Alle taler om digitalisering: Kenneth og Brian gjorde det bare

Digitalisering står højt på mange virksomheders to-do-liste, men ofte strander de gode hensigter i travlhed og ordrer. 

Sådan var det også for et par år siden i virksomheden Syd Elektro i Sønderborg. Indehaverne – Brian B. Jessen og Kenneth Møller – arbejdede døgnet rundt, aftener og weekender, og der var ikke ordentlig tid til udvikling og ledelse. Løsningen kom fra EU-projektet Compress, som sendte konsulent Niels Otten ud i virksomheden for at hjælpe med en ordentlig omgang digitalisering og et løft af indehavernes digitale kompetencer. 

”Systemerne gør en kæmpeforskel”

I dag er meget forandret i virksomheden, som laver automatikløsninger og fremstiller og reparerer elmotorer og transmissioner. Der er blandt andet indført digital timeregistrering, og produktionen planlægges nu digitalt på storskærm.

Brian B. Jessen forklarer:

”Systemerne gør en kæmpeforskel – de giver overblik og prioritering, og de har aflastet os som ledere helt enormt meget. Den digitale produktionsplan har givet en helt anden tilgang - tidligere sad vi med en kæmpestor stak papirer og regnede det hele manuelt ud. Nu kører produktionen med de nye digitale systemer, og vi kan 100 pct. fokusere på ledelse og opsøgende salg.” 

Kenneth Møller tilføjer:

”I det gamle analoge system havde vi ordresedler liggende i en bunke, og vores folk tog ordrerne i tilfældig rækkefølge, så vi oplevede overskridelser på leveringsfristen. Nu har vi elimineret op mod 90 pct. af de problemer, vi havde med ordrehåndtering.” 

Den digitale timeregistrering betyder samtidig, at de ansatte nu kan få overblik over arbejdstid, afspadsering, overarbejde og ferieafvikling. Også lønkørslen er blevet digital.

”Tidligere tog det tre til fem timer om måneden at køre løn – nu varer det 20 min,” fortæller Brian B. Jessen.

SMV’er digitaliserer for at forbedre

Langt de fleste SMV’er, der går ind i digitalisering, gør det for at forbedre deres produktivitet og optimere forretningen, viser nye tal fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses virksomhedspanel.
Også ønsket om at yde en hurtigere og bedre service til kunderne er et vigtigt element for SMV’erne, og det tæller også, at digitalisering kan trimme driftsomkostningerne. 

Syd Elektro har i nogle år haft beskedne vækstrater og højst fem ansatte. For et par år siden indså Brian B. Jessen og Kenneth Møller, at de kunne få mere vækst med 10-12 ansatte.

Kenneth Møller forklarer:

”Der er stor forskel på at være en lille eller en større virksomhed. Med flere personer at fordele ansvaret og opgaverne på kan vi fokusere på at være ledere og sælgere. Men vækst kræver, at vi kan håndtere flere ordrer, og derfor måtte vi i gang med digitalisering."  

Også andre forhold stiller krav til SMV’erne om øget digitalisering. Fra 1. januar 2023 betyder en ændring af bogføringsloven, at virksomheder skal opbevare alt bilagsmateriale digitalt. Også kundernes behov stiller krav til digitaliseringsniveauet:

”Vi skal klare det, som kunderne ønsker: De store opgaver med lang deadline og her-og-nu-opgaverne, hvor vi skal rykke med dags varsel. Det stiller krav til et velfungerende og digitaliseret varelager,” fortæller Brian B. Jessen.

Forløbet med digitalt kompetenceløft er gennemført med hjalp fra EU-projektet Compress, som drives af uddannelsesinstitutionen Tietgen i Odense og er støttet med 34,2 mio. kr. fra EU’s Socialfond. Målet i EU-projektet er at tilføre SMV’erne viden- og kompetenceudvikling, der kan styrke konkurrenceevnen.
 
Foreløbig har 90 virksomheder været igennem et forløb som Syd Elektro. Forløbene følger den model, som Compress har udviklet: Først afklares virksomhedens behov, og derefter igangsættes forløbet, der ofte kan vare flere år.

Projektleder Charlotte Birkshøj, Compress:

”Når vi har afklaret virksomhedernes behov, bliver vi hos virksomhederne og arbejder med dem. Ofte holder vi pause, mens de indarbejder deres tilegnede kompetencer, og starter så igen. Og vi forlader ikke virksomheden, før vi kan se, at kompetenceløftet er indarbejdet i virksomheden.”

Konsulent løsner den mentale håndbremse

I Syd Elektro er det konsulenten Niels Otten, der har været den gennemgående figur. Hans erfaring er, at det ofte varer to år, inden kompetenceløftet har flyttet en virksomhed: 

”Jeg starter med at lede efter den mentale håndbremse. Den sidder som regel mellem ørerne på ledelse og ansatte, og når vi har fået den løsnet, går det over stok og sten.”

Brian K. Jessen er enig:

”Det er vigtigt at man har mindsettet og er klar til at tænke i digitalisering. Tidligere arbejdede vi lidt i blinde, inden Niels kom og sendte os i den rigtige retning.”

Niels Ottens mange besøg hos Syd Elektro har skabt en digital læringsproces hos Kenneth Møller og Brian K. Jessen. Blandt andet har de to chefer selv konstrueret en energiberegner, og læringen fra Niels Ottens mange små lektioner i Excel er endt i en database, hvor al information om virksomhedens produkter, services, løsninger og erfaringer er lagret. 

”Vi har sparet tid med det, Niels har lært os, men samtidig er der opstået en masse nye opgaver, og vi har selv fået nye ideer og visioner som vi ønsker at forfølge,” forklarer Kenneth Møller.

De to ejerledere har med det digitale kompetenceløft for alvor fået mod på en fremtid med vækst. Brian B. Jessen giver et bud:

”Vi regner med at være færdige med vores digitaliseringsløft om et år, og om fem år er vi nok fem mand mere.”

Og Kenneth Møller tilføjer:

”Vi er lige nu ved at sammensætte et advisory board, som har én opgave: At skabe vækst.”