Jeres projekt skal aflevere slutrapportering inkl. slutregnskab, når projektperioden er slut. I jeres tilsagn om EU-tilskud står, hvor længe I har til at aflevere den afsluttende rapportering.
Revisors kontrolbesøg
I løbet af projektets levetid foretager revisor mindst ét projektbesøg. Projektbesøgets formål er at kontrollere, at der faktisk findes et konkret projekt, herunder at aktiviteterne er gennemført, og at produkter/tjenester er leveret i overensstemmelse med betingelserne i tilsagnet.
Afsluttende regnskab og slutudbetaling
Slutrapporteringen skal indeholde en opgørelse over alle projektrelaterede udgifter og indtægter. Når slutrapporteringen er indsendt til revision, er det ikke længere muligt at tilføje udgifter. Vær derfor opmærksom på at få alle udgifter med.
Kravene til slutrapporteringen er de samme som til de halvårlige afrapporteringer, men I skal også indsende en slutrapport.
Her skal I blandt andet redegøre for:
- Projektets aktiviteter, output og resultater
- De væsentligste erfaringer fra projektet
- Hvordan projektets resultater planlægges anvendt efter projektets afslutning.
Erhvervsstyrelsen sender en kopi af slutrapporteringen til revisor. Herefter vil revisor kontakte jer for at få eventuelt manglende bilag eller for at få uddybende oplysninger. Bagefter afgiver revisor sin endelige revisionserklæring med kopi til Erhvervsstyrelsen.
Når styrelsen har gennemgået jeres afrapportering og har fået svar på eventuelle forespørgsler, foretages slutudbetaling.
Gem dokumentation og bilag fra projektet
Det er vigtigt, at I gemmer projektets bilag og dokumentation for de udgifter, der er afholdt i projektet - også efter projektperioden. Der er nemlig flere kontrolinstanser i EU-systemet:
- Erhvervsstyrelsens EU-controllere
- Rigsrevisionen
- Den Europæiske Revisionsret
- EU-Kommissionen
Projekter udvælges til kontrol gennem stikprøver, og derfor kan det samme projekt få kontrolbesøg flere gange. Konsekvensen af en kontrol efter projektperioden kan være, at udgifter - som i første omgang har udløst en udbetaling fra Erhvervsstyrelsen - underkendes og derfor skal tilbagebetales. Derfor er det vigtigt, at I gemmer jeres bilag fra projektet.
Kontakt
Kontakt Decentral Erhvervsfremme i Erhvervsstyrelsen, hvis I vil vide mere om afslutning af projekter med EU-midler.
Telefon: 3529 1700
Email: de@erst.dk