgifter

Udgiften til projektarbejde kan dokumenteres med udgangspunkt i en arbejdsbeskrivelse, hvori der er angivet en gennemsnitlig procentdel af medarbejderens arbejdstid ved arbejdsgiver til projektarbejdet.

Arbejdsbeskrivelsen skal beskrive og fastlægge et gennemsnitligt omfang og indhold af medarbejderens opgaver i projektet, og denne beskrivelse af omfang og indhold skal godkendes af medarbejderen og dennes arbejdsgiver eller projektleder hos tilsagnsmodtager. I arbejdsbeskrivelsen angiver medarbejderen og dennes arbejdsgiver, hvilke arbejdsopgaver/aktiviteter medarbejderen skal varetage i projektet, samt hvilket tidsforbrug medarbejderen i gennemsnit anvender på disse projektopgaver. Projektopgaverne skal beskrives detaljeret og være identificerbare op mod projektets indhold/aktiviteter. Det er således ikke tilstrækkeligt, at det blot fremgår, at medarbejderen er ansat som ”projektleder” på et konkret projekt.

Den gennemsnitlige faste procentsats kan være enhver procentsats mellem 1 og 100. Hvis procentsatsen er 100, betragtes man som fuldtidstilknyttet. Er satsen 99 eller derunder, betragtes man som deltidstilknyttet. Hvis en medarbejder tilknyttes projektet på fuld tid, er det vigtigt, at medarbejderen udelukkende har arbejdsopgaver i det projekt, hvor personen er tilknyttet 100 pct., dvs., at medarbejderen ikke kan have andre opgaver hos arbejdsgiveren eller løse ad hoc-opgaver udenfor projektet. En medarbejder kan godt være tilknyttet flere projekter, men kan aldrig være tilknyttet mere end 100 pct. samlet set på tværs af projekterne.

Der er ikke begrænsninger for, hvor lang eller hvor kort varighed en arbejdsbeskrivelse kan have. Men hvis der sker ændringer, skal procentsatsen eller arbejdsopgavebeskrivelsen justeres, så den er i overensstemmelse med de faktiske forhold. Hvis der sker ændringer, skal der udarbejdes en ny arbejdsbeskrivelse, som skal godkendes af såvel medarbejderen som af dennes arbejdsgiver eller projektlederen hos tilsagnsmodtager. Det bemærkes, at en arbejdsbeskrivelse er et udtryk for en gennemsnitlig betragtning, og at det faktiske tidsforbrug på projektopgaverne kan variere fra måned til måned. Der skal ikke udarbejdes en ændring, hvis den i arbejdsbeskrivelsen gennemsnitlige procentsats er plausibel på tværs af flere måneder. Ændringer skal kun foretages, hvis den gennemsnitlige procentsats ændres generelt, eller hvis arbejdsopgaverne ændres.

Arbejdsbeskrivelsen berører ikke medarbejderens ansættelsesretlige forhold, men alene omfanget og ind holdet af medarbejderens arbejdsindsats i projektet. Arbejdsbeskrivelsen kan være et selvstændigt dokument, eller en del af den ansattes ordinære ansættelseskontrakt.

Krav til arbejdsbeskrivelsens indhold:

• Arbejdsbeskrivelsen skal være identificerbar op mod projektmedarbejderen
• Arbejdsbeskrivelsen skal være identificerbar op mod medarbejderens arbejdsgiver
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde medarbejderens ugentlige arbejdstid ved arbejdsgiveren
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde den gennemsnitlige procentsats af arbejdstiden ved arbejdsgiveren, der anvendes på projektet
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en angivelse af, om udgiften til projektarbejdet skal medtages som faktisk løn eller standardsats
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en startdato for arbejdet
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en detaljeret og præcis beskrivelse af de projektopgaver/-aktiviteter, medarbejderen udfører i projektet
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en dateret underskrift eller dateret digital godkendelse fra projektmedarbejderen
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en dateret underskrift eller dateret digital godkendelse fra arbejdsgiveren. Bemærk, at arbejdsgivers underskrift skal foretages af en overordnet hos arbejdsgiver. Alternativt kan tilsagnsmodtagers projektleder underskrive/godkende.

Erhvervsstyrelsen anbefaler, at I anvender vores skabelon til arbejdsbeskrivelse, som er tilgængelig via nedenstående link.

En arbejdsbeskrivelse kan danne grundlag for udgifter til projektarbejde fra den måned, hvor arbejdsbeskrivelsen er underskrevet af begge parter, dog tidligst fra projektets støtteberettigelsesdato og tidligst fra den dato, som fremgår af arbejdsbeskrivelsens startdato. 

3.1.4.1. Beregning af lønudgiften ved brug af arbejdsbeskrivelse og standardsats

Hvis beregningen af udgiften til projektarbejde sker via standardsatsen, skal udgiften ikke dokumenteres, ud over den udarbejdede og godkendte arbejdsbeskrivelse. Til at beregne støttegrundlaget anvendes den standardsats, som er oplyst af Erhvervsstyrelsen. Standardsatsen fastsættes pr. år.

Den støtteberettigede udgift for projektarbejde ved arbejdsbeskrivelse og standardsats beregnes som den i arbejdsbeskrivelsen angivne procentandel af medarbejderens normtid/arbejdstid ved arbejdsgiveren ganget med standardsatsen.

Det er et krav, at den pågældende medarbejder modtager lønudbetaling fra tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner. 

Hvis en arbejdsbeskrivelse har startdato på et andet tidspunkt end den første i en måned, skal normtiden for måneden opgøres forholdsmæssigt.

3.1.4.2. Beregning af lønudgiften ved brug af arbejdsbeskrivelse og faktisk løn

Hvis beregningen af udgiften til projektarbejde sker via faktisk løn, skal udgiften dokumenteres via lønsedler pr. måned. Følgende lønkomponenter kan medtages i beregningen:

• AM-bidragspligtig indkomst.
• Pension – både medarbejder- og arbejdsgiverbetalt andel.
• ATP – både medarbejder- og arbejdsgiverbetalt andel.

NB: Alle beløb skal fremgå af medarbejderens lønseddel, bortset fra arbejdsgiverandelen af ATP.

Den støtteberettigede udgift for projektarbejde ved arbejdsbeskrivelse og faktisk løn, beregnes som den i arbejdsbeskrivelsen angivne procentandel af medarbejderens normtid/arbejdstid ved arbejdsgiver ganget med summen af lønkomponenter.

Det er et krav, at den pågældende medarbejder modtager lønudbetaling fra tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner.

Hvis en arbejdsbeskrivelse har startdato på et andet tidspunkt end den første i en måned, skal lønudgiften for måneden opgøres forholdsmæssigt. 

3.1.4.2.1. Regulering af den faktiske løn 

Lønudgiften skal kunne henføres til projektet
Det er kun den del af lønudgiften til projektmedarbejderen, som kan henføres til projektarbejdet, der er støtteberettiget. Hvis der fx udbetales et tillæg eller en bonus, og disse ikke kan henføres til det udførte projektarbejde, skal disse fratrækkes den AM-bidragspligtige indkomst, som medtages i beregningsgrundlaget. Det gælder typisk, hvis der udbetales et tillæg/en bonus til medarbejderen i opstarten af projektet, idet et sådan tillæg/en bonus som udgangspunkt er optjent, før projektet er påbegyndt.

Feriepenge til fuldtids- og deltidstilknyttede projektmedarbejdere
Tilsagnsmodtager må kun medtage feriepenge, der er optjent i den pågældende projektmedarbejders ansættelsesperiode på projektet. Feriepengene kan medtages, hvis der på lønsedlen udbetales feriepenge, eller hvis tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner kan dokumentere betaling af projekt-medarbejderens feriepenge til en ekstern feriekonto.

Hvis ansættelsen af en projektmedarbejder ophører ved projektets afslutning, kan den forholdsmæssige andel af de skyldige eller afregnede feriepenge, som projektmedarbejderen har optjent i projektperioden, medtages i den AM-bidragspligtige indkomst. Tilsagnsmodtager skal dokumentere, at de skyldige eller afregnede, feriepenge er overført til en ekstern feriekonto.

Når en fuldtids- eller deltidstilknyttet projektmedarbejder reduceres i løn som følge af ferieafholdelse, der ikke er optjent i dennes ansættelsesperiode på projektet, skal der foretages reduktion i den AM-bidragspligtige indkomst.

Når en projektmedarbejder fx holder ferie i januar uden løn, men reduktion i lønnen først foretages på lønsedlen for fx marts, skal denne ikke periodiseres.

Ikke afholdt optjent ferie
For fuldtids- eller deltidstilknyttede projektmedarbejdere kan udbetaling af ikke afholdt ferie udover fire uger optjent i projektperioden medtages i den AM-bidragspligtige indkomst.

Særlig feriegodtgørelse for projektmedarbejdere
Når en fuldtids- eller deltidstilknyttet projektmedarbejder er ansat med løn under ferie, er projektmedarbejderen berettiget til særlig feriegodtgørelse. Feriegodtgørelse vil typisk blive udbetalt med lønnen i maj og august. Særlig feriegodtgørelse for en fuldtids- eller deltidstilknyttet projektmedarbejder skal ikke periodiseres, men skal medtages i den måned, hvor godtgørelsen udbetales på lønsedlen, selvom den ikke er optjent 100 pct. i projektperioden. 

Overarbejde for projektmedarbejdere
For en fuldtidstilknyttet projektmedarbejder kan udbetaling af overarbejde optjent i projektperioden medtages i den AM-bidragspligtige indkomst på udbetalingstidspunktet. Hvis optjeningsperioden fremgår af lønsedlen, skal udbetaling af overarbejde periodiseres til den faktiske optjeningsperiode. Hvis optjeningsperioden ikke fremgår af lønsedlen, indregnes overarbejdsbetaling i perioden, hvor det udbetales.

Overarbejde, der udbetales, efter at projektmedarbejderen ikke længere er ansat på projektet, eller efter at projektet er afsluttet, kan ikke medtages i beregningsgrundlaget.

For deltidstilknyttede skal den faste procentsats forstås som en sats, der medvirker til at udjævne normale udsving i arbejdstid over en periode. Derfor kan der ikke medtages udgifter til udbetalt over-arbejde.

3.1.4.2.2. Udtræk fra Skattestyrelsens eIndkomst i stedet for lønseddel

Tilsagnsmodtager og økonomiske partnere kan vælge at anvende indberetningskvitteringer fra Skatte-styrelsens eIndkomst som dokumentation for faktisk løn i stedet for lønsedler. Udtrækkene kan være i form af masseindberetningskvitteringer eller udtræk på medarbejderniveau. 

Følgende oplysninger skal fremgå af udtrækket: 

• Navn
• CPR-nummer
• Lønperiode (måned, år)
• AM-bidragspligtig indkomst
• Pensionsbeløb
• ATP
• Normtid
• CVR-nummer/P-nummer på den virksomhed som har betalt lønnen, dvs. den økonomiske partner medarbejderen er registreret under.  

Udtrækket fra Skattestyrelsens eIndkomst skal være fyldestgørende og indeholde ovenstående oplysninger i det oprindelige format. Udtrækket må derfor ikke være konverteret til Excel eller lignende redigeringsværktøj.

Ved brug af udtræk for Skattestyrelsens eIndkomst som dokumentation er tilsagnsmodtager forpligtet til at indhente og opbevare relevante udtræk fra Skattestyrelsens eIndkomst. Bemærk, at oplysningerne i eIndkomst skal downloades og gemmes som fx PDF-filer, da oplysningerne i eIndkomst slettes efter en kortere periode end den, I skal opbevare dokumentationen på projektet i. I kan læse mere om opbevaring af dokumentation i afsnit 5.4.9 Opbevarings- og dokumentationskrav. 

Underliggende dokumentation i form af lønseddel, ansættelsesaftale eller tillæg/arbejdsbeskrivelse til denne skal kunne fremvises på forespørgsel. Denne forespørgsel kan finde sted både ved ordinære og ekstraordinære kontroller.

3.1.4.3. Barsel og sygdom for projektmedarbejdere med arbejdsbeskrivelse

Hvis en projektmedarbejder på arbejdsbeskrivelse går på barsel eller bliver sygemeldt i projektperioden, er arbejdsgiverens udgifter til projektmedarbejderens projektrelevante løn under barslen eller sygdommen en støtteberettiget udgift, hvis arbejdsgiveren i henhold til ansættelseskontrakten eller overenskomsten er forpligtet til at betale projektmedarbejderen løn. Udgifter til projektmedarbejderens løn under barsel eller sygdom er alene støtteberettiget i den periode, hvor arbejdsgiveren afholder udgiften hertil, og kun med den procentsats af medarbejderens løn, som er angivet i arbejdsbeskrivelsen.

Arbejdsgiveren kan medtage projektmedarbejderens projektrelevante løn under barsels- eller sygdomsperioden, modregnet barselsrefusion/godtgørelse fra det offentlige.

• Ved brug af faktisk løn, skal refusionen/godtgørelsen fra det offentlige modregnes i den AM-bidragspligtige indkomst for den pågældende måned, hvortil refusionen/godtgørelsen er modtaget.
• Ved brug af standardsats skal refusionen modregnes den støtteberettigede løn for den pågældende måned, hvortil refusionen/godtgørelsen er modtaget. 

Udgifter til ansættelse af en vikar for en medarbejder på barsel er også støtteberettigede. Det samme gælder ved langtidssygemelding.

3.1.5. Lønudgifter for iværksættere og virksomhedsejere, der ikke udtager løn til sig selv

For iværksættere og virksomhedsejere, der ikke udtager løn til sig selv fra egen virksomhed, kan der medtages lønudgifter til projektarbejde med udgangspunkt i en tidsopgørelse pr. måned og til den standardsats, som beskrevet i afsnit 3.1.1 Standardsats for løn til projektarbejdere. 

For at kunne benytte denne undtagelse til hovedreglen om, at der skal ligge en lønudgift bag udgifter til projektarbejde, er det et krav, at personen fremgår som virksomhedens reelle ejer/fuldt ansvarlige deltager i virk.dk. Desuden er det en betingelse, at iværksætteren eller virksomheden er økonomisk partner i projektet, samt at der ikke udtages løn. 

Det er en betingelse, at der udarbejdes tidsopgørelse i henhold til kravene i afsnit 3.1.3 Tidsopgørelse som dokumentation for lønudgifter, og at der ikke medtages mere end 160,33 timer pr. måned på tværs af projekter.

Udgifter til eksterne indkøb kan medtages i projektregnskabet, hvis de er projektrelevante og afholdt i projektperioden. 

Eksterne indkøb er indkøb af varer, tjenesteydelser, anlæg og andre anskaffelser, herunder fx indkøb af ydelser til undervisning, rådgivning og analyser. 

Tilsagnsmodtager og økonomiske partnere har pligt til at udvise sund finansforvaltning og sparsommelighed.11 Det betyder at eksterne indkøb i projektet skal ske på markedsmæssige vilkår, hvorefter det sikres, at en udgift afspejler en modydelse, der er rimelig i forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse.12 Det gælder uanset, om det er en privat eller offentlig indkøber. 

I skal gøre dette for at sikre - og for visse indkøb dokumentere - at I har fået den bedste vare eller ydelse til prisen. Det betyder ikke, at I altid skal vælge den laveste pris, men I skal være bevidste om, at I bruger offentlige midler og derfor ikke betaler for meget for varen eller ydelsen.

Indkøb under 500.000 kr. 
Der skal gennemføres markedsafsøgning forud for alle indkøb. I skal dog ikke indsende dokumentation for markedsafsøgning for indkøb under 500.000 kr. 

For indkøb under 500.000 kr. skal tilsagnsmodtager på opfordring kunne redegøre for, at indkøb i projektet er foretaget sparsommeligt og økonomisk forsvarligt, dvs. at tilsagnsmodtager skal kunne beskrive, hvordan indkøbet er foretaget, fx om der er indhentet tilbud, søgt efter priser mv.  

Indkøb over 500.000 kr.
Markedsafsøgning kan dokumenteres på flere måder, og det vil afhænge af det enkelte indkøb, hvad der er relevant og tilstrækkelig dokumentation. Det væsentligste er, at det kan dokumenteres, at prisen for indkøbet afspejler markedsniveauet. 

Som eksempler kan nævnes (listen er ikke udtømmende): 

• Indhente tilbud fra mulige leverandører enten pr. e-mail eller telefon (husk telefonnotat)
• Find sammenlignelige priser på nettet og gem som dokumentation, f.eks. via screenshot
• Annoncere efter tilbud på hjemmeside
• Benchmark undersøgelse (kan fx bruges, hvis der kun findes én mulig leverandør)
• Erfaringer fra tidligere indkøb, hvis disse er relevante og tidssvarende.

For at sikre ligebehandling er det et krav, at leverandørerne har haft samme grundlag for at afgive tilbud, så der er tale om en reel og sammenlignelig markedsafsøgning. Det betyder, at I skal give samme opfordrings- skrivelse samt give samme information ved eventuel yderligere dialog. Indhenter I tilbud hos en eksisterende eller tidligere leverandør af samme vare eller ydelse, skal I forsøge at udjævne den eventuelle konkurrencefordel, som denne leverandør måtte have.

Bemærk, at det fortsat er et krav, at der sker en markedsafsøgning ved indkøb under 500.000 kr. Grænsen på 500.000 kr. vedrører alene dokumentationskrav.

Bemærk desuden, at grænsen for dokumentationskrav kun gælder under forudsætning af, at der ikke reelt er tale om et større køb, som opdeles i flere indkøb/betalinger. Et indkøb, der samlet set overstiger 500.000 kr., er underlagt kravet om indsendelse af dokumentation for markedsafsøgning, også selvom de enkelte betalinger hver for sig ligger under grænsen. Det er derfor vigtigt, at I forud for ethvert indkøb vurderer, hvor meget I skal indkøbe for samlet set af den pågældende vare eller ydelse.

Tilsagnsmodtagere og økonomiske partnere har pligt til at overholde reglerne i udbudsloven13 og tilbudsloven14, hvis disse er omfattet heraf. Vær opmærksom på, at tilbudsloven også gælder for private, der modtager offentlig støtte.

Vær opmærksom på regler for indkøb foretaget mellem interesseforbundne parter
At parter er interesseforbundne betyder, at to eller flere parter på grund af deres indbyrdes relation har sammenfaldende interesser ved valg af leverandør, fastlæggelse af pris, vilkår eller lignende. Hvis køber og sælger er interesseforbundne, skal udgiften opgøres til kostpris for at kunne indgå i projektregnskabet. Hvorvidt parterne i aftalen handler til en anden pris, er underordnet. En økonomisk partner kan derfor godt betale en højere pris for indkøbet, men det er alene den dokumenterede kostpris, der kan medtages i støttegrundlaget.

Ved kostpris forstås, at der ikke kan tillægges overhead, avancetillæg eller lignende, når kostprisen skal opgøres. Det betyder fx, at varer skal afregnes til indkøbspris, og at lønudgifter skal afregnes til den faktiske løn. Der kan ikke afregnes i henhold til vejledende udsalgspriser, standardpriser, kataloger mv. 

Tilsagnsmodtager skal kunne dokumentere, at udgifter til varer og tjenesteydelser er opgjort til kostpris. Vær opmærksom på, at det kan være vanskeligt at opgøre og dokumentere kostprisen. 

Vær opmærksom på, at reglerne om markedsafsøgning også skal overholdes i forbindelse med indkøb mellem interesseforbundne parter. Også selvom det alene er kostprisen, der kan medtages i regnskabet. Det er som følge af, at det fortsat skal kunne dokumenteres, at indkøbet er foretaget med sparsommelighed og sund finansforvaltning for øje. Vær også opmærksom på, at brug af en interesseforbunden part som leverandør medfører øget dokumentation. Da der er tale om et eksternt indkøb, skal reglerne om sparsommelighed og god forvaltningsskik overholdes, og ekstern faktura og betalingsdokumentation skal kunne fremvises, som ved alle andre eksterne indkøb. Desuden skal der ske opgørelse og dokumentation for kostprisen. 

3.2.1. Ekstern konsulentbistand

Udgifter til ekstern konsulentbistand kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet.

Eksempler på udgifter til ekstern bistand kan være konsulenthonorar i forbindelse med rådgivning af virksomheder, køb af analyser eller bistand til udviklingsopgaver i forbindelse med projektets aktiviteter.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til ekstern konsulentbistand skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation samt overholde reglerne for markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb. 

3.2.2. Revisionsudgifter

Revisionsudgifter omfatter udgifter til revision af perioderegnskaber og slutrevisionen. 

Projektet vælger selv revisor, men da revision er at sidestille med et eksternt indkøb, stilles der krav om, at indkøbet markedsafsøges efter gældende regler, se afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb.

Det er et krav, at projektets perioderegnskaber og slutregnskab med anmodning om udbetaling af 500.000 kr. eller derover revideres og attesteres af en registreret eller statsautoriseret revisor efter den for projektet gældende revisionsinstruks. Det gælder også ved anmodninger om mindre udbetalinger, når disse akkumuleret for projektperioden er 500.000 kr. eller derover. 

Hvis udgiften til revision af slutregnskabet først bliver afholdt og betalt efter projektperiodens udløb, så kan udgiften fortsat medtages i projektregnskabet. Tilsagnsmodtager vil i disse tilfælde skulle dokumentere udgiften samt betalingen overfor Erhvervsstyrelsen i forbindelse med behandling af slutregnskabet.

Ved regnskaber, hvor der akkumuleret ikke udbetales mere end 500.000 kr., stilles der alene krav om ledelseserklæring. Det samme gælder, hvis tilsagnsmodtager er en statsinstitution underlagt Rigsrevisionens revisionskompetence, hvor der ikke er krav om revisionspåtegning på regnskaber, hvis projektregnskabet udelukkende består af udgifter fra statsinstitutionen selv, se afsnit 2.9 Projektets revisor.

3.2.3. Evalueringsudgifter

Hvis projektet skal evalueres af den af Erhvervsstyrelsen udvalgte evaluator, kan udgiften hertil indgå i projektets budget/regnskab. Hvorvidt der stilles krav om evaluering fremgår af det annonceringsmateriale, som projektet er søgt under samt af projektets tilsagn. 

Som udgangspunkt skal alle projekter, som modtager 3.000.000 kr. eller mere i tilskud, midtvejsevalueres af en ekstern evaluator. Slutevalueringer er ikke obligatoriske, men er et tilkøb. Da evaluator er centralt udpeget efter et gennemført udbud, skal der ikke ske markedsafsøgning.

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan beslutte, at et projekt skal slutevalueres, at projekter, som modtager mindre end 3.000.000 kr. i tilskud, skal midtvejs- og/eller slutevalueres, samt at evalueringen skal udvides i forhold til standardmidtvejsevalueringen. Tilsagnsmodtager kan søge om at få foretaget en midtvejsevaluering, en slutevaluering og/eller en udvidelse af en allerede aftalt evaluering og vil i sådanne tilfælde være forpligtet til at anvende den af Erhvervsstyrelsen udpegede evaluator.  

Evaluator fakturerer tilsagnsmodtager direkte, når evalueringen er gennemført, og udgiften hertil kan indgå i projektets budget/regnskab. I de tilfælde, hvor Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse beslutter, at der skal ske yderligere evaluering af projektet end standardmidtvejsevalueringen, afholdes udgiften hertil af Erhvervsstyrelsen.

Hvis udgiften til en eventuel slutevaluering først bliver afholdt og/eller betalt efter projektperiodens udløb, kan udgiften fortsat medtages i projektregnskabet. Tilsagnsmodtager vil i disse tilfælde skulle dokumentere udgiften samt betalingen overfor Erhvervsstyrelsen i forbindelse med behandling af slutregnskabet.

3.2.4. Annonceringsudgifter

Udgifter til annoncering kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet.

Eksempler på annonceringsudgifter kan være udgifter til annoncering af events eller information om projektets aktiviteter og resultater. Der kan fx være tale om annonceringsudgifter i aviser eller på sociale medier. 

Hvis en ekstern konsulent indkøbes til at udarbejde materiale i forbindelse med annonceringer, kan udgifterne hertil medtages som ekstern konsulentbistand. Anvendt tid ved tilsagnsmodtager eller ved projektets økonomiske partnere på annonceringer kan medtages som projektarbejde.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Annonceringsudgifter skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation, samt overholde reglerne om markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb. 

3.2.5. Udgifter til rejser, kost og logi, dog ikke udgifter til intern foræring

Udgifter til rejser, kost og logi kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet. 

Eksempler på udgifter til rejser, kost og logi kan være udgifter til transport, bespisning og overnatning i forbindelse med projektrelevante aktiviteter samt fortæring til projektmøder, hvis denne er indkøbt eksternt. 

Udgifter til intern fortæring, dvs. kaffe/te, mødefortæring ved interne møder og køb fra intern kantine falder ind under indirekte og øvrige udgifter og er dermed dækket af det udokumenterede tillæg. Disse udgifter er derfor ikke tilskudsberettigede under denne kontolinje. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til rejser, kost og logi skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation samt overholde reglerne for markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb. 

Kørsel i egen bil
Udgifter til kørsel i egen bil kan medtages uden ekstern faktura og kan i stedet dokumenteres via intern rejseafregning. Det skal fortsat kunne dokumenteres, at kørselsrefusionen er betalt af en økonomisk partner i projektet, og at den er projektrelevant. 

Udgifter til kørsel i egen bil kan maksimalt udgøre den faktiske refusion, medarbejderen har modtaget. Desuden kan udgiften til kørsel i egen bil maksimalt udgøre et beløb svarende til de statslige takster for kørselsrefusion. Hvis en medarbejder har fået en højere betaling end statens takster, kan differencen ikke indgå i de tilskudsberettigede udgifter. Statens takster oplyses af Skattestyrelsen.

3.2.6. Ikke refundérbar moms

Udgifter til ikke-refundérbar moms vedrørende projektets direkte udgifter kan medtages som en tilskudsberettiget udgift i projektet. 

Eksterne udgifter skal placeres under den relevante udgiftskategori ekskl. moms, og momsudgiften skal konteres særskilt under udgiftskategorien moms.

Projektet kan kun få støtte til momsudgifter, hvis den økonomiske partner, som har afholdt udgiften, ikke er berettiget til momsrefusion, dvs. hvis momsudgiften er ikke-refunderbar. 

Udgifter til moms dokumenteres med den eksterne faktura, der anvendes som dokumentation for den direkte udgift. Projektet skal desuden kunne dokumentere, at momsen er ikke-refundérbar.

For nærmere vejledning om den skatteretlige behandling af moms, hvortil der er modtaget støtte, henvises til Skattestyrelsen.

3.2.7. Udgifter til anlæg, maskiner og udstyr

Udgifter til anlæg, maskiner og udstyr kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre projektet. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan ved tilrettelæggelsen af en ansøgningsrunde fastsætte begrænsninger for medtagelse af udgifter til anlæg, maskiner og udstyr. 

For anlæg, maskiner og udstyr, der kun anvendes i en del af anlæggets/anskaffelsens livscyklus, kan alene afskrivningsudgifter i projektperioden medtages i budgettet/regnskabet. Den regnskabsmæssige afskrivning skal opgøres og indregnes efter almindelig god regnskabspraksis som fx fastsat i ”Finansministeriets Økonomiske Administrative Vejledning” og årsregnskabsloven.15

For anlæg, maskiner og udstyr, hvor tilskuddet gives til finansiering af hele anskaffelsesudgiften, og tilskuddet udelukkende har til formål at dække anlægsudgiften i projektperioden, skal den regnskabsmæssigt nedskrevne værdi ved projektperiodens slutning opgøres.

Tilsagnsgiver kan modregne i eventuelle tilbageholdte tilskudsmidler eller kræve hel eller delvis tilbagebetaling af det modtagne tilskud med et beløb svarende til den nedskrevne værdi. 

For anlæg, maskiner og udstyr, hvor tilskuddet gives til finansiering af hele anskaffelsesudgiften, og der med tilskuddet foretages fuld og endelig afregning af anskaffelsen, er der ikke krav om tilbagebetaling ved projektafslutning, hvis det samlede anskaffelsesbeløb for projektets indkøbte tilskudsberettigede anlæg, maskiner og udstyr er mindre end 10.000 kr. 

Afskrivningsudgifter på finansielle aktiver samt på jord, bygninger og eksisterende udstyr, anlæg og maskiner er ikke tilskudsberettigede. 

3.2.8. Udgifter til køb af patenter, knowhow og licenser

Udgifter til køb af patenter, knowhow og licenser kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet.

Eksempler på udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan være køb af licenser til software, produktionslicenser eller rettigheder til anvendelse af et patent i forbindelse med projektrelaterede investeringer, hvor køb af dette er nødvendigt for dets funktion og ibrugtagning.

Denne kontogruppe vedrører indkøb af nødvendige rettigheder i forbindelse med investeringer. Hvis projektet indeholder udgifter til patentansøgninger o.l. som følge af nyudviklede produkter mv., skal sådanne udgifter konteres som ekstern bistand.

For patenter og knowhow, der kun anvendes i en del af anskaffelsens livscyklus, kan alene afskrivningsudgifter i projektperioden medtages i budgettet. Den regnskabsmæssige afskrivning skal opgøres og indregnes efter almindelig god regnskabspraksis som fx fastsat i ”Finansministeriets Økonomiske Administrative Vejledning” og årsregnskabsloven.16

For patenter og knowhow, hvor tilskuddet gives til finansiering af hele anskaffelsesudgiften, og der med tilskuddet foretages fuld og endelig afregning af anskaffelsen, er der ikke krav om tilbagebetaling ved projektafslutning, hvis det samlede anskaffelsesbeløb for projektets indkøbte tilskudsstøttede patenter og knowhow er mindre end 10.000 kr.

For patenter og knowhow, hvor tilskuddet gives til finansiering af hele anskaffelsesudgiften, og tilskuddet udelukkende har til formål at dække anlægsudgiften i projektperioden, skal den regnskabsmæssigt nedskrevne værdi ved projektperiodens slutning opgøres. Tilsagnsgiver kan modregne i eventuelle tilbageholdte tilskudsmidler med et beløb svarende til den nedskrevne værdi, eller myndigheden kan kræve hel eller delvis tilbagebetaling af det modtagne tilskud med et beløb svarende til den nedskrevne værdi. Dette gælder dog ikke for indkøbte, tilskudsstøttede patenter og knowhow, hvor anskaffelsessummen er mindre end 10.000 kr., og der med tilskuddet er foretaget fuld og endelig afregning af anskaffelsen.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation samt overholde reglerne om markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb.

3.2.9. Udgifter til certificeringer

Udgifter til certificeringer kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet. 

Udgifter til certificering kan være certificeringsgebyr i forbindelse med en virksomheds certificering, hvor certificering af virksomheden bidrager til projektets formål. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til certificering skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation samt overholde reglerne om markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb. 

3.2.10. Udgifter til køb af bygninger

Udgifter til køb af bygninger kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan ved tilrettelæggelsen af en ansøgningsrunde fastsætte begrænsninger for medtagelse af udgifter til køb af bygninger. Afskrivningsudgifter på bygninger er ikke tilskudsberettigede. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af bygninger skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation samt overholde reglerne om markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb.

3.2.11. Udgifter til køb af jord 

Udgifter til køb af jord kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan ved tilrettelæggelsen af en ansøgningsrunde fastsatte begrænsninger for medtagelse af udgifter til køb af jord.

 Afskrivningsudgifter på jord er ikke tilskudsberettigede. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af jord skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura og betalingsdokumentation samt overholde reglerne om markedsafsøgning, jf. afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb. 

3.2.12. Udgifter til materialer 

Udgifter til materialer kan være tilskudsberettigede, hvis de er nødvendige for at gennemføre de planlagte aktiviteter i projektet. 

Eksempler på dette kan være råvarer til at afvikle aktiviteter med fokus på fødevarer/gastronomi eller byggematerialer i forbindelse med opførelse af en vandrerute og dertilhørende skiltning. Bemærk, at materialer er nødvendige, når de kan henføres direkte til projektets aktiviteter i tråd med ovenstående, og der skal derfor skelnes mellem aktivitetsrelevante materialeudgifter og almindelige, interne materialeudgifter som fx computere, telefoner, papirvarer o.l., som relaterer sig til de udførende partneres ansatte og kontorhold i forbindelse med projektet. Denne type materialer er ikke tilskudsberettigede, men dækkes af overhead.

Overhead tillægges projektets budget/regnskab for derigennem at yde støtte til projektets øvrige udgifter. 

Udgiftstypen overhead er et udokumenteret tillæg beregnet som en fast procentsats af projektets lønudgifter. At tillægget er udokumenteret betyder, at tilsagnsmodtager og de økonomiske partnere ikke skal dokumentere de udgifter, der skal dækkes af tillægget. 

De nærmere krav til overhead og procentsatsen herfor er beskrevet i DEM-bekendtgørelsens § 20, og Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan fastsætte nærmere krav til, hvilke udgiftstyper der kan dækkes af overhead.17

Udgifter, som ikke kan kategoriseres under de ovenfor omtalte udgiftstyper, falder ind under kategorien ”Øvrige udgifter”, herunder: 

• Husleje, el, vand, varme.
• Driftsudgifter i forbindelse med projektgennemførelsen, dvs. skriveborde, kontorstole, computere, skærme, printere, telefoner, kontorartikler, it-licenser til projektdrift, telefoni, internet, porto og øvrige udgifter, der følger af projektgennemførelsen.
• Materialer og udstyr i forbindelse med projektgennemførelsen.
• Afskrivninger på eksisterende software, hardware, udstyr, materiel og bygninger som anvendes i forbindelse med projektgennemførelsen eller som indskydes i projektet i forbindelse med investeringer.
• Leje og leasing i forbindelse med projektgennemførelsen.
• Rengøring, pedel/vicevært, reception, reparation og vedligehold af kontorlokationer.
• Intern it-service/support i forbindelse med projektadministrationen.
• Bankudgifter/gebyrer og andre finansielle udgifter og forsikringer.
• Intern fortæring, dvs. kaffe/te, mødefortæring ved interne møder, køb fra intern kantine mv. 

Der skal ikke fremvises dokumentation for anvendelse af overhead.

3.3.1. 18 pct. eller 44 pct. overheadtillæg?

Der skal i projektets budget/regnskab skelnes mellem lønudgifter, der udløser 18 pct. overheadtillæg, og lønudgifter, der udløser 44 pct. overheadtillæg. Det er muligt både at have lønudgifter, der udløser 18 pct. overhead, og lønudgifter, der udløser 44 pct. overhead, i samme projekt og hos samme økonomiske partner. 

44 pct. overheadtillæg beregnes til medarbejdere hos universiteter, erhvervsakademier, professionshøjskoler og maritime uddannelsesinstitutioner m.fl., der deltager med ikke-kommercielle forskningsaktiviteter i projektet. 44 pct. overhead kan derudover udløses af almennyttige private organisationer, der udfører uafhængig forsknings- og udviklingsvirksomhed til gavn for offentligheden, og som kan sidestilles med universiteter mv. Private organisationer mv., der fremmer samfundsmæssige målsætninger gennem aktiviteter til gavn for en bred kreds, og som ikke selv er den umiddelbart begunstigede for tilskuddet, kan derudover efter konkret vurdering af Erhvervsstyrelsen modtage 44 pct. overhead. 

Hvis der i en ansøgning angives lønudgifter, som udløser 44 pct. overheadtillæg, skal ansøger angive sin vurdering/dokumentation for, at aktøren og aktiviteten ligger indenfor ovennævnte afgrænsninger. 

Hvorvidt der i et projekt er tale om kommerciel eller ikke-kommerciel forskningsaktivitet, er en konkret vurdering i den enkelte sag. I vurderingen heraf er der dog nogle typiske indikationer, I kan holde jer for øje:

• Hvis der er tale om et udviklingsprojekt, hvor videninstitutionen sammen med tilsagnsmodtager/en økonomisk partner i projektet aftaler, hvad der skal samarbejdes om, og hvordan et samarbejde i projektet skal forløbe, og der er tale om, at begge parter får en fordel ud af udviklingsarbejdet, er dette en typisk indikation for, at der er tale om ikke-kommerciel forskningsaktivitet.
• Hvis videninstitutionen indtræder som økonomisk partner med sin løn og fx er med til at medfinansiere indsatsen, indikerer dette typisk, at der er tale om ikke-kommercielle forskningsaktiviteter.
• Hvis videninstitutionen alene indgår i projektet på ekstern konsulentbasis og betales via faktura, indikerer dette typisk, at der er tale om kommercielle forskningsaktiviteter.
• Hvis videninstitutionen ejer rettighederne over egne resultater og forskningsdata, som er tilvejebragt i projektet, herunder retten til at publicere dem, så er dette en typisk indikation for, at der er tale om ikke-kommerciel forskningsaktivitet.

Lønudgifter til alle andre projektmedarbejdere, bortset fra GTS-ansatte, der anvender den særlige GTS-takst, udløser 18 pct. overheadtillæg. 

Kun nettoudgifter i et projekt er tilskudsberettigede. 

Hvis et projekt har indtægter i projektperioden, skal disse indtægter altid fratrækkes de tilskudsberettigede udgifter, før DEM-tilskuddet kan beregnes. Det gælder også rabatter, der skal fratrækkes, før de tilskudsberettigede udgifter kan opgøres, og eventuelle nedslag i pris som følge af senere aftale med leverandør. Hvis der er knyttet en modydelse fra projektet til et bidrag, betragtes bidraget også som en indtægt, der skal fratrækkes projektets støttegrundlag.

Ansøgere kan som udgangspunkt maksimalt søge om tilskud til 50 pct. af de tilskudsberettigede udgifter. Den konkrete maksimale tilskudsprocent kan dog variere fra annoncering til annoncering. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse kan beslutte at give tilsagn på enten hele det ansøgte beløb eller et reduceret beløb. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse træffer beslutningen på baggrund af en vurdering af det ansøgte projekts samlede potentiale og under hensyntagen til puljens samlede omfang. 

Projektets øvrige finansiering forventes at komme fra ansøger, økonomiske partnere i projektet samt eventuelle andre bevillingsgivere. 

Der skelnes grundlæggende mellem tre forskellige finansieringstyper:

1. Tilskud fra decentrale erhvervsfremmemidler
   I ansøgningen skal det oplyses, hvor stor en andel af projektets samlede udgifter, der ønskes finansieret med de decentrale erhvervsfremmemidler i form af en konkret DEM-støtteprocent. Bemærk, at der kan være særlige krav eller begrænsninger til støtteprocenten i de enkelte ansøgningsrunder.
    
2. Kontante tilskud 
   Her indsættes kontante tilskud, som betales til projektet, og som dermed bidrager til finansieringen af projektet. Der sondres herunder mellem kontante tilskud modtaget fra projektets økonomiske partnere eller fra tredjeparter, dvs. ikke-økonomiske partnere, samt om tilskuddet kommer fra private eller offentlige aktører. 
   
   Et kontant tilskud fra projektets økonomiske partnere kan fx være, hvis der kræves et deltagergebyr for at deltage i en projektaktivitet.
   
   Et kontant tilskud fra en tredjepart kan fx være et tilskud fra en fond, som er givet specifikt med henblik på at medfinansiere projektets aktiviteter. 
   
   Bemærk, at Erhvervsstyrelsen kan efterspørge yderligere oplysninger om de kontante tilskuds ophav og karakter i forbindelse med ansøgningen. Tilsvarende kan projektrevisor i forbindelse med revision af projektet kontrollere, at tilskuddet er bevilget, og at tilskuddet er modtaget.
    
3. Egenfinansiering
   Hvis en økonomisk partner afholder udgifter i projektet, som indgår i projektets regnskab, har denne partner mulighed for at medfinansiere indsatsen med den andel, der ikke er dækket af tilskud fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, som egenfinansiering. Der sondres herunder mellem, om medfinansieringen kommer fra private eller offentlige aktører. 

For at en udgift er støtteberettiget, skal den være afholdt og varer/ydelser skal være leveret inden for projektperioden, dvs. tidligst på projektets støtteberettigelsesdato, og senest ved projektets slutdato. 

Lønudgifter anses for afholdt og leveret på det tidspunkt, hvor arbejdet gennemføres, dvs. den dag, hvor arbejdet finder sted. Dokumentationen for afholdelse er en tidsopgørelse eller en arbejdsbeskrivelse for projektmedarbejderen. 

En ekstern udgift er afholdt på det tidspunkt, hvor der er indgået bindende aftale om levering. Leveringen har fundet sted på det tidspunkt, hvor indkøbet/ydelsen leveres. Hvis der fx er indgået aftale med en ekstern konsulent om udarbejdelse af en analyse, der først bliver leveret efter projektperioden, er denne udgift ikke støtteberettiget. 

Alle økonomiske partnere skal kunne dokumentere, at de selv har betalt de udgifter, som de har med i projektet. Dokumentationen skal foreligge på tidspunktet for indsendelse af projektregnskab. Betalingsdokumentationen skal være eksterne dokumenter som fx bankkvittering.

Der gælder dog en undtagelse, for så vidt angår revision af slutregnskabet, som først kan udføres og betales, efter at projektet er afsluttet. Revisionsudgiften for slutregnskabet er tilskudsberettiget og kan medtages i det afsluttende regnskab, hvis den på forespørgsel kan dokumenteres betalt. Tilsvarende gælder for en evt. obligatorisk evaluering, som først færdiggøres efter projektperioden. 

Hvis projektet medtager faktisk løn i projektregnskabet, skal der foreligge dokumentation for, at lønnen faktisk er udbetalt til eller afregnet over for den pågældende projektmedarbejder. Lønsedler er i de fleste tilfælde tilstrækkelig dokumentation i forbindelse med kontrol af lønudgifter og den faktiske lønudbetaling, hvis de er fra gængse lønsystemer, fx DataLøn. Hvis en lønseddel i udformning og indhold afviger fra normale lønsedler baseret på gængse lønsystemer, kan Erhvervsstyrelsen, projektrevisor eller en udpeget kontrolmyndighed efterspørge supplerende dokumentation for betaling af lønudgiften. Det betyder, at operatøren kan blive bedt om at fremlægge betalingsdokumentation for alle de lønkomponenter, der indgår i støttegrundlaget, dvs. A-indkomst før arbejdsmarkedsbidrag, pension og ATP, og ikke kun den del af lønnen, som projektmedarbejderen har fået udbetalt. 

Der skal ikke fremvises betalingsdokumentation for lønudgifter, hvis en eller flere af projektets økonomiske partnere i stedet for den faktiske lønudgift anvender standardsatsen for løn.

Erfaringer viser, at projekter, som hviler på en klar, logisk og målbar effektkæde, har langt større sandsynlighed for at lykkes og skabe målbare resultater. Derfor er det et krav, at I samler jeres overvejelser om, hvordan projektet virker, i en effektkæde. Effektkæden beskriver, hvordan investeringerne omsættes til konkrete projektaktiviteter, og hvordan aktiviteterne leder frem til de ønskede output og resultater. En effektkæde beskriver således de vigtigste årsags-virkningssammenhænge i et projekt. 

Effektkæden skal kunne måles ved hjælp af indikatorer. Indikatorerne og måltallene skal I og Erhvervsstyrelsen bruge til at måle og vurdere, om projektets aktiviteter forløber planmæssigt og skaber de output og resultater, som var forventet. 

Ved ansøgning skal I opstille indikatorer og tilhørende måltal i det elektroniske ansøgningsskema. Måltallene for jeres projekts output og resultater skal opstilles og kunne måles i projektperioden – dog kan det accepteres, at resultater først opnås efter projektperioden, hvis ansøger på tilfredsstillende vis kan redegøre for en sådan effektkæde. Der skal opstilles ét samlet måltal for hver output- og resultatindikator i hele projektperioden, når I ansøger, og derudover skal I forklare, hvordan I er nået frem til de konkrete måltal. 

Hvis jeres projekt efterfølgende opnår tilsagn, skal I opstille måltal for projektets output og resultater for hvert år i projektperioden.

Hvis jeres projekt opnår tilsagn, skal I måle og indrapportere de faktisk realiserede output og resultater hvert år i projektperioden.

I skal beskrive jeres projekts effektkæde i tre led:

1. Projektets hovedaktiviteter er de vigtigste handlinger, som udføres i projektet. Hovedaktiviteter kan fx være at screene 200 virksomheder for vækstpotentiale eller udbyde fire vejledningsforløb i iværksætteri. Det er vigtigt, at I beskriver aktiviteterne konkret og angiver præcist, hvem der skal gennemføre hver enkelt aktivitet. Bemærk, at der ikke stilles krav om, at der opstilles måltal for projektets aktiviteter, men alene måltal for projektets output- og resultater.
    
2. Projektets output er de leverancer eller ”produkter”, som projektets aktiviteter umiddelbart skaber. Output kan fx være 40 konkrete vækstplaner for virksomheder med stort vækstpotentiale, eller at 250 personer har deltaget i vejledningsforløb vedrørende iværksætteri. Projektets output adskiller sig dermed fra aktiviteterne ved at være elementer, som styrker projektdeltagerens forudsætninger for at skabe resultater. Bemærk, at output skal kunne ses og måles i projektperioden. Det er derfor vigtigt, at der som en del af ansøgningen opstilles ét måltal (for hele projektperioden samlet set) for hvert output, og at det forklares, hvordan ansøger er nået frem til de konkrete måltal for projektets output. Bemærk, at outputtene skal leveres inden for projektperioden, og at der skal leveres periodiserede måltal, hvis ansøgningen opnår tilsagn, jf. ovenstående afsnit.
    
3. Projektets efterfølgende resultater. Projektets resultater er den virkning, som projektet skaber på kortere eller længere sigt hos målgruppen/projektets deltagere. Resultater kan fx være 15 nye vækstvirksomheder, at 200 personer har forbedret deres iværksætterkompetencer, at 150 personer har startet egen virksomhed eller lignende. Resultater kan i nogle tilfælde opstå inden for projektperioden, men vil ofte først opstå efter. 

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse har til opgave at igangsætte og helt eller delvist finansiere decentrale erhvervsfremmeindsatser i overensstemmelse med relevante strategier, love, regelsæt mv.18 Dette gøres ved, at Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse træffer beslutning om at åbne ansøgningsrunder, som annonceres her på hjemmesiden, Virksomhedsguiden eller via direkte tildelinger.

Inden der søges om midler fra en bestemt ansøgningsrunde, anbefales det, at ansøger undersøger, om man er i målgruppen. I annonceringsmaterialer til de enkelte ansøgningsrunder fremgår det, hvilke typer af ansøgere der kan komme i betragtning.

Når Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse åbner ansøgningsrunder, søges der typisk efter en eller flere tilsagnsmodtagere til at varetage hver deres projekt. Tilsagnsmodtager skal have den nødvendige faglige, økonomiske og organisatoriske kapacitet til at gennemføre projektet. Derfor søger små og mellemstore virksomheder typisk ikke tilskud direkte hos Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. De indgår derimod ofte som økonomiske partnere og statsstøttemodtagere i projekter varetaget af større tilsagnsmodtagere.

Tilskudsprocenten fremgår i den udmeldte ansøgningsrunde og vil som udgangspunkt maksimalt udgøre 50 pct., medmindre andre tilskudsprocenter er angivet. Bemærk derudover, at Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse i særlige tilfælde kan beslutte at fravige regelsættet på et eller flere punkter i konkrete ansøgningsrunder.19 Læs mere i det annonceringsmateriale, der er relevant for jer og jeres projekt.

Idébeskrivelse
Ansøgere kan – hvis det er angivet som en mulighed i annonceringsmaterialet for den enkelte ansøgningsrunde – forud for udarbejdelse af en egentlig ansøgning drøfte deres projektidé med sekretariatet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse ved at indsende en beskrivelse af deres projektidé og få feedback på denne. Nærmere information herom vil fremgå af annonceringsteksten i den konkrete annoncering af de decentrale erhvervsfremmemidler. Bemærk, at der alene kan ydes vejledning og ikke rådgivning.

5.2.1. Selve ansøgningen

Sekretariatet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse udarbejder og offentliggør i forbindelse med hver enkelt ansøgningsrunde ansøgningsskabeloner og skemaer, som ansøgere skal benytte og fremsende som endelig projektansøgning på den af sekretariatet anviste måde.20 Fremsendes projektansøgningen ikke som anvist, kan Erhvervsstyrelsen give afslag, uden at ansøgningen realitetsbehandles, og uden at ansøgningen forelægges Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse.

En gennemtænkt projektidé og en klar effektkæde er afgørende for, at jeres projekt kommer i betragtning til støtte. Når jeres projektidé er gennemarbejdet, og I har udarbejdet et projektbudget og en effektkæde, er I klar til at udfylde og indsende ansøgningsskemaet. 

5.2.2. Elektronisk ansøgning

Selve ansøgningen foregår elektronisk, hvorfor I finder link til ansøgningsskema sammen med andet relevant materiale under de enkelte ansøgningsrunder. Når ansøgningsskemaet er udfyldt og indsendt til sekretariatet for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, vil I modtage en kvittering for ansøgningen, så I ved, at den er modtaget. 

Ansøgningen skal være indsendt rettidigt i det elektroniske ansøgningsskema inden den ansøgningsfrist, der er offentliggjort i den relevante ansøgningsrunde. I kan forvente, at vi beder jer om supplerende oplysninger om jeres ansøgning i forbindelse med behandlingen af ansøgningen, hvis det skønnes nødvendigt. 

I nogle tilfælde kan Erhvervsstyrelsen afvise at realitetsbehandle en ansøgning, fx fordi ansøger ikke opfylder kravene i ansøgningsrunden. Hvis der er særlige krav, som skal opfyldes for at få ansøgningen behandlet, vil dette fremgå af annonceringsmaterialet. 

Det er ansøgers ansvar, at oplysningerne i ansøgningsskemaet og eventuelle bilag er korrekte. 

Der er en række bilag til ansøgningen, som skal medsendes, for at jeres ansøgning kan komme i betragtning til et tilskud fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. De obligatoriske bilag omfatter bl.a.:

• Projektbudget, inkl. projektets forventede samlede udgifter og finansiering
• Output- og resultatskema med projektets forventede effektkæde, inkl. måltal og målemetoder.

Projektbudgettet og projektets forventede output og resultater skal opgøres for det samlede projekt med udgangspunkt i projektets startdato, jf. afsnit 2.12. Projektperioden. Bemærk, at der, hvis ansøgningen opnår tilsagn, vil være krav om, at budgettet periodiseres. Med perioder menes afrapporteringsperioder. Projektets første periode tælles som hovedregel fra datoen for indsendt ansøgning. Skal der afrapporteres én gang årligt, tælles der ét år frem (minus én dag).

5.2.3. Statsstøtte

I forbindelse med udarbejdelsen af en projektansøgning er det vigtigt, at ansøger tager stilling til, hvorvidt projektet indebærer statsstøtte. Statsstøtte er, når en virksomhed eller anden juridisk enhed, jf. nedenfor, modtager offentlige midler til aktiviteter, der gør, at denne får en bedre position på markedet, end de virksomheder, der ikke modtager støtte. Det er tilfældet uanset den konkrete form for støtte, dvs. både ved kontante tilskud og i de situationer, hvor ydelser stilles helt eller delvist gratis til rådighed for projektdeltagere. Den offentlige støtte kan - uanset formen - fordreje konkurrencen på det marked, hvor aktiviteten bliver gennemført. 

Statsstøtte omfatter alle former for offentlig støtte, herunder bl.a. DEM-tilskud. 

Det er ikke afgørende, hvilken formel juridisk status modtageren af støtten har. Derfor kan både fysiske personer og juridiske personer som fx selskaber, offentlige institutioner og velgørende institutioner være modtagere af statsstøtte. Det er i stedet selve aktiviteten, der er afgørende for, hvornår modtageren er en ”virksomhed” i statsstøtteretlig henseende.

Der er kun tale om statsstøtte, når de offentlige midler anvendes til økonomiske (kommercielle) aktiviteter. Offentlig støtte til ikke-økonomiske aktiviteter udgør derfor ikke statsstøtte. Et projekt kan både indeholde økonomiske og ikke-økonomiske aktiviteter. Det er derfor vigtigt, at jeres projekt får kortlagt jeres aktiviteter og valgt den rigtige statsstøtteløsning, inden projektet går i gang. 

Hvis et projekt modtager statsstøtte, skal støtten håndteres korrekt, så den er lovlig. Konstateres det, at der er udbetalt ulovlig statsstøtte, vil støtten blive krævet tilbagebetalt helt eller delvist, eventuelt med tillæg af renter.

Hvis I ønsker en nærmere gennemgang af statsstøttebegrebet, den generelle gruppefritagelse og de minimis-regelsættet, som er omtalt nedenfor, henvises der til Erhvervsministeriets Statsstøttehåndbog, der kan findes ved at søge på ”statsstøttehåndbogen” på Erhvervsministeriets hjemmeside. Herudover anbefaler vi, at I læser forordningerne om statsstøtte, bl.a. den generelle gruppefritagelsesforordning og de minimis-forordningen.

5.2.3.1. De minimis

Hvis der ydes statsstøtte med de decentrale erhvervsfremmemidler, kan beløbet ydes i henhold til reglerne om de minimis-støtte,21 medmindre andet fremgår af beskrivelsen af ansøgningsrunden.

Det er en forudsætning for at kunne søge under de minimis-reglen, at virksomhederne opfylder betingelserne for at modtage de minimis-støtte efter Europa-Kommissionens regler. Der kan ydes de minimis-støtte på op til 300.000 EUR over en periode på tre år. Den treårige periode løber fra det tidspunkt, hvor støttemodtageren juridisk opnår ret til støtten, fx ved accept af tilsagnet eller ved indtræden i projektet, og ikke fra det tidspunkt, hvor støttemodtageren faktisk får udbetalt støtten. Perioden er glidende i den forstand, at man hver gang, der ydes ny de minimis-støtte, skal medregne den samlede de minimis-støtte, der er ydet i de foregående tre år.

I skal være opmærksomme på, at koncernforbindelser og ejerskab har betydning for, hvor meget de minimis-støtte virksomheden må modtage. Koncernforbundne virksomheder anses for at være én virksomhed, hvis der mellem virksomhederne består en af følgende forbindelser:

1. En af virksomhederne besidder flertallet af de stemmerettigheder, der er tillagt aktionærerne eller deltagerne i en anden virksomhed.
2. En af virksomhederne har ret til at udnævne eller afsætte et flertal af medlemmer af administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet i en anden virksomhed.
3. En enhed har ret til at udøve en bestemmende indflydelse over en anden enhed i medfør af en med denne indgået aftale eller i medfør af en bestemmelse i dennes vedtægter.
4. En af virksomhederne, der er aktionær eller deltager i en anden virksomhed, råder i medfør af en aftale med andre aktionærer eller deltagere i denne anden virksomhed over flertallet af aktionærernes eller deltagernes stemmerettigheder.

Virksomheder, mellem hvilke der via en eller flere andre virksomheder består en af de i nr. 1 til nr. 4 nævnte forbindelser, betragtes også som én enkelt virksomhed.

Der gælder særlige regler for virksomheder inden for vejgodstransport, virksomheder inden for fiskeri- og akvakultur, virksomheder inden for primærproduktion af landbrugsprodukter samt for eksportaktiviteter.

5.2.3.1.1. Hvad skal I som tilsagnsmodtager gøre?

I skal sørge for, at alle virksomheder, som modtager de minimis-støtte i jeres projekt, bliver oplyst om den forventede værdi af støtten til netop deres virksomhed.22 Herudover skal alle virksomheder, der modtager de minimis-støtte, udfylde en de minimis-erklæring, inden der gives tilsagn om støtte. Det er tilsagnsmodtagers ansvar at indhente, kontrollere og opbevare erklæringerne. Hvis støtten forøges undervejs i projektet, skal I være opmærksomme på, at virksomheden skal udfylde en ny de minimis-erklæring. Ved projektets afslutning skal I endeligt opgøre den tildelte statsstøtte pr. virksomhed.

5.2.3.1.2. De minimis-register

Fra 1. januar 2026 skal EU-medlemsstaterne registrere oplysninger om de minimis-støtte i et centralt register. 

Når der er klarhed over registrets anvendelse i Danmark, giver Erhvervsstyrelsen nærmere vejledning om indberetning m.v.

5.2.3.1.3. Andre væsentlige forhold, I skal være opmærksomme på

Nedenstående kan have betydning for opgørelsen af de minimis-støtte. Det er derfor meget vigtigt, at I kontakter Erhvervsstyrelsen, hvis I er i tvivl om håndteringen heraf.

Kumulation
Virksomheder må som udgangspunkt gerne modtage støtte, der ikke er de minimis-støtte, samtidig med de minimis-støtten. Virksomheder må dog ikke modtage de minimis-støtte samtidig med anden støtte til de samme støtteberettigede udgifter, hvis dette medfører, at den samlede støtte (kumulationen) overstiger den højeste relevante støtteintensitet, det højeste fastsatte støttebeløb, der er fastsat i en gruppefritagelsesforordning eller en afgørelse vedtaget af Europa-Kommissionen for de særlige omstændigheder i den konkrete sag. Det anbefales, at I kontakter Erhvervsstyrelsen, hvis I er i tvivl om håndteringen heraf. 

Fusion og spaltning af selskaber
I tilfælde af fusioner og virksomhedsovertagelser skal der tages hensyn til hele den de minimis-støtte, der hidtil er ydet til de fusionerende virksomheder ved afgørelsen af, om ny de minimis-støtte til den nye eller den overtagende virksomhed overstiger loftet. De minimis-støtte, der lovligt er tildelt inden fusionen eller virksomhedsovertagelsen, forbliver lovlig. 

Hvis en virksomhed spaltes i to eller flere selvstændige virksomheder, skal den de minimis-støtte, der blev ydet inden spaltningen, henregnes til den virksomhed, som havde gavn af den, hvilket som udgangspunkt er den virksomhed, der overtager de aktiviteter, som de minimis-støtten blev anvendt til. Hvis en sådan fordeling ikke er mulig, skal de minimis-støtten fordeles forholdsmæssigt på grundlag af den bogførte værdi af de nye virksomheders egenkapital på den reelle dato for spaltningen.

Overskridelse af beløbsgrænsen
I kan kun anvende de minimis-reglen, hvis det tildelte beløb er mindre end 300.000 EUR. Hvis I/virksomheden tidligere inden for tre år har modtaget de minimis-støtte og dermed har brugt en del af ”kvoten”, kan der kun tildeles støtte op til 300.000 EUR. Hvis den nye tildelte støtte overstiger beløbsgrænsen, kan ingen del af den nye støtte håndteres under de minimis-reglen. Hvis den nye tildelte støtte vil medføre overskridelse af beløbsgrænsen, kan ingen del af den nye støtte ydes under de minimis-reglen.

5.2.3.2. Den generelle gruppefritagelsesforordning

Udover de minimis er det muligt at yde statsstøtte under den generelle gruppefritagelsesforordning. Hvorvidt dette er muligt, vil fremgå af annonceringsmaterialet. 

En statsstøtteløsning under den generelle gruppefritagelsesforordning er typisk mere administrativt ressourcekrævende, men til gengæld er der mulighed for at give højere støttebeløb end ved de minimis-reglen. Det er hensigten med reglerne i gruppefritagelsesforordningen, at støtte til en række forskellige aktiviteter kan håndteres under disse regler. Hvilke konkrete aktiviteter, der kan ydes støtte til, fremgår af gruppefritagelsesforordningens forskellige bestemmelser, mens annonceringsmaterialet kan stille krav til, hvilke bestemmelser der i givet fald kan anvendes. 

Den generelle gruppefritagelsesforordning23 fritager medlemsstaterne fra anmeldelsespligten i henhold til artikel 108, stk. 3 i Traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde. Det betyder, at medlemsstaterne ved brug af gruppefritagelsesforordningen ikke skal anmelde en støtteordning til Europa-Kommissionen, men gruppefritagelsesforordningen fritager ikke fra statsstøttereglerne.

For at kunne anvende bestemmelserne i den generelle gruppefritagelsesforordning er det en betingelse, at støtten har tilskyndelsesvirkning. Virksomhedernes incitament til deltagelsen i projektaktiviteten skal så at sige være udløst af den offentlige medfinansiering. 

Opfyldelsen af dette krav håndteres som udgangspunkt ved, at hver virksomhed skal have indsendt en skriftlig ansøgning, inden arbejdet med projektet eller aktiviteten påbegyndes. Ansøgningen skal mindst indeholde følgende oplysninger: 

• a) Virksomhedens navn og størrelse
• b) En beskrivelse af projektet, herunder dets startdato og slutdato
• c) Projektets beliggenhed
• d) En liste over de tilskudsberettigede udgifter
• e) Støttebeløb 

Dette gælder uanset virksomhedens størrelse. Se nedenfor vedrørende en skabelon til ansøgningen. 

Det er vigtigt, at der ikke er indgået en ubetinget og juridisk bindende forpligtelse om fx et indkøb inden indgivelsen af støtteansøgningen.

I skal være opmærksomme på, at gruppefritagelsesforordningen kun i meget få tilfælde giver mulighed for at give 100 pct. i støtte til en virksomhed. Det kræver derfor, at de virksomheder, der deltager i projektets aktiviteter, medfinansierer enten med egne timer og/eller ved kontant egenfinansiering. Forholdet mellem statsstøtte og de tilskudsberettigede udgifter kaldes støtteintensitet og må - afhængig af de enkelte bestemmelser - ikke overstige en vis grænse. I de mest restriktive tilfælde er støtteintensiteten ikke højere end 10 pct. 

Den maksimalt tilladte støtteintensitet afhænger også af virksomhedens størrelse. Som udgangspunkt kan små og mellemstore virksomheder modtage mere støtte i forhold til deres egenfinansiering, end store virksomheder. I nogle tilfælde kan I slet ikke benytte gruppefritagelsesforordningen til store virksomheder, da en række af bestemmelserne kun kan anvendes af SMV’er. Vi anbefaler derfor, at I læser Europa-Kommissionens vejledning om definitionen af SMV’er. 

5.2.3.2.1. Tilsagnsmodtagers ansvar 

I skal sørge for, at virksomheder, der modtager støtte under den generelle gruppefritagelsesforordning, kan dokumentere, at støtten har haft tilskyndelsesvirkning.24

Hvis en partner/virksomhed indtræder i projektet efter projektets start eller efter indsendelse af ansøgning som følge af fx udskiftning i partnerkredsen, skal virksomheden udfylde og indsende en ansøgning om statsstøtte. Det er vigtigt, at I aftaler det nærmere forløb med Erhvervsstyrelsen, inden virksomheden indtræder i projektet, da en ny partner, som indtræder efter projektets start, kun i særlige tilfælde kan anvende gruppefritagelsesforordningens regler. I kan finde skabeloner på Udvikling i Danmark.

I skal også sørge for, at de deltagende virksomheder udfylder en erklæring for de mellemstore virksomheder, eller en erklæring for de små virksomheder. Virksomhedernes størrelse har betydning for, hvor meget statsstøtte den enkelte virksomhed må modtage i forhold til virksomhedens egenfinansiering. Ved projektets afslutning skal I opgøre den tildelte statsstøtte (støtteintensitet) pr. virksomhed.

5.2.3.2.2. Andre væsentlige forhold, I skal være opmærksomme på

Nedenstående kan have betydning for opgørelsen af statsstøtten. Det er derfor meget vigtigt, at I kontakter Erhvervsstyrelsen, hvis I er i tvivl om håndteringen heraf:

Begrænsninger af støttede ordninger, virksomheder m.v.

I henhold til gruppefritagelsesforordningen kan der ikke ydes:

• støtte til aktiviteter, der er knyttet til eksport til tredjelande eller medlemsstaterne, dvs. støtte, der er direkte knyttet til de eksporterede mængder, etablering og drift af distributionsnet eller andre løbende udgifter i forbindelse med eksportvirksomheden,
• støtte, som er betinget af, at der anvendes indenlandske varer frem for importerede,
• støtte til fiskeri- og akvakultursektoren, dog med undtagelse af uddannelsesstøtte, støtte til SMV'ers adgang til finansiering, støtte til forskning og udvikling, innovationsstøtte til SMV'er m.v.,
• støtte ydet inden for sektoren for primærproduktion af landbrugsprodukter, med undtagelse af regional investeringsstøtte i regioner i den yderste periferi, regionale driftsstøtteordninger, støtte til konsulentbistand til SMV'er, risikofinansieringsstøtte, støtte til forskning og udvikling, innovations støtte til SMV'er, miljøstøtte m.v.,
• støtte til virksomheder, der ikke har efterkommet et påbud om tilbagebetaling af støtte ydet af den samme medlemsstat, som Kommissionen ved en tidligere afgørelse har erklæret ulovlig og uforenelig med det indre marked,
• støtte til kriseramte virksomheder, jf. definitionen i artikel 2, nr. 18,
• støtte der i sig selv, som følge af de betingelser, der er knyttet til dem, eller i kraft af deres finansieringsmåde uundgåeligt vil føre til en overtrædelse af EU-retten,
• støtte, der overskrider tærsklerne i artikel 4.

Kumulation 
Virksomhederne i projektet må som udgangspunkt gerne modtage anden støtte, der gives under gruppefritagelsen, så længe støtten ikke ydes til de samme tilskudsberettigede udgifter. Hvis virksomheden får anden støtte til de samme tilskudsberettigede udgifter, er det alligevel muligt at kumulere støtten, så længe det ikke medfører en overskridelse af den højeste tilladte støtteintensitet eller støttebeløb i gruppefritagelsesforordningen. Det gælder, uanset om støtten til de støtteberettigede udgifter overlapper hinanden helt eller delvist.

Støtte kan ikke kumuleres med nogen form for de minimis-støtte (eller anden støtte) til de samme tilskudsberettigede udgifter, hvis det medfører overskridelse af den tilladte støtteintensitet.

Overskridelse af støtteintensitet
I skal være meget opmærksomme på, at en overskridelse af de tilladte støtteintensiteter medfører, at støtten skal tilbagebetales. Det er den virksomhed, der har modtaget støtten, som skal tilbagebetale støtten. Selvom jeres virksomhed har overholdt statsstøttereglerne, skal I stadig sikre jer, at I har al den nødvendige dokumentation. Manglende dokumentation for fx tilskudsberettigede udgifter, overholdelse af støtteintensitet eller manglende tilskyndelsesvirkning kan også medføre, at støtte kræves tilbagebetalt.

5.2.4. Kommunale midler (kommunal medfinansiering)

I forbindelse med jeres projektansøgning skal I være opmærksomme på, hvorvidt en kommune medfinansierer projektet. Hvis en eller flere kommuner medfinansierer projektet, må disse midler ikke benyttes til kommercielle eller økonomiske aktiviteter i virksomheder, herunder ydes som direkte finansielle tilskud.25 Af dette følger også, at en kommunalt ansat medarbejder, gerne må afholde timer i projektet, ligesom en kommune gerne må give et kontant tilskud til et DEM-finansieret projekt, forudsat at aktiviteterne, der støttes eller medtages udgifter til, ikke udgør statsstøtte.

Hvis der indgår kommunal medfinansiering i projektets budget og regnskab, er det således en forudsætning for tilsagnet, at der udarbejdes adskilte regnskaber mellem tilskud fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse og finansiering fra kommuner. Dette skal sikre, at der ikke med kommunale midler i projektet ydes støtte til aktiviteter, som kan virke konkurrenceforvridende i forhold til det private erhvervsliv.

I forbindelse med indsendelse af regnskab/udbetalingsanmodning skal projektet på forlangende fremvise dokumentation for adskillelsen mellem regnskaberne. Adskillelsen mellem regnskaberne skal påses af projektets revisor ved alle revisorpåtegnede regnskaber. 

I praksis betyder det, at der fortsat alene aflægges ét regnskab til revisor og Erhvervsstyrelsen vedr. projektet, med de samlede afholdte og betalte udgifter, men at der medfølger en revisorerklæring, som dokumenterer, at de underliggende udgifter og finansiering er adskilt og håndteret korrekt i henhold til ovenstående.

5.2.5. International markedsføring

Indeholder jeres projekt aktiviteter vedr. international markedsføring, skal I være opmærksomme på, at disse eventuelt forudgående skal koordineres med VisitDenmark.26 Dette er typisk relevant i annonceringer målrettet turismeområdet.

Når I har indsendt jeres ansøgning, vurderer sekretariatet for Danmarks Erhvervsbestyrelse, om projektet er lovligt og inden for rammerne af den annoncerede ansøgningsrunde. I vil derfor ofte opleve, at I skal svare på supplerende spørgsmål om jeres projekt. I kan opleve, at Erhvervsstyrelsen sætter tidsfrister for jeres tilbagemelding og oplysning af sagen. Svarer I ikke indenfor de angivne frister, må I forvente, at Erhvervsstyrelsen indstiller sagen til Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse på det foreliggende grundlag, og at I således risikerer at få afslag på jeres ansøgning. 

Herefter tager Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse stilling til jeres ansøgning. Når bestyrelsen har truffet afgørelse, vil I få kort besked om resultatet – altså om jeres projekt får tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler eller afslag – typisk dagen efter bestyrelsesmødet har I klarhed om ansøgningen. Erhvervsstyrelsen vil herefter på et senere tidspunkt vende tilbage med en tilsagnsskrivelse - eventuelt efter yderligere dialog - eller et formelt og begrundet afslag.  

I skal være opmærksomme på, at tilskuddet først er endeligt bevilget, når I har modtaget og returneret tilsagnet i underskrevet stand, men at I kan afholde udgifter i projektet – for egen regning og risiko – i perioden fra ansøgningen er indsendt, til der er et underskrevet tilsagn.

5.4.1. Opstartsmøde

Når jeres projektansøgning er accepteret, og I har returneret et underskrevet tilsagn, har I mulighed for at deltage i et opstartsmøde for projektet. 

Inden opstartsmødet skal I læse tilsagnet og vilkårene godt igennem. Det er vores erfaring, at det betaler sig for tilskudsmodtager at være grundigt forberedt på den administrative del af projektet. Derfor anbefaler vi også, at alle projekter tager både en regnskabsmedarbejder og en medarbejder med faglig indsigt i projektets indhold, fx en projektleder, med til opstartsmødet. 

På mødet gennemgår vi krav til både indhold og regnskabsaflæggelse, og I kommer til at møde jeres sagsbehandler. Sagsbehandleren vil også gennemgå de vigtigste regler og vejledninger. 

5.4.2. Forskudsudbetaling

Erhvervsstyrelsen kan i forbindelse med annoncering beslutte, at der anvendes forskudsudbetaling. Forskudsudbetaling kan ske til projekter, hvor virksomheder som slutmodtagere af støtten, har lønudgifter eller udlæg til eksterne udgifter, fradraget investeringer som anlæg, maskiner, udstyr, patenter, knowhow, licenser, jord og bygninger.

Hvis der er tale om et projekt, hvor der skal ske videreudbetaling til virksomheder som slutmodtagere af støtten, på baggrund af lønudgifter eller eksterne udgifter, fradraget investeringer som beskrevet ovenfor, skal videreudbetalingen fra operatøren ske, så virksomhederne har støtten i hænde senest 30 dage efter virksomhederne har afrapporteret udgifter til operatøren.

Forskudsudbetaling kan udgøre op til 20 pct. af tilsagnsbeløbet, bortset fra udgifter til investeringer som anlæg, maskiner, udstyr, patenter, knowhow, licenser, jord og bygninger. Forskudsudbetaling sker umiddelbart efter, at Erhvervsstyrelsen har modtaget et korrekt underskrevet tilsagn.

Bemærk, at igangværende projekter, der lever op til betingelserne for at modtage forskudsudbetaling, har mulighed for at overgå til denne forskudsudbetaling i forbindelse med, at Erhvervsstyrelsen godkender en afrapportering og inden der afrapporteres for en ny periode. Hvis et igangværende projekt overgår til forskudsudbetaling, kan der udbetales op til 20 pct. af det samlede tilsagnsbeløb, forudsat at projektet ikke allerede har fået udbetalt et forskudsbeløb på 20 pct. eller mere efter de tidligere forskudsregler om maksimalt 30 pct., dog maksimalt to mio. kr. For projekter, hvor der er en operatør, er forskuddet betinget af, at der sker videreudbetaling, så virksomhederne har støtten i hænde senest 30 dage efter virksomhederne har afrapporteret lønudgifter eller eksterne udgifter til operatøren. Et projekt kan ikke overgå til forskudsudbetaling, hvis Erhvervsstyrelsen har mistanke om mulige uregelmæssigheder i projektet.

Udbetalinger, som følge af godkendte afrapporteringer, modregnes ikke i den udbetalte forskudsudbetaling. Det betyder, at forskuddet afregnes så sent i projektperioden som muligt.

Det betyder i praksis, at hvis et projekt har fået en bevilling på i alt 10 mio. kr. og har modtaget to mio. kr. i forskud og ved første afrapportering anmoder om to mio. kr. udbetalt, så vil forskuddet ikke blive afregnet i den forbindelse. I dette tilfælde udbetales der derfor to mio. kr. til dækning af afholdte udgifter, og projektet har fortsat forskuddet til dækning af nye udlæg.

Bemærk, at Erhvervsstyrelsen tilbageholder 10 pct. af tilsagnsbeløbet, indtil projektet er gennemført, og styrelsen har godkendt slutregnskabet, hvorfor den samlede udbetaling (inkl. forskudsudbetaling) før revision og godkendelse af slutregnskabet maksimalt kan udgøre 90 pct. af tilsagnsbeløbet. 

Hvis operatøren ikke overholder fristen på 30 dage for udbetaling til virksomhederne, kan Erhvervsstyrelsen foretage en skønsmæssig korrektion af støttegrundlaget.

Tilsagnsmodtager bærer risikoen for eventuel tilbagebetaling, hvis projektet ikke senest i forbindelse med slutrapporteringen kan dokumentere afholdte og betalte, støtteberettigede og projektrelevante udgifter svarende til den udbetalte støtte.

5.4.3. Forsvarlig/sund økonomisk forvaltning af DEM-tilskud

DEM-tilskud er offentlige midler. Økonomiske partnere skal derfor være opmærksomme på, at DEM-tilskuddet administreres økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med princippet om sund finansforvaltning. Det påhviler i den forbindelse tilsagnsmodtager at dokumentere, at der i projektet er udvist sund finansforvaltning. 

Dette kan fx være ved eksterne indkøb, hvor der skal kunne dokumenteres markedsafsøgning for indkøb på 500.000 kr. og derover. Læs mere herom i afsnit 3.2 Udgifter til eksterne indkøb.

For interne udgifter som lønninger betyder det fx, at lønnen til en ansat i et projekt ikke må være højere end en almindelig, rimelig og realistisk løn for den arbejdsopgave, den ansatte udfører i projektet. 

Det er relevant, at tilsagnsmodtager og projektets økonomiske partnere er opmærksomme på spørgsmålet om sund finansforvaltning allerede i forbindelse med design af projektet. Denne opmærksomhed skal fremme, at projektet designes på en måde, der bedst sikrer overholdelse af reglerne om sund finansforvaltning på en måde, der er så let at administrere som muligt.

5.4.4. Årlige statusafrapporteringer til Erhvervsstyrelsen

Som tilsagnsmodtager skal I afrapportere til Erhvervsstyrelsen mindst én gang årligt i projektperioden. Der er mulighed for at aftale halvårlige afrapporteringer, hvis I ønsker det. Bemærk, at dette kan medføre yderligere revisionsudgifter i det samlede projektbudget. 

Afrapporteringer bliver behandlet af Erhvervsstyrelsen. I første omgang kontrolleres afrapporteringen af Erhvervsstyrelsens administrative sagsbehandlere, som påser, at afrapporteringen er indsendt korrekt og indeholder de korrekte elementer. Efterfølgende gennemgås materialets indhold af projektets sagsbehandler, som derefter tager stilling til materialet, stiller spørgsmål og gennemfører udbetalingen. 

Bemærk, at den administrative sagsbehandler og projektets sagsbehandler ikke er samme person, samt at der fra afrapportering til afrapportering kan være kontakt med forskellige administrative sagsbehandlere.

Projektets primære og gennemgående kontaktperson vedrørende alle andre forhold end indsendelse/kvalitetssikring af en konkret afrapportering er således også projektets sagsbehandler. 

Jeres afrapporteringer skal indeholde:

Prosarapport med status på projektets fremdrift i forhold til det, I fik tilskud til 
I skal her sammenholde de faktisk gennemførte aktiviteter og output i projektet med de planlagte aktiviteter og output samt forholde jer til, om de kritiske antagelser, der lå til grund for ansøgningen, fortsat er meningsfulde, eller om der skal ske justeringer af projektet. 

Opgørelse med status på projektets output og resultater
Projektets output og resultater skal kunne måles ved hjælp af indikatorerne, der er godkendt i forbindelse med tilsagnet. Ved de årlige afrapporteringer skal tilsagnsmodtager udfylde og aflevere et output- og resultatskema, hvor de faktisk gennemførte aktiviteter og leverede output sammenholdes med de opstillede måltal. Eventuelle afvigelser skal forklares i projektredegørelsen. Tilsagnsmodtager skal kunne dokumentere oplysninger om aktiviteter, output og resultater på forespørgsel. 

Er der behov for ændringer i de godkendte output og resultatmål, kan I anmode jeres sagsbehandler herom.  

Bemærk, at hvis der er væsentlige afvigelser mellem det ansøgte og godkendte, og de faktisk leverede output og resultater, kan Erhvervsstyrelsen og Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse beslutte, at DEM-tilskuddet bortfalder helt eller delvist. I kan læse mere herom i afsnit 5.4.8 Bortfald af DEM-tilskud. Hvis jeres projekt oplever et markant underforbrug eller udfordringer med at realisere de ansøgte og godkendte output og resultater, bedes I kontakte Erhvervsstyrelsen hurtigst muligt. 

Projektets output og resultater skal rapporteres via Økonomi- og indikatorskemaet (Excel).

Oversigt over projektpartnere og deltagende virksomheder/personer
Tilsagnsmodtager skal afrapportere partneroplysninger til brug ved resultatmåling samt oplysninger om evt. statsstøtte. Rapporteringen sker via partner- og statsstøtteskemaet (Excel).

Perioderegnskab, der – afhængigt af tilskuddets størrelse – skal revideres af projektets revisor 
Perioderegnskab og det faktiske forbrug i projektet afrapporteres via Økonomi- og indikatorskemaet (Excel). I Økonomiskemaet er der også mulighed for at anmode om budgetændringer. 

Som udgangspunkt behandles anmodninger om budgetændringer i sammenhæng/forlængelse af afrapporteringer. Behovet for budgetændring kan fx relatere sig til mindre underforbrug som følge af forsinkelser, overforbrug, ændringer af antallet af afviklede aktiviteter som følge af virksomhedsefterspørgslen etc. Herefter er det muligt for jer som tilsagnsmodtager at indsende et effektkædeforslag med måltal for projektets nye perioder. Når sagsbehandleren har modtaget jeres effektkædeforslag, vil der blive taget samlet stilling til anmodning om budgetændring, forlængelse og effektkædeændring, hvorefter sagsbehandleren kommunikerer en godkendelse eller afslag herpå. 

Bemærk, at budgetændringer på maksimalt 1.000.000 kr. på en given budgetpost, dvs. mellem perioder, ikke mellem udgiftstyper, dog maksimalt 20 pct. af en godkendt budgetpost, kan foretages uden Erhvervsstyrelsens godkendelse. Det er en forudsætning for dette, at projektets samlede budget ikke forøges. Hvis I har benyttet denne fleksibilitet, bedes I orientere Erhvervsstyrelsen herom i forbindelse med afrapporteringen, samt oplyse, hvad projektets budgetposter herefter er. Overskridelser af den samlede godkendte budgetramme samt indførelse af nye udgiftsposter, der ikke er godkendt af sagsbehandleren, er ikke tilskudsberettigede.

5.4.5. Ændringsanmodninger

Ud over dialogen om afrapporteringer er der særlige forhold, hvor det er tilsagnsmodtagers pligt at underrette sagsbehandleren straks. Dette er fx, hvis der sker ændringer i projektets stamoplysninger, hvis projektet får en ny kontaktperson, hvis de planlagte aktiviteter forsinkes væsentligt, hvis der sker væsentlige ændringer i de forudsætninger, der lå til grund for tilsagnet, eller hvis de vilkår, hvorpå tilskuddet er givet, i øvrigt ikke vil kunne overholdes. 

Tilsagnsmodtager skal anmode sagsbehandleren om forhåndsgodkendelse af væsentlige ændringer vedrørende projektet, herunder dets aktiviteter, output- eller resultatmål, budget, periode, periodisering mv.  

Enhver forlængelse af projektets slutdato eller forøgelse af projektets samlede budget vil blive betragtet som en væsentlig ændring og kan kun gennemføres efter forhåndsgodkendelse fra sagsbehandleren. 

For andre ændringer er det en konkret vurdering, hvor udgangspunktet dog er, at enhver indholdsmæssig ændring er at betragte som væsentlig og kræver sagsbehandlerens forhåndsgodkendelse. Udgangspunktet er, at tilsagnsmodtager med accepten af tilsagnet har lovet at levere en række aktiviteter, output og resultater for en bestemt økonomi. I vurderingen af, om en konkret ændring er væsentlig, lægges der bl.a. vægt på, om ændringen medvirker til, at projektet ændrer karakter eller ambitionsniveau i forhold til de fastsatte output og resultater, eller om der er tale om en ændret planlægning, hvor projektets aktiviteter, output og resultater alle nås, men blot i en ændret rækkefølge. Omfanget af ændringen har også betydning for vurderingen.

Det er Erhvervsstyrelsen, der tager stilling til anmodninger om projektændringer. Erhvervsstyrelsen kan af egen drift forelægge anmodninger om væsentlige projektændringer for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. 

5.4.6. Informationsforpligtelse

Tilsagnsmodtager og projektets øvrige udførende økonomiske partnere er ansvarlige for, at alle, der deltager i aktiviteter, som er finansieret af projektet, informeres om projektets indhold og resultater. I er også ansvarlige for, at projektets resultater stilles til rådighed for offentligheden. Det skal derfor kunne dokumenteres, at tilsagnsmodtager har givet denne information. 

Tilsagnsmodtager skal også være opmærksom på, at projektet optages i den offentligt tilgængelige projektdatabase, som findes på Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses hjemmeside.

5.4.7. Virksomhedsrettet kommunikation

For at bidrage til en forenklet og sammenhængende oplevelse af erhvervsfremmeindsatsen hos virksomhederne skal projekter, der får tilsagn om støtte, kommunikere virksomhedsrettede indsatser under et samlende brand. Herunder skal virksomhedsrettede indsatser beskrives og annonceres på den fællesoffentlige platform Virksomhedsguiden, se afsnit 5.4.8 Virksomhedsguiden. 

Virksomhedsrettede indsatser forstås som projekter, aktiviteter og tilbud, der har et væsentligt formål om virksomhedsudvikling, og hvor virksomhederne er den primære målgruppe for indsatsen og dermed for kommunikationen heraf i relation til fx markedsføring af tilbud til virksomheder og rekruttering af deltagere. 

Det fastlægges i den enkelte annoncering og det konkrete tilsagn, om en indsats vurderes som virksomhedsrettet. 

Støttemodtagere har ansvaret for, at alle virksomhedsrettede indsatser i projektet kommunikeres under det samlende brand, når kommunikationen er målrettet virksomheder. Forpligtelsen gælder ikke intern kommunikation mellem fx projektpartnere. 

Ved manglende overholdelse af kravene i forpligtelsen for virksomhedsrettet kommunikation kan både DEM-støtten og VIM-støtten hver reduceres med op til tre pct. af tilsagnsbeløbet.  

Kravene i forpligtelsen om virksomhedsrettet kommunikation gælder kun støttede aktiviteter inden for projektet og ikke støttemodtagers aktiviteter generelt. Kravene gælder i tillæg til informationsforpligtelsen, som følger af afsnit 5.4.6 Informationsforpligtelse.

5.4.8. Virksomhedsguiden

Tilsagnsmodtager og eventuelle udførende økonomiske partnere er forpligtede til at beskrive og annoncere virksomhedsrettede tilbud på den fællesoffentlige platform Virksomhedsguiden med Virksomhedsudvikling Danmark som primær udbyder og er desuden ansvarlig for at holde tilbuddene opdateret. Tilbud kan ikke have egne kanaler, fx eget website eller egne sociale medier. Et støttet projekt kan indeholde flere forskellige virksomhedsrettede tilbud, og de skal beskrives og annonceres særskilt, så målgruppen blandt virksomheder (eller iværksættere) kan forholde sig til det enkelte tilbud og ikke til projektet som helhed. Projektets tilbud skal leve op til følgende kriterier på Virksomhedsguiden:

• Tilbuddet skal være rettet mod registrerede virksomheder eller borgere, der ønsker at starte virksomhed (iværksættere).
• Tilbuddet skal beskrives, så målgruppen kan få det nødvendige overblik over indhold og eventuelle krav til virksomhedens deltagelse og/eller udvælgelseskriterier (gennemsigtighed).
• Virksomheders interessetilkendegivelse (ansøgning, tilmelding mv.) skal ske via tilsagnsmodtageres egen hjemmeside, hvorfor annoncen/beskrivelsen på Virksomhedsguiden skal linke til rette sted på tilsagnsmodtagers hjemmeside.
• Med henblik på at give virksomheder overblik over tilbud i erhvervsfremmesystemet skal tilbud oprettes i overensstemmelse med Virksomhedsguidens ydelsestyper (tilbudstyper) og klassifikation af emner. De nuværende ydelsestyper er:
  • Events
  • Kompetenceforløb
  • Sparring
  • Finansiering (herunder tilskud, lån mv.)
  • Programforløb
  • Netværk
  • Innovationssamarbejder

Tilsagnsmodtager og eventuelle udførende økonomiske partnere skal være oprettet som erhvervsfremmeudbyder på Virksomhedsguiden for at oprette tilbud på platformen. Hvis I ikke er oprettet som erhvervsfremmeudbyder på Virksomhedsguiden, kan I kontakte Digital kommunikation og erhvervsfremme i Erhvervsstyrelsen på mail: digitalerhvervsfremme@erst.dk. Den enkelte udførende medarbejder skal af sikkerhedshensyn anvende en digital medarbejdersignatur for at få adgang til Virksomhedsguidens redaktionelle område.

Forpligtelsen til at præsentere aktiviteter på Virksomhedsguiden gælder kun aktiviteter inden for det projekt, der er givet støtte til, og ikke tilsagnsmodtagers aktiviteter generelt. 

Der skal linkes direkte fra tilbuddet placeret på Virksomhedsguiden til fx tilmeldingsmoduler, ansøgningsmoduler, kontaktformularer o. lign. 

Virksomhedsrettet kommunikation om tilbuddene, fx via nyhedsbreve, direct mail eller sociale medier, skal linke til tilbudsbeskrivelsen på Virksomhedsguiden.

I skal kunne dokumentere, at tilsagnsmodtager og andre økonomiske partnere har kommunikeret i overensstemmelse med kravene i kommunikationsforpligtelsen om virksomhedsrettet kommunikation. Det kan fx ske ved at gemme trykte publikationer eller skærmdumps af opslag på sociale medier og tilbud oprettet på Virksomhedsguiden.

5.4.9. Bortfald af DEM-tilskud

Vær opmærksom på, at DEM-tilskuddet kan bortfalde helt eller delvist, og at et allerede udbetalt tilskud kan kræves tilbagebetalt helt eller delvist eventuelt med tillæg af renter, hvis:

1. Ansøger har givet urigtige eller vildledende oplysninger eller fortiet oplysninger af betydning for ansøgningen og tilsagnet.
2. Betingelserne for at yde tilsagn ikke længere er til stede, herunder bl.a. hvis tilsagnsmodtager eller partnere forsømmer deres forpligtelser, herunder overtræder de gældende regler og vilkår for tilsagnet.
3. Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med de godkendte planer og betingelser, herunder, at projektet ikke når de forudsatte mål for output og resultater.
4. Der i øvrigt uberettiget er modtaget tilskud.
5. Der ikke er indsendt statusrapporter, herunder slutrapport eller afsluttende regnskab, rettidigt.  
6. Vilkårene i det accepterede tilsagn ikke er overholdt.
7. Forudsætningerne for tilsagn er væsentligt ændrede, fx at tilsagnsmodtager eller partnere går konkurs, træder i likvidation, tages under rekonstruktionsbehandling, afhændes, eller hvis der foretages udlæg eller arrest hos tilsagnsmodtager eller partnere.
8. Der i øvrigt foreligger omstændigheder, som gør, at tilskuddet ikke kan udbetales.
9. De gældende regler ikke overholdes.27

Erhvervsstyrelsen kan bestemme, at bortfald af tilskud som nævnt under pkt. 1-9, fastsættes forholdsmæssigt under hensyn til proportionalitetsprincippet samt til art og betydning af tilsagnsmodtagers tilsidesættelse af tilsagnsmodtagers forpligtelser. Følgende satser kan anvendes: 

• Ved alvorlige tilsidesættelser af tilsagnsmodtagers forpligtelser som anført i DEM- bekendtgørelsen eller i tilsagnets vilkår, herunder gentagne forsømmelser: Op til 100 pct. af det samlede tilskud.
• Ved mindre alvorlige tilsidesættelser af tilsagnsmodtagers forpligtelser fastsat i DEM- bekendtgørelsen eller i tilsagnets vilkår: Op til 50 pct. af det samlede tilskud.28

Erhvervsstyrelsen kan i særlige tilfælde beslutte, at overstående satser ikke finder anvendelse.29

5.4.10. Opbevarings- og dokumentationskrav 

Tilsagnsmodtager skal være opmærksom på, at denne også efter projektperioden har ansvaret for at opbevare alle relevante oplysninger om projektet, herunder regnskabsbilag, betalingsdokumentation og dokumentation for projektets aktiviteter, da projektet kan blive udtaget til kontrol. 

Dokumentationskravet gælder også efter projektets afslutning, uanset om de økonomiske partnere udskifter eller ændrer elektroniske systemer i projektperioden, fx regnskabs- eller betalingssystemer. 

Opbevarings- og dokumentationskravet skyldes, at Erhvervsstyrelsen, Rigsrevisionen eller den som bemyndiges dertil, skal have adgang til at kontrollere alle relevante oplysninger om projektet.   

Projekter udvælges til kontrol gennem stikprøver. Konsekvensen af en kontrol efter projektperioden kan være, at udgifter – som i første omgang har udløst en udbetaling fra Erhvervsstyrelsen – underkendes og derfor skal tilbagebetales. 

Det er vigtigt, at tilsagnsmodtagere og partnere opbevarer regnskabsmateriale som angivet i bekendtgørelsen. På baggrund af en anmodning skal relevante rapporter, regnskabsmateriale m.v. kunne fremsendes til brug for revision og kontrol. Det betyder konkret for tilsagnsmodtagere og partnere, at nævnte materiale skal opbevares i følgende perioder:

• For projekter, hvori der ikke indgår statsstøtte, skal alle rapporter og alt regnskabsmateriale m.v. opbevares i fem år efter den dato, hvor der er foretaget slutafregning over for projektet på baggrund af det endelige projektregnskab.30 31
• For projekter, hvori der indgår statsstøtte, skal alle rapporter og alt regnskabsmateriale m.v. opbevares i overensstemmelse med EU’s statsstøtteregler. Som udgangspunkt skal I derfor gemme dokumentationen i mindst 10 år regnet fra udgangen af det år, hvor der slutafregnes med Erhvervsstyrelsen.32

5.4.11. Digital underskrift og digital godkendelse

En række dokumenter skal som udgangspunkt underskrives for at være gyldige og kunne anvendes som dokumentation, fx tilsagn, erklæringer, tidsopgørelser, arbejdsbeskrivelser mv. 

Erhvervsstyrelsen accepterer digitale underskrifter på lige fod med underskrifter i hånden. Ved underskrift forstås derfor også underskrift på en skærm, fx via touchscreen eller indsættelse af et billede af en personlig underskrift. Brug af underskrift på en skærm eller via indsættelse af et billede af en underskrift skal altid ske af personen selv, da dette sidestilles med fysisk underskrift i hånden. 

En underskrift kan erstattes af en digital godkendelse, dvs., hvor godkendelsen ikke er den personlige under skrift, men i stedet foretages via et personligt certifikat eller en godkendelseskode, som kun godkenderen besidder. 

Hvis der anvendes digital godkendelse, skal godkenderen kunne identificeres på personniveau. Hvis der anvendes navnebeskyttede elektroniske underskrifter, skal godkendelsen efterfølgende kunne verificeres som tilhørende medarbejderen eller deltageren på anerkendte hjemmesider fra fx Penneo eller Digitaliseringsstyrelsen. 

Der kan ikke anvendes: 

• Computergenerede underskrifter fra f.eks. Word, Adobe eller lignende uanset skrifttype.
• Godkendelse via mail. 

Uanset metode for underskrift/godkendelse skal datoen for underskrift/godkendelse være identificerbar.

Senest to måneder efter projektets afslutning skal der indsendes slutrapportering til Erhvervsstyrelsen. 

Slutrapporteringen indeholder samme elementer som de årlige afrapporteringer, jf. afsnit 5.4.4 Årlige statusafrapporteringer til Erhvervsstyrelsen. 

Udover den årlige statusrapport skal slutafrapporteringen også indeholde en slutrapport. Hvis projektet er slutevalueret af ekstern evaluator, kan denne slutevalueringsrapport erstatte slutrapporten.

Denne slutrapport udarbejdes i Erhvervsstyrelsens skabelon hertil og har ikke kun fokus på projektets sidste afrapporteringsperiode, men er i stedet en beskrivelse af hele projektforløbet sammenholdt med projektets oprindelige formål, hovedaktiviteter, output samt resultater. Slutrapporten beskriver derudover de væsentligste erfaringer fra projektet, samt hvordan projektets resultater planlægges anvendt efter projektets afslutning. Slutrapporten skal underskrives af den eller de tegningsberettigede for tilsagnsmodtager. Som nævnt kan en slutevalueringsrapport fra en ekstern evaluator fungere som slutrapport. En slutevalueringsrapport skal ikke underskrives af tilsagnsmodtagers tegningsberettigede, som en slutrapport skal. 

Er det samlede tilsagn om tilskud under 500.000 kr., skal der indsendes slutrapport, slutregnskab samt ledelseserklæring, dvs. at der ikke stilles krav om revision.33

Er der krav om revision, vil der være krav om en revisorerklæring, der viser projektets totale, akkumulerede forbrug og finansiering, fordelt på de godkendte udgifts- og finansieringsposter. Ved det afsluttende regnskab vil revisor ofte efterspørge dokumentation, som I ikke har udleveret tidligere. Revisor vil også sikre sig, at projektet har brugt tilskuddet til det godkendte formål, og I vil få lejlighed til at dokumentere jeres mål- og resultattal.