3: Afrapportering

I skal løbende afrapportere, hvordan jeres projekt skrider frem. Læs om kravene til de halvårlige afrapporteringer, og find materiale til at lave registreringer og afrapportering i 2021-2027.

  • Opdateret 17. maj 2022

Afrapportering for 2014-2020-projekter

Materialet her på siden er til 2021-2027-projekter. 

To gange årligt skal I sende en afrapportering til Erhvervsstyrelsen. 
I skal opgøre afrapporteringen på de opgørelsestidspunkter som fremgår af jeres tilsagn.

Afrapporteringens to primære formål

  • Løbende opfølgning på om projektet aktiviteter gennemføres som planlagt og skaber de forventede output og resultater.
  • Udgiftsgrundlaget for udbetaling af EU-tilskuddet til projektet. 
  • Det er vigtigt, at afrapporteringen er fyldestgørende og korrekt.

Projektrapporteringsværktøj - PRV

Alle projekter, der får EU-tilskud, skal bruge Erhvervsstyrelsens projektrapporteringsværktøj PRV.

PRV bruges til at:

  • Registrere økonomiske partnere og statsstøttemodtagere
  • Registrere projektets indikatorer og afholdte udgifter
  • Se og indsende projektbudgetter, afrapporteringer, perioderegnskaber, slutregnskab, slutrapporter, regnskabsmateriale, evalueringsoplysninger m.v.

Materiale til afrapportering

Projektredegørelse

I projektredegørelsen skal tilsagnsmodtager give en kortfattet og præcis beskrivelse af, om projektets aktiviteter gennemføres som planlagt og skaber de ventede output og resultater.

I projektredegørelsen skal følgende punkter indgå:

  • Projektets aktivitets- og outputmæssige fremdrift
  • Projektets økonomi
  • Projektets organisering
  • Udbudsregler, markedsafsøgning og sund finansforvaltning
  • Offentliggørelse og information om projektet
  • Partnere der har afholdt udgifter for mere end 2.5 mio. kr. samt øvrige forhold af relevans for projektets status
  • Projektets håndtering af forbehold fra forrige regnskab

Slutrapport

Det er vigtigt at få beskrevet de vigtigste resultater og samlet op på de gode - og eventuelt mindre gode - erfaringer, når et projekt slutter. Erfaringerne skal bruges til læring og input til at skabe endnu bedre og mere effektfulde projekter i fremtiden.

Tilsagnsmodtager skal derfor beskrive projektets resultater og erfaringer i slutrapporten. Slutrapporten skal afleveres til Erhvervsstyrelsen samtidig med det afsluttende regnskab for projektet.

Hvert halve år skal I følge op på de indikatorer og måltal, der er opstillet for jeres projekt. På den måde er det muligt løbende at vurdere - også for jer selv - om projektets aktiviteter gennemføres som planlagt og skaber de output og resultater, som var forventet.

Jeres afrapportering skal indeholde:

  • En opdateret opgørelse af på de realiserede aktiviteter, output og resultater. 
  • En opdateret registrering af projektets økonomiske partnere og statsstøttemodtagere
  • Hvis projektet har fået tilskud fra Socialfonden, skal afrapporteringen også indeholde en opdateret registrering af deltagernes start- og slutoplysninger.
  • En projektredegørelse
Effektkæde-grafik

Tilsagnsmodtager er forpligtet til at sikre, at vilkårene om statsstøtte er overholdt.

Vi har udarbejdet en række eksempler på beregninger, som vi opfordrer projekter til at læse.
 

Startpakke med relevante dokumenter

Hent en startpakke med alle vigtige dokumenter og vejledninger til brug i projekter med midler fra Regionalfonden eller Socialfonden Plus.

Kontakt os ved ændringer i projektet

Når jeres projekt er i gang, skal I løbende forholde jer til, om projektets indhold rent faktisk svarer til det, I har fået EU-tilskud til.
Sker der væsentlige ændringer, kan forudsætningen for tilsagnet til jeres projekt have ændret sig. Derfor skal I kontakte os, hvis der sker væsentlige ændringer i projektet.
Det gælder fx ændringer i:

  • Aktiviteter og output
  • Kredsen af økonomiske partnere
  • Projektperioden
  • Budgettet
  • Det tilskud, som virksomheder får i projektet
  • Resultater
  • Antallet af deltagere eller virksomheder.

Er I i tvivl, så kontakt jeres sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. Styrelsen vurderer, om ændringen er væsentlig. 
Det er vigtigt, at ændringer godkendes af Erhvervsstyrelsen, før I implementerer dem. Hvis projektet ikke gennemføres som godkendt, kan I risikere, at jeres projekt ikke kan støttes - også selvom udgifterne er afholdt.
 

Revision og udbetaling

I skal sende jeres halvårlige afrapportering til Erhvervsstyrelsen via PRV. Erhvervsstyrelsen tjekker, om jeres afrapportering indeholder de nødvendige oplysninger, dokumenter m.v. 

Herefter sender styrelsen en kopi af afrapporteringen til revisor, som vil kontakte jer om stikprøver eller for at få uddybende oplysninger. Herefter afgiver revisor sin revisionserklæring med kopi til Erhvervsstyrelsen.

Når styrelsen har gennemgået jeres afrapportering og har fået svar på eventuelle forespørgsler, får I udbetalt EU-tilskuddet.

Regelsamling

Vi har samlet de regler, I bør kende, når I gennemfører et EU-støttet projekt. 

Kontakt

Kontakt Decentral Erhvervsfremme i Erhvervsstyrelsen, hvis I vil vide mere om afrapportering.

Telefon: 3529 1700

Email: [email protected]