Vejledning om Fase 2: Opstart og afrapportering for projekter uden EU-midler

Når jeres projektansøgning er accepteret, og I har returneret et underskrevet tilsagn, har I mulighed for at deltage i et opstartsmøde for projektet. Det er frivilligt, om I vil deltage i mødet.  

Inden opstartsmødet skal I læse tilsagnet og vilkårene godt igennem. Det er vores erfaring, at det betaler sig for projekter at være grundigt forberedte. Derfor anbefaler vi også, at alle projekter tager både en regnskabsmedarbejder og en medarbejder med faglig indsigt i projektets indhold, fx en projektleder, med til opstartsmødet.  

På mødet gennemgår vi krav til både indhold og regnskabsaflæggelse, og I kommer til at møde jeres sagsbehandler. Sagsbehandleren vil også gennemgå de vigtigste regler og vejledninger.

Vi har lavet en vejledning, som skal hjælpe projekter, der får tilskud fra de decentrale erhvervsfremmemidler, med korrekt og effektiv projektadministration.

Som tilsagnsmodtager skal I afrapportere til Erhvervsstyrelsen mindst én gang årligt i projektperioden. Der er mulighed for at aftale halvårlige afrapporteringer, hvis I ønsker det. Bemærk, at dette kan medføre yderligere revisionsudgifter i det samlede projektbudget.

Afrapporteringer skal sendes på mail til de@erst.dk

Jeres afrapporteringer skal indeholde:

• Prosarapport med status på projektets fremdrift i forhold til det, I fik støtte til.
• Opgørelse med status på projektets output og effekter
• Oversigt over projektpartnere og deltagende virksomheder/personer
• Perioderegnskab, der – afhængig af tilskuddets størrelse - skal revideres af projektets revisor. 

Erhvervsstyrelsen bruger afrapporteringen til at vurdere, om projektets fremdrift m.m. er i overensstemmelse med det, I fik støtte til. I vil derfor opleve, at styrelsen stiller supplerende spørgsmål og går i dialog med jer om det fremsendte afrapporteringsmateriale. Efter behandlingen udbetaler Erhvervsstyrelsen tilskuddet til jer. 

Når I modtager tilskud fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse til et projekt, anbefaler vi, at I sætter bestyrelsens logo på alt relevant kommunikationsmateriale om projektet.

Bestyrelsens logo kan være med til at blåstemple projektets relevans for omverdenen, hvis I integrerer støtten som et strategisk budskab i jeres kommunikation om projektet.

Brug også gerne hashtagget #danmarkserhvervsfremmebestyrelse på sociale medier.

Hvis jeres projekt er omfattet af kommunikationskravet for virksomhedsrettet kommunikation, skal tilsagnsmodtager og økonomiske partnere kommunikere under det samlende brand Virksomhedsudvikling Danmark og annoncere tilbuddene på Virksomhedsguiden. 

Når jeres projekt er i gang, skal I løbende forholde jer til, om projektets indhold rent faktisk svarer til det, I har fået tilskud til.

Sker der væsentlige ændringer, kan forudsætningen for, at Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse prioriterede netop jeres projekt, have ændret sig. Derfor skal I kontakte os, hvis der sker væsentlige ændringer i projektet.

Det gælder fx ændringer i:

• Aktiviteterne
• Kredsen af økonomiske partnere
• Projektperioden
• Budgettet
• Det tilskud, som virksomheder får i projektet
• Effekterne
• Antallet af projektdeltagere eller virksomheder

Er I i tvivl, så kontakt jeres sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. Styrelsen vurderer, om ændringen er væsentlig, og forelægger i så fald jeres ændrede projektforslag for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse.

Det er vigtigt, at ændringer godkendes af Erhvervsstyrelsen, før I implementerer dem. Hvis projektet ikke gennemføres som godkendt, kan I risikere, at jeres projekt ikke kan støttes - også selvom udgifterne er afholdt.