Vejledning om Allonge til Vejledning om Støtteberettigelse 2021-2027 - Fonden for Retfærdig Omstilling

Denne allonge finder anvendelse for alle projekter, der får støtte fra Fonden for Retfærdig Omstilling. Allongen erstatter afsnit 8 ”Støtteberettigede udgiftstyper” og afsnit 10 ”Kontoplaner – udgiftsmodeller” i "Vejledning om Støtteberettigelse 2021-2027".

Der er fastlagt en række kontoplaner, som indeholder forskellige muligheder for at medtage udgifter og metoder til beregning af udgifterne. Valget af kontoplan sker i forbindelse med ansøgningen. Som udgangspunkt er der frit valg af kontoplan, medmindre der i den annoncering, hvorunder projektet søges, er stillet krav om anvendelse af en bestemt kontoplan. Når der er givet tilsagn, er det ikke muligt at skifte kontoplan. 

Det er vigtigt grundigt at overveje, hvilken kontoplan der er den rette for netop det projekt, I skal gennemføre. Årsagen til det er, at muligheden for at gennemføre projektet smidigt og succesfuldt kan påvirkes af valget af kontoplan. Det kan det, fordi de forskellige kontoplaner giver forskellige muligheder for at medtage udgifter i støttegrundlaget, og har forskellige regler for, hvordan det udokumenterede tillæg beregnes. 

Nedenfor beskrives de enkelte udgiftstyper, der kan indgå i projektets støttegrundlag, hvis den valgte eller anviste kontoplan giver mulighed herfor. Læs mere om de enkelte kontoplaner nedenfor. Der henvises i øvrigt til kontoplanvejledningerne, hvor udgiftstyperne og kontoplanerne er nærmere beskrevet. 

Hvis kontoplanen giver mulighed herfor, kan lønudgifter til projektarbejde indgå i projektets støttegrundlag. I kan læse mere om lønudgifter til projektarbejde i afsnit 11.3 ”Projektarbejde” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Hvis kontoplanen giver mulighed herfor, kan lønudgifter til projektdeltagelse indgå i projektets støttegrundlag. I kan læse mere om lønudgifter til projektdeltagelse i afsnit 11.4 ”Projektdeltagelse” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets udgifter til køb af ekstern bistand kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til ekstern bistand kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Udgifter til ekstern bistand/eksterne ydelser kan fx være konsulenthonorar i forbindelse med rådgivning af virksomheder, køb af analyser eller bistand til udviklingsopgaver i forbindelse med projektets aktiviteter. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af ekstern bistand skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets udgifter i forbindelse med de obligatoriske revisionsydelser kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til revisor kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Vær opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen har udpeget en revisor til at gennemføre revisionen for alle projekter, jf. afsnit 16 ”Revision af projektet” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027, og at det kun er udgifter hertil, som kan konteres som revisionsudgifter.

Indkøb af anden revisionsbistand skal indgå i støttegrundlaget som ekstern bistand, og kan alene medtages, hvis principperne om sparsommelighed og projektrelevans er overholdt.

Projektets udgifter i forbindelse med obligatorisk midtvejs- og/eller slutevaluering kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til evaluering kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Vær opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen har udpeget en evaluator til at gennemføre midtvejsevaluering og evt. slutevaluering af projektet, jf. afsnit 19 ”Evaluering af projektet” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027. Det er kun udgifter hertil, som kan konteres som evalueringsudgifter.

Hvis det i jeres projekt er besluttet, at der gennemføres en midtvejs- og/eller slutevaluering, vil dette fremgå af tilsagnet om EU-støtte.

Som udgangspunkt kan der ikke gives tilskud til anden evaluering end den evaluering, som gennemføres af den af Erhvervsstyrelsen udpegede fælles evaluator. Erhvervsstyrelsen kan dog godkende yderligere indkøb af evaluering, hvis dette vurderes at være relevant og nødvendigt for projektets gennemførelse. Hvis det godkendes, skal indkøb af anden evaluering indgå i støttegrundlaget som ekstern bistand. Sådan en udgift kan alene medtages, hvis principperne om sparsommelighed og projektrelevans er overholdt.

Projektets annonceringsudgifter kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til annoncering kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Eksempler på annonceringsudgifter kan være udgifter til annoncering af events eller information om projektets aktiviteter og resultater. Der kan eksempelvis være tale om annonceringsudgifter i aviser eller på sociale medier. Bemærk, at disse udgifter ikke har noget at gøre med den annoncering/det ansøgningsmateriale, der er beskrevet i afsnit 2.11 ”Annoncering og ansøgningsrunde” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Hvis en ekstern konsulent indkøbes til at udarbejde materiale i forbindelse med annonceringer, skal udgifterne hertil konteres som ekstern bistand. Anvendt tid ved tilsagnsmodtager eller ved projektets økonomiske partnere på annonceringer skal medtages som projektarbejde.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Annonceringsudgifter skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets udgifter til rejser, kost og logi kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til rejser, kost og logi kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Eksempler på udgifter til rejser, kost og logi kan være udgifter til transport, bespisning og overnatning i forbindelse med projektrelevante aktiviteter, samt fortæring til projektmøder, hvis fortæringen er indkøbt eksternt.

Udgifter til intern fortæring, dvs. kaffe/te, mødefortæring ved interne møder og køb fra intern kantine falder ind under indirekte og øvrige udgifter, og er dermed dækket af det udokumenterede tillæg. Disse udgifter er derfor ikke støtteberettigede under denne kontolinje.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til rejser, kost og logi skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

1.7.1 Kørsel i egen bil

Udgifter til kørsel i egen bil kan medtages uden ekstern faktura, men kan i stedet dokumenteres via intern rejseafregning. Det skal fortsat kunne dokumenteres, at kørselsrefusionen er betalt af en økonomisk partner i projektet, og at den er projektrelevant.

Udgifter til kørsel i egen bil kan maksimalt udgøre den faktiske refusion, medarbejderen har modtaget. Endvidere kan udgiften til kørsel i egen bil maksimalt udgøre et beløb svarende til de statslige takster for kørselsrefusion. Hvis en medarbejder har fået en højere betaling end statens takster, kan differencen ikke indgå i de støtteberettigede udgifter. 

Statens takster oplyses af Skattestyrelsen.

Udgifter til certificering kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til certificering kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Udgifter til certificering kan være et certificeringsgebyr i forbindelse med en virksomheds certificering, hvor certificering af virksomheden bidrager til projektets formål.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til certificering skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Udgifter til ikke-refundérbar moms vedrørende projektets direkte udgifter kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til moms kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Eksterne udgifter skal placeres under den relevante udgiftskategori ekskl. moms, og momsudgiften skal konteres særskilt under udgiftskategorien moms.

Projektet kan kun få støtte til momsudgifter, hvis den økonomiske partner, som har afholdt udgiften, ikke er berettiget til momsrefusion, dvs. hvis momsudgiften er ikke-refundérbar.

Udgifter til moms dokumenteres med den eksterne faktura, der anvendes som dokumentation for den direkte udgift. Projektet skal endvidere kunne dokumentere, at momsen er ikke-refundérbar. 

For nærmere vejledning om den skatteretlige behandling af moms, hvortil der er modtaget støtte, henvises til Skattestyrelsen.

Udgifter til større anskaffelser af materialer mv. (over 10.000 kr.), hvor det indkøbte anvendes i forbindelse med gennemførelse af projektaktiviteterne, herunder også hvis der indkøbes udstyr til brug i forbindelse med gennemførelse af projektets aktiviteter, kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til materialer mv. i forbindelse med projektgennemførelsen kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Bemærk, at udgifter til projektdriften/administrationen, dvs. skriveborde, kontorstole, computere, skærme, printere, telefoner, kontorartikler, it-licenser, telefoni, internet, porto mv. dækkes af det udokumenterede tillæg og kan derfor ikke medtages som direkte udgift i projektet. Det samme gælder leje, leasing og afskriv-ninger/værdiforringelse af eksisterende software, hardware, udstyr, materiel og bygninger som anvendes i projektgennemførelsen eller som indskydes i projektet. Det er dermed kun nyerhvervelser der kan støttes som en direkte udgift i regnskabet.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til materialer mv. skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i vejledning om støtteberet-tigelse 2021-2027.

Småanskaffelser 

Anskaffelse af materialer mv. til en værdi på eller under 10.000 kr. (ekskl. moms) kan ikke medtages i støtte-grundlaget som en direkte udgift. Et sådant indkøb anses som ”småanskaffelser” og dækkes af det udoku-menterede tillæg. Vær særlig opmærksom på mængdekøb, hvor indkøbets værdi overstiger 10.000 kr. ved køb af større mængde/flere genstande. Et indkøb skal afspejle projektets reelle behov, og ved mængekøb skal der kunne redegøres for mængden og dets projektrelevans og nødvendighed.

Projektets udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis formålet med projektet alene er at gennemføre investeringer i anlæg, maskiner eller udstyr, men ikke at anvende disse i projektets aktiviteter. Udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer kan kun medtages, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Eksempler på udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med en investering kan være udgifter til køb af maskiner og udstyr i forbindelse med anlægsinvesteringen, udgifter til installation/opførelse af anlægsinvesteringen, som er nødvendige for dens funktion, eller udgifter til evt. rådgivning i forbindelse med ibrugtagning af anlægsinvesteringen.

Udgifter til materialer i forbindelse med anlægsinvesteringer kan konteres under anlæg, maskiner og udstyr. Køb af materialer kan placeres under anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer, hvis formålet med projektet er at gennemføre investeringen, hvorefter projektet afsluttes. Hvis materialerne derimod indkøbes til anvendelse i forbindelse med projektarbejdet/projektgennemførelsen, skal udgiften placeres under ”Materialer mv.”, jf. ovenfor.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets udgifter til køb af rettigheder, dvs. patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Eksempler på udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan være køb af licenser til software, produktionslicenser eller rettigheder til anvendelse af et patent i forbindelse med projektrelaterede investeringer, hvor køb af dette er nødvendig for dets funktion og ibrugtagning.

Denne kontogruppe vedrører indkøb af nødvendige rettigheder i forbindelse med investeringer. Hvis projektet indeholder udgifter til patentansøgninger ol. som følge af nyudviklede produkter mv., skal sådanne udgifter konteres som ekstern bistand.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets udgifter til køb af bygninger kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til køb af bygninger kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af bygninger skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets udgifter til køb af jord kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til køb af jord kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Bemærk, at udgifter til køb af jord maksimalt kan udgøre 10 pct. af de samlede støtteberettigede udgifter. For forladte grunde og tidligere industrigrunde med bygninger hæves denne grænse til 15 pct. 

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af bygninger skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud” i vejledning om støtteberettigelse 2021-2027.

Projektets øvrige udgifter er altid dækket af det udokumenterede tillæg, som projektet modtager. Udgifter, som ikke kan kategoriseres under de ovenfor omtalte udgiftstyper, falder ind under kategorien ”Øvrige udgifter”, herunder:

• Husleje, el, vand, varme.
• Småanskaffelser af materialer mv. (under 10.000 kr.)
• Driftsudgifter i forbindelse med projektgennemførelsen, dvs. skriveborde, kontorstole, computere, skærme, printere, telefoner, kontorartikler, it-licenser til projektdrift, telefoni, internet, porto og øvrige udgifter, der følger af projektgennemførelsen.
• Afskrivninger på eksisterende software, hardware, udstyr, materiel og bygninger som anvendes i forbindelse med projektgennemførelsen eller som indskydes i projektet i forbindelse med investeringer.
• Leje og leasing i forbindelse med projektgennemførelsen.
• Rengøring, pedel/vicevært, reception, reparation og vedligehold af kontorlokationer.
• Intern it-service/support i forbindelse med projektadministrationen.
• Bankudgifter/gebyrer og andre finansielle udgifter.
• Forsikringer.
• Intern fortæring, dvs. kaffe/te, mødefortæring ved interne møder, køb fra intern kantine mv.

Beregningen af det udokumenterede tillæg afhænger af, hvilken kontoplan der anvendes i projektet. I kan læse mere om de forskellige kontoplaner i afsnit 2 i denne allonge.

Hvilken kontoplan/udgiftsmodel og dermed hvilke konti projektet kan benytte sig af, afhænger af, hvilket udokumenteret tillæg projektet ønsker at gøre brug af. Den valgte kontoplan skal anvendes af alle projektets partnere. 

Valget af kontoplan sker i forbindelse med ansøgningen. Som udgangspunkt er der frit valg af kontoplan, medmindre der i den annoncering, hvorunder projektet søges, er stillet krav om anvendelse af en bestemt kontoplan.

Det er ikke muligt at skifte kontoplan, efter et tilsagn er givet. Det kan dog være muligt at ændre kontoplan forud for tilsagn. Dette kan være efter henvendelse fra ansøger, eller hvis Erhvervsstyrelsen finder det relevant at opfordre ansøger til at anvende en anden kontoplan, fx hvis det kan lette administrationen af projektet for tilsagnsmodtager og de økonomiske partnere.

Det er vigtigt grundigt at overveje, hvilken kontoplan der er den rette for netop det projekt, I skal gennemføre. Årsagen til det er, at muligheden for at gennemføre projektet smidigt og succesfuldt kan påvirkes af valget af kontoplan. Det kan det, fordi de forskellige kontoplaner giver forskellige muligheder for at medtage udgifter i støttegrundlaget, og har forskellige regler for, hvordan de udokumenterede tillæg beregnes.

I figuren herunder kan I se de forskellige kontoplaner. For en fuld beskrivelse bør I læse de enkelte afsnit.

Tabel 1. Oversigt over kontoplaner

Der henvises i øvrigt til kontoplanvejledningerne, hvor udgiftstyperne og kontoplanerne er nærmere beskrevet (se links i afsnit 1). 

40 pct.- kontoplanen er fordelagtig for løntunge projekter. Kontoplanen minimerer dokumentationskravene, da der alene skal fremvises dokumentation for udgifter til projektarbejde og projektdeltagelse. 

Ved brug af 40 pct.-kontoplanen beregnes et tillæg på 40 pct. af udgifterne til projektarbejde til dækning af alle andre udgifter i projektet.

Følgende udgiftstyper kan indgå i FRO-projekter, der benytter sig af denne kontoplan: Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektdeltagelse 

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

20 pct.- kontoplanen er fordelagtig for projekter med fokus på støtte til private virksomheders indkøb af konsulentydelser og investeringer. Kontoplanen minimerer dokumentationskravene, idet udgifter til projektarbejde ikke skal dokumenteres, for at projektet kan modtage støtte hertil. Kontoplanen giver endvidere mulighed for at opnå støtte til alle støtteberettigede udgiftstyper ud over projektarbejde.

Ved brug af 20 pct.-kontoplanen beregnes et tillæg på 20 pct. af projektets direkte udgifter udover udgifter til projektdeltagelse. Tillægget på 20 pct. gives til dækning af projektets udgifter til projektarbejde. Derudover vil der blive beregnet et tillæg på 7 pct. af projektets direkte udgifter udover udgifter til projektdeltagelse til dækning af øvrige udgifter.

Vær særligt opmærksom på, at kontoplanen ikke kan anvendes af projekter, hvori der medtages udgifter fra offentlige eller offentligretlige økonomiske partnere som overstiger tærskelværdierne1 for EU-udbud.2 I sådanne tilfælde henvises til de øvrige kontoplaner.

Følgende udgiftstyper kan indgå i FRO-projekter, der benytter sig af denne kontoplan: 

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Certificeringer
• Materialer mv.
• Moms

Udgifter til investeringer

• Anlæg/maskiner/udstyr
• Patenter/knowhow/licenser
• Bygninger
• Jord

Udgifter til projektdeltagelse

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

Denne kontoplan giver fuld fleksibilitet til udgifter og projektaktiviteter, idet kontoplanen giver mulighed for at opnå støtte til alle støtteberettigede udgiftstyper. 

Ved brug af denne kontoplan beregnes et tillæg på 7 pct. af projektets direkte udgifter med undtagelse af udgifter til projektdeltagelse. Tillægget skal anvendes til dækning af projektets øvrige udgifter.

Følgende udgiftstyper kan indgå i FRO-projekter, der benytter sig af denne kontoplan: 

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Certificeringer
• Materialer mv.
• Moms

Udgifter til investeringer

• Anlæg/maskiner/udstyr
• Patenter/knowhow/licenser
• Bygninger
• Jord

Udgifter til projektdeltagelse

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

15 pct.-kontoplanen giver fuld fleksibilitet vedrørende udgifter og projektaktiviteter, idet kontoplanen giver mulighed for at opnå støtte til alle støtteberettigede udgiftstyper. 

Ved brug af 15 pct.-kontoplanen beregnes et tillæg på 15 pct. af projektets udgifter til projektarbejde til dækning af projektets øvrige udgifter.

Følgende udgifter kan indgå i FRO-projekter, der benytter sig af denne kontoplan: 

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektgennemførelse 

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Certificeringer
• Materialer mv.
• Moms

Udgifter til investeringer 

• Anlæg/maskiner/udstyr
• Patenter/knowhow/licenser
• Bygninger
• Jord

Udgifter til projektdeltagelse 

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats