Materiale til 2014-2020-projekter

To gange årligt skal I sende en elektronisk afrapportering til Erhvervsstyrelsen. I skal opgøre afrapporteringen ved udgangen af februar og august måned, medmindre I har aftalt andet med jeres sagsbehandler.

Afrapporteringens to primære formål

Afrapporteringen er en løbende opfølgning på, om projektet gennemføres som planlagt og skaber de forventede resultater.

Afrapporteringen danner grundlag for udbetaling af EU-tilskuddet til projektet. Derfor er det vigtigt, at afrapporteringen er fyldestgørende og korrekt.

Projektredegørelse

I projektredegørelsen skal tilsagnsmodtager give en kortfattet og præcis beskrivelse af, om projektet gennemføres som planlagt og skaber de ventede resultater.

I projektredegørelsen skal følgende punkter indgå:

• Projektets fremdrift
• Projektets økonomi
• Projektets organisering
• Udbudsregler, markedspris og sund finansforvaltning
• Offentliggørelse og information om projektet
• Partnere der har afholdt udgifter for mere end 2.5 mio. kr. samt øvrige forhold af relevans for projektets status
• Projektets håndtering af forbehold fra forrige regnskab
• Forslag til forbedringer af projektadministration

Slutrapport

Det er vigtigt at få beskrevet de vigtigste resultater og samlet op på de gode - og eventuelt mindre gode - erfaringer, når et projekt slutter. Erfaringerne skal bruges til læring og input til at skabe endnu bedre og mere effektfulde projekter i fremtiden.

Tilsagnsmodtager skal derfor beskrive projektets resultater og erfaringer i slutrapporten. Slutrapporten skal afleveres til Erhvervsstyrelsen samtidig med det afsluttende regnskab for projektet.

Hvert halve år skal I følge op på de indikatorer og måltal, I har opstillet for jeres projekt. På den måde kan I selv, Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse og Erhvervsstyrelsen vurdere, om projektets aktiviteter gennemføres som planlagt og skaber de output og effekter, som var forventet.

Jeres afrapportering skal indeholde:

• Et opdateret indikatorskema for projektet. Skemaet skal indeholde de hovedaktiviteter, output og eventuelle effekter, som projektet har leveret. Tallene skal være opgjort på indikatorer og sammenholdt med projektets måltal (succeskriterier).
• Projektets perioderegnskab
• En opdateret registrering af projektets økonomiske partnere og statsstøttemodtagere
• Hvis projektet har fået tilskud fra Socialfonden, skal afrapporteringen også indeholde en opdateret registrering af personer, som skal udfylde start-slut skemaer
• En projektredegørelse

I er økonomisk partner, hvis I afholder udgifter, der indgår i projektregnskabet, fx lønudgifter eller udgifter til ekstern konsulentbistand. 
Eksempler på økonomiske partnere er:

• Jeres virksomhed eller institution er med i planlægningen og gennemførelsen af projektet, fx en del af projektgruppen og/eller projektets styregruppe.
• Jeres virksomhed er med i et projekt alene med henblik på udvikling af selve virksomheden.
• Du er iværksætter og på vej til at etablere eller udvikle en virksomhed i projektet.
• Jeres virksomhed eller institution er med i et projekt, fordi en eller flere af virksomhedens ansatte deltager i et kompetenceudviklingsforløb, der gennemføres i projektet.

Særlige dokumentationskrav for økonomiske partnere

Som økonomisk partner skal I leve op til bestemte dokumentationskrav. Det gælder både, når udgifter vedrører lønninger til dig selv eller dine medarbejdere, og når I køber varer eller ydelser hos en ekstern leverandør.

Hvis jeres dokumentation ikke lever op til kravene, risikerer I, at udgiften ikke kan støttes – også selvom den allerede er afholdt.

I kan læse mere om kravene i støtteberettigelsesreglerne, særligt i afsnittene om:

• Løn og underhold
• Udgifter til eksterne

Er I med i projektudvikling og -gennemførelse?

Hvis jeres virksomhed eller institution er med i planlægningen og gennemførelsen af et projekt og skal have støtte til jeres udgifter, skal den tegningsberettigede underskrive en særlig partnererklæring.

Er I med i udviklings- og kompetenceudviklingsforløb for virksomheder og ansatte?

I skal udfylde en partnererklæring, hvis en eller flere ansatte i jeres virksomhed eller institution deltager i et projekt for at udvikle jeres virksomhed, institution eller ansatte gennem nye kompetencer.

Her finder I vejledninger til de kontoplaner, I skal anvende i forbindelse med jeres projekt. Valget af kontoplan afhænger af, hvilken fond I får støtte fra, og hvordan jeres projekt er tilrettelagt. Administrationen af projektet og niveauet af dokumentationskrav afhænger af jeres valg af kontoplan.

I finder også den aktuelle standardsats for løn og Deloittes priser på revision. 

Standardsats

• Underholdssats for 2023: 123,04 kr.

Find materiale til registrering af timer for projektmedarbejdere og projektdeltagere.

Skemaer til projektmedarbejdere

Skemaer til projektdeltagere

Mødeprotokol for projektdeltagere

Behandling af personoplysninger

I skal kende støtteberettigelsesreglerne, når I søger tilskud fra EU’s strukturfonde. I støtteberettigelsesreglerne kan I fx læse om statsstøtte, markedsafsøgningsregler og om, hvordan I håndterer lønudgifter.

Tilsagnsmodtager er forpligtet til at sikre, at vilkårene om statsstøtte er overholdt.

Læs mere om reglerne i materialet: