Vejledning om Vejledning om støtteberettigelse 2021-2027

I nedenstående kan I læse støtteberettigelsesvejledningen for programperioden 2021-2027, som er afgørende at kende, når I modtager EU-tilskud fra et af følgende EU-programmer:

• Regionalfonden "Stærke virksomheder gennem innovation, digitalisering og grøn omstilling"
• Socialfonden Plus "Et stærkt Danmark gennem uddannelse og kompetencer"
• Fonden for Retfærdig Omstilling "Grønne Teknologier og Kompetencer til Retfærdig Omstilling"

I kan fx læse om statsstøtte, udbudsregler og om, hvordan I håndterer lønudgifter. 

Denne vejledning finder anvendelse for alle projekter, der får støtte fra EU’s Regionalfond og EU’s Socialfond Plus. Vejledningen gælder også for støtte, der bevilges af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse som medfinansiering til et projekt under Regionalfonden eller Socialfonden Plus. Reglerne gælder også for Fonden for Retfærdig Omstilling. Anvendelsen sker dog under hensyn til de specielle forhold, som følger af Fonden for Retfærdig Omstillings formål og indhold.

Vejledningen beskriver den administrative praksis, herunder hvordan Erhvervsstyrelsen udmønter de EU-regler og de nationale regler, der gælder for projekter under Regionalfonden og Socialfonden Plus. De overordnede rammer for projekter under Regionalfonden og Socialfonden Plus er fastlagt i forordningerne og programmerne for henholdsvis Regionalfonden, Stærke virksomheder gennem innovation, digitalisering og grøn omstilling, og Socialfonden Plus, Et stærkt Danmark gennem uddannelse og kompetencer.

Hvis I endnu ikke har ansøgt om EU-støtte til jeres projekt, skal I først finde ud af, om jeres projekt/projektidé ligger inden for rammerne af et af ovennævnte programmer. I skal også være opmærksomme på, at der stilles forskellige krav til, hvem der kan deltage, og hvilke institutioner der skal deltage, for at ansøgningen falder inden for rammerne.

Derudover skal I være opmærksomme på, at jeres projekt/projektidé falder inden for rammerne af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses strategi samt opfylder kravene og kriterierne i den ansøgningsrunde, som I søger under.

Indsatsens målgruppe er SMV’er og iværksættervirksomheder der er beskrevet i Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses strategi, som bestyrelsen har udarbejdet i henhold til lov om erhvervsfremme. Det bemærkes, at i projekter, hvor der sker indstilling fra enten regionsrådene, Socialstyrelsen eller byindstillingsudvalget, skal vejledningen anvendes i overensstemmelse med de regler, der er fastsat herom i bekendtgørelser m.v., herunder i forhold til målgrupper m.v.

Virksomheder fra primærsektoren kan deltage i projekter, hvis projektet involverer samarbejde mellem disse virksomheder og virksomheder fra andre sektorer. Primærsektoren kan ikke være fokus for indsatsen, og virksomheder fra primærsektoren kan ikke være eneste målgruppe for indsatserne.

En tilsagnsmodtager er den partner, der underskriver tilsagnet, og som administrerer projektet på vegne af alle de økonomiske partnere og dermed er ansvarlig for projektets gennemførelse. Tilsagnsmodtager skal administrere efter ét samlet budget og efter de samlede måltal for hele projektet. Det betyder også, at hvis en økonomisk partner i projektet fx mangler dokumentation ved kontrol, så er det tilsagnsmodtager, der hæfter for et eventuelt tilbagebetalingskrav over for Erhvervsstyrelsen.

Tilsagnsmodtager er altid økonomisk partner. Derfor er det ikke muligt at lade en partner, som ikke har økonomisk (med)ansvar for et projekt være ansvarlig for gennemførelsen af det. Tilsagnsmodtager behøver ikke at underskrive en partnererklæring, da tilsagnsmodtager underskriver tilsagnet.

Tilsagnsmodtager skal have dansk CVR-nummer. Erhvervsstyrelsen udbetaler EU-støtten til tilsagnsmodtagers NemKonto. Erhvervsstyrelsen forholder sig som udgangspunkt ikke til, hvordan EU-støtten fordeler sig internt i projektet, og projektet har således en fleksibilitet til internt at organisere sig økonomisk, som det passer bedst. Ansøger skal dog orientere sig i de krav og kriterier, der fremgår af den relevante annoncering, da der kan fremgå specifikke krav i annonceringsmaterialet.

Statsstøttereglerne kan betyde, at et projekt skal overholde regler for, hvor meget støtte hver enkelt økonomisk partner kan modtage. I kan læse mere om statsstøtte i afsnit 24 ”Statsstøtte”.

Økonomisk partner er alle fysiske og juridiske personer, som afholder støtteberettigede udgifter. Erhvervsstyrelsen identificerer disse ved CVR-/P-nr. eller CPR-nr.

Økonomiske partnere skal have dansk CVR- eller CPR-nummer. Tilsagnsmodtager har oplysningspligt overfor virksomheden om de rettigheder og pligter, der følger med, når en virksomhed indgår som økonomisk partner. Denne oplysningspligt skal kunne dokumenteres overholdt. 

Bemærk, at en økonomisk partner er defineret ved, at denne afholder udgifter, som medtages i støttegrundlaget. Hvis en deltagende virksomheds udgifter ikke medtages i støttegrundlaget, er denne ikke økonomisk partner, men kan dog fortsat være statsstøttemodtager i projektet, jf. afsnit 2.4 ”Statsstøttemodtager”.

I skal være opmærksomme på, at hvis partneren er statsstøttemodtager efter gruppefritagelsen, skal der også kunne dokumenteres tilskyndelsesvirkning, før udgifterne er støtteberettigede, jf. afsnit 24.7 ”Den generelle gruppefritagelse”.

Vedrørende deltagelse af udenlandske virksomheder henvises til afsnit 23 ”Internationalt samarbejde”.

Støttemodtagere er en samlet betegnelse for tilsagnsmodtager og de økonomiske partnere. Dvs. de juridiske enheder hvis udgifter indgår i projektets støttegrundlag, og dermed udløser EU-støtte.

En statsstøttemodtager er en juridisk enhed i et projekt, der via offentlige midler (inkl. EU-midler) opnår en konkurrencefordel på markedet. Statsstøtte er ikke kun kontant udbetalt støtte til en virksomhed, men kan også være i form af en gratis ydelse, hvor virksomheden indirekte får støtte. Det afgørende er altså ikke, om der går en pengestrøm fra projektet til en virksomhed, men om virksomheden opnår en økonomisk fordel ved deltagelse i projektet.

Statsstøttereglerne skal overholdes i et projekt. Det er derfor vigtigt, at tilsagnsmodtager allerede på ansøgningstidspunktet indtænker håndteringen af statsstøtte i projektet. Projektets statsstøttevilkår vil fremgå at tilsagnet. Det er tilsagnsmodtagers ansvar at overholde reglerne og kravene hertil.

Det er ikke kun økonomiske partnere, der kan være statsstøttemodtagere. Virksomheder, der ikke er økonomiske partnere i projektet, kan på anden vis være deltagere i projektet, hvorigennem de modtager indirekte statsstøtte via deres ikke-økonomiske involvering i projektet. Det kan fx være en virksomhed, hvis medarbejdere deltager i et kompetenceudviklingsforløb, og hvor deltagelse i forløbet medfører, at virksomheden opnår indirekte statsstøtte. Virksomheden er ikke økonomisk partner i projektet, idet virksomheden ikke har udgifter med i projektet, men opnår en fordel ved deres deltagelse gennem kompetenceudviklingsforløbet til medarbejderne. I sådan et tilfælde er virksomheden statsstøttemodtager i projektet men uden at være økonomisk partner.

Alle statsstøttemodtagere i projektet skal oplyses til Erhvervsstyrelsen. 

I kan læse mere om statsstøtte i afsnit 24 ”Statsstøtte”.

En tegningsberettiget er den eller de personer, der kan indgå bindende aftaler på en juridisk persons vegne. Efter omstændighederne kan en stillingsfuldmagt eller anden bemyndigelse fra en tegningsberettiget træde i stedet for en underskrift fra en tegningsberettiget. 

For virksomheders vedkommende fremgår tegningsreglen af virksomhedens oplysninger i CVR-registeret. Enkeltmandsvirksomheder og andre personligt ejede virksomheder har ikke nogen tegningsregler. Det er altid den eller de fuldt ansvarlig(e) ejer(e)), der tegner en personligt ejet virksomhed.

Tegningsreglen skal som udgangspunkt være entydig. Det er den, når det fremgår, om det er direktionen og/eller bestyrelsen, der har tegningsret. Fx ”Virksomheden tegnes af en direktør eller af den samlede bestyrelse”. En tegningsregel er ikke entydig, hvis der fx står ”Virksomheden tegnes af ledelsen”, fordi ledelsen kan omfatte både direktører og bestyrelsesmedlemmer. 

Tilsagn skal underskrives af den tegningsberettigede for tilsagnsmodtager. Øvrige dokumenter, herunder erklæringer, perioderegnskaber, slutrapporter, samt det endelige projektregnskab, skal underskrives fysisk eller elektronisk af den tegningsberettigede for tilsagnsmodtager, en fuldmægtig eller en dertil bemyndiget. Der skal på forespørgsel kunne fremvises dokumentation for bemyndigelsen fra den tegningsberettigede til fuldmægtigen eller den bemyndigede. 

Den juridiske persons tegningsregler kan typisk verificeres gennem et af følgende skridt:

• Tegningsudskrifter fra Erhvervsstyrelsens virksomhedsregister.
• Kopi af vedtægter, som indeholder oplysninger om den/de tegningsberettigede personer.
• Kopi af tegningsdokumenter, fx stillingsfuldmagter og bemyndigelser. Hvis en direktør, der er ansat ved tilsagnsmodtager, en økonomisk partner eller en statsstøttemodtager, underskriver erklæringer, perioderegnskaber, slutrapporter og det endelige projektregnskab mv., kan vedkommende gøre det uden yderligere dokumentation, da der er en formodning for, at denne som følge af en stillingsfuldmagt eller lignende kan underskrive de pågældende dokumenter.
• For kommuner skal der foreligge dokumentation for, at underskriver er bemyndiget til at tegne kommunen for det pågældende tilskudsbeløb. Hvis en kommune er tilsagnsmodtager, kan kommunaldirektøren underskrive tilsagnet uden yderligere dokumentation.

Et rammeprojekt er et projekt, hvor Erhvervsstyrelsen bemyndiger offentlige eller private juridiske enheder til at udføre afgrænsede administrationsmyndighedsopgaver. 

Det typiske rammeprojekt er, hvor tilsagnsmodtager skal foretage en vurdering af, hvilke virksomheder der gennem projektet kan modtage støtte, f.eks. gennem ansøgningsrunder og udvælgelse.

Kravene til rammeprojekter angives i tilsagnet fra Erhvervsstyrelsen. Tilsagnsmodtagers forretningsgange for overholdelse af kravene til et rammeprojekt vil være en del af Erhvervsstyrelsens behandling af projektansøgningen forud for tilsagnet.

I et rammeprojekt skal tilsagnsmodtager overholde forvaltningsloven og offentlighedsloven. Det betyder bl.a., at tilsagnsmodtager skal give skriftligt begrundede afslag til virksomheder, der har ansøgt enten skriftligt eller mundtligt om deltagelse. Det er vigtigt, at der gives den rigtige klagevejledning med den rigtige frist. Der er fastsat regler om dette i administrationsbekendtgørelsen.1 Det gælder også, når der er tale om en privat tilsagnsmodtager.

Et rammeprojekt, hvor statsstøttemodtagere ikke alle er kendt på forhånd, omtales til tider også som et kaskade-projekt, og kan i relation til statsstøttereglerne alene gennemføres under reglerne om de minimis. Se mere om statsstøtte i afsnit 24 ”Statsstøtte”.

Begrebet decentrale erhvervsfremmemidler (DEM) omfatter de midler på finansloven, som Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse råder over, og træffer afgørelse om.

EU-støtte er offentlige midler. Derfor skal EU-støtten administreres økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med princippet om sparsommelighed og sund finansforvaltning. Princippet om sparsommelighed og sund finansforvaltning skal sikre, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en modydelse, der er rimelig i forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse.

Det er tilsagnsmodtagers ansvar at dokumentere, at der i projektet er udvist sparsommelighed og sund finansforvaltning. I forbindelse med indkøb gøres det ved at gennemføre en markedsafsøgning eller udbud forud for et indkøb.

I kan læse mere om sund finansforvaltning og sparsommelighed i afsnit 5 ”Sund finansforvaltning og sparsommelighed” og om markedsafsøgning og udbud i afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Regionalfonds- og Socialfonden Plus-projekter skal medfinansieres med minimum 60 pct. fra andre finansieringskilder. For projekter i Region Sjælland er der typisk alene krav om en medfinansiering med minimum 40 pct. fra andre finansieringskilder. Tilsagnsmodtager skal i ansøgningen, i perioderegnskaber og i slutregnskabet oplyse projektets finansiering fordelt på finansieringskilder. I kan læse mere om finansiering i afsnit 4 ”Projektets finansiering”.

For projekter indstillet af Socialstyrelsen i henhold til det specifikke mål i artikel 4, stk. 1, litra l) i forordning (EU) 2021/1057 er medfinansieringsprocenten fra andre finansieringskilder 10 pct., jf. artikel 10 i nævnte forordning.

Egenfinansieringen er en del af projektets medfinansiering, og er den restfinansiering, der er nødvendig for, at projektets samlede støtteberettigede udgifter er fuldt finansierede. Egenfinansieringen er således den sum, som tilsagnsmodtager og de øvrige økonomiske partnere selv finansierer, når de øvrige finansieringskilder er oplyst. I kan læse mere om finansiering i afsnit 4 ”Projektets finansiering”.

Tildeling af midler foregår typisk på baggrund af en ansøgningsrunde igangsat af Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, regionsrådene eller Socialstyrelsen. En sådan ansøgningsrunde kaldes også for en annoncering. I annonceringen vil det være beskrevet hvilken type projekter, der kan søges om støtte til, og om der er særlige forhold, herunder krav og vurderingskriterier, ansøger skal være opmærksom på, når ansøgningen udarbejdes.

Et projekt skal bidrage til at opfylde mindst et af de mål, som er opstillet i programmerne for Regionalfonden eller Socialfonden Plus (fx at fremme SMV’ers vækst og konkurrenceevne eller at øge antallet med en erhvervsuddannelse eller videregående uddannelse). Målene afhænger af, hvilken fond, prioritet og specifikke mål, der ansøges under.

Ansøger skal opstille en klar og logisk effektkæde, som beskriver og forklarer de vigtigste årsags-virknings-sammenhænge i projektet. Effektkæden skal vise, hvordan de støttede aktiviteter konkret vil bidrage til at skabe de ønskede resultater. 

Effektkæden skal beskrives i tre led:

1. Projektets hovedaktiviteter (de vigtigste handlinger, som udføres i projektet).
2. Projektets output (leverancer, produkter el.lign., som projektets aktiviteter umiddelbart skaber).
3. Projektets resultater.

Output og resultater er på forhånd defineret i de fondsspecifikke forordninger og er afhængige af hvilken prioritet og specifikt mål, der skal opfyldes. Aktiviteterne er de handlinger, som I vil foretage for at levere det ønskede output og skabe de ønskede resultater. Nogle resultater kan skabes på kort sigt og andre på langt sigt. De resultater, der kan skabes på kort sigt, er de resultater, der kan måles i projektperioden. De langsigtede resultater er resultater, der først kan måles efter projektperioden.

I ansøgningen skal I opstille en klar og logisk effektkæde, hvoraf det fremgår klart, at der er en indbyrdes sammenhæng mellem de planlagte aktiviteter, der skaber de ønskede output og fører til resultaterne. Det er samtidig et krav, at der opstilles målbare kvantitative succeskriterier (indikatorer) for hver enkelt aktivitet, output og resultat. Effektkæden skal både vise en kvalitativ indbyrdes sammenhæng mellem indholdet i aktiviteter, output og effekter, samt en kvantitativ sammenhæng mellem det planlagte antal aktiviteter, output og resultater.

Ansøgningen skal beskrive de kritiske forudsætninger for, at projektets aktiviteter rent faktisk vil skabe de forventede output, og at disse output herefter vil give de ønskede resultater. I den forbindelse skal I som ansøger forklare, hvordan I vil håndtere og evt. begrænse de risici, der kan være for, at projektet ikke vil virke efter hensigten. I skal også forklare, hvordan I løbende vil følge op på projektets indholdsmæssige fremdrift og vurdere, om korrektioner er nødvendige for at nå de ønskede output og resultater.

Projektets hovedaktiviteter, output og resultater skal kunne måles ved hjælp af indikatorer. Ved de halvårlige afrapporteringer skal tilsagnsmodtager elektronisk udfylde og aflevere et indikatorskema, hvor de faktisk gennemførte aktiviteter, leverede output og skabte resultater sammenholdes med de opstillede måltal. Læs mere om dette i indikatorvejledningerne.

Hvis projektet ikke gennemføres som planlagt eller ikke skaber de forventede output og resultater, kan Erhvervsstyrelsen beslutte, at EU-støtten bortfalder helt eller delvist. I kan læse mere herom i afsnit 6.6 ”Bortfald eller nedsættelse af støtte”.

Specifikt for projekter under Socialfonden Plus skal der for alle projektdeltagere dokumenteres start- og slut-oplysninger. Oplysningerne anvendes til at måle projektets output og virkning på fx beskæftigelse og uddannelse. Afhængigt af hvilket output der forfølges i det enkelte projekt, kan start- og slutoplysningerne i visse situationer hentes automatisk eller dokumenteres ved allerede eksisterende data. I andre situationer vil det være nødvendigt, at den enkelte deltager oplyser de nødvendige start og slutoplysninger. I ansøgningen skal det beskrives, hvordan start- og slutoplysninger forventes indhentet, og der vil i tilsagnet være vilkår om dette. Det er i sidste ende tilsagnsmodtagers ansvar, at der foreligger de nødvendige start- og slutoplysninger på alle deltagere, der indgår i projektets afrapportering, samt at der er tilstrækkelig dokumentation for oplysningernes rigtighed. Ved manglede start- og slutoplysninger eller manglende dokumentation for afrapporterede start- og slutoplysninger kan Erhvervsstyrelsen beslutte, at EU-støtten bortfalder helt eller delvist.

For projekter indstillet af Socialstyrelsen målrettet social inklusion af de socialt dårligst stillede, jf. artikel 4, stk. 1, litra l) i forordning (EU) 2021/1057, kan indberetning af CPR-nummer for deltagere undlades, hvis følgende krav er opfyldt:

1. Deltagernes timer indgår ikke i støttegrundlaget, og
2. Værdierne for de relevante indikatorer fastsættes på grundlag af informerede estimater fra støttemodtager i overensstemmelse med bilag II i forordning (EU) 2021/1057.

I et Regionalfonds- og Socialfonds Plus projekt skal det overfor Erhvervsstyrelsen oplyses, hvordan projektets støtteberettigede udgifter finansieres. 

Tilsagnsmodtager skal kunne sandsynliggøre finansieringen af projektets samlede støtteberettigede udgifter forud for tilsagn, og oplyse den faktiske finansiering ved afrapportering.

Finansieringen af et projekt opdeles i følgende kategorier: 

• EU-støtte
• DEM-støtte
• Kontante tilskud
• Underholdsfinansiering
• Egenfinansiering 

Et Regionalfonds- og Socialfonds Plus projekt kan maksimalt bevilges 40 pct. i EU-støtte. For Region Sjælland kan EU-støtten maksimalt udgøre 60 pct. Dog kan støtten i projekter til de socialt dårligst stillede under Socialfonden Plus, omfattet af artikel 4, litra l) i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2021/1057 af 24. juni 2021 om oprettelse af Den Europæiske Socialfond Plus (ESF+) være op til 90 pct., jf. artikel 10 i den nævnte forordning.

Hvis der er tale om et projekt, som omfatter aktiviteter i mere end en regionskategori (Region Sjælland og øvrige regioner) i Regionalfondsprogrammet eller i Socialfonds Plus-programmet, kan der indsendes én ansøgning under hvert program. I forbindelse med ansøgningen skal ansøger angive en pro-rata-fordeling mellem de to regionskategorier baseret på objektive kriterier og en beregningsmetode, der kan verificeres, fx antal relevante virksomheder i regionskategorierne eller andet, der er objektivt relevant set i forhold til projektet. Den godkendte fordeling vil være gældende i hele projektperioden. Output og resultater vil skulle fordeles efter pro-rata satsen i projektet. Fordelingen vil samtidig danne grundlag for beregning af støttesatsen mellem 40-60 pct. Ved anvendelse af denne metode, vil projektet kun skulle afregne og afrapportere regnskaber og output og resultater på hele projektet samlet. Hvis ansøger vælger at indsende to ansøgninger, dvs. én for Region Sjælland og én for øvrige regioner, skal hvert enkelt projekt afregne, afrapportere og revideres hver for sig.

Hvis tilsagnsmodtager eller de øvrige økonomiske partnere i projektet har udgifter, som ikke medtages i støttegrundlaget, er finansieringen af disse udgifter ikke af betydning for projektregnskabet, og skal ikke oplyses i regnskabet til Erhvervsstyrelsen.

Et Regionalfonds- og Socialfond Plus projekt må ikke være overfinansieret, hvorfor summen af alle projektets finansieringskilder ikke må overstige de samlede støtteberettigede udgifter. For Regionalfonds- og Socialfond Plus projekter gælder derfor følgende finansieringsregel:

Finansieringsreglen er automatisk indarbejdet i ansøgningsskemaet og projektrapporteringsværktøjet (PRV), og systemerne sikrer, at finansieringsreglen overholdes.

EU-støtten bevilges og udbetales med udgangspunkt i følgende to faktorer, som oplyses i tilsagnet:

Tilsagnsbeløbet:
Den maksimale EU-støtte et projekt kan få udbetalt på baggrund af de samlede støtteberettigede udgifter.

Støtteprocenten:
Den maksimale procentvise andel et projekt kan få udbetalt i EU-støtte på baggrund af de samlede støtteberettigede udgifter.

Et projekt, som ved afslutning ikke har afholdt støtteberettigede udgifter svarende til det godkendte budget, kan alene få udbetalt EU-støtte svarende til den godkendte støtteprocent.

Et projekt, som ved projektets afslutning har flere støtteberettigede udgifter, end det godkendte budget, kan alene få udbetalt det godkendte tilsagnsbeløb.

Et Regionalfonds- og Socialfonds Plus projekt kan få bevilliget DEM-støtte som medfinansiering. Hvis projektet har medfinansiering fra DEM, vil dette fremgå af projektets budget og tilsagn. 

DEM-støtten bevilges og udbetales med udgangspunkt i følgende to faktorer, som oplyses i tilsagnet:

Tilsagnsbeløbet:
Den maksimale DEM-støtte et projekt kan få udbetalt på baggrund af de samlede støtteberettigede udgifter.

Støtteprocenten:
Den maksimale procentvise andel et projekt kan få udbetalt i DEM-støtte på baggrund af de samlede støtteberettigede udgifter.

Et projekt, som ved afslutning ikke har afholdt støtteberettigede udgifter svarende til det godkendte budget, kan alene få udbetalt DEM-støtte svarende til den godkendte støtteprocent.

Et projekt, som ved projektets afslutning har flere støtteberettigede udgifter, end det godkendte budget, kan alene få udbetalt det godkendte tilsagnsbeløb.

Hvis projektet modtager et kontant tilskud, skal dette oplyses Erhvervsstyrelsen i forbindelse med ansøgningen. Hvis der, efter at tilsagnet er givet, tilgår et kontant tilskud til projektet, skal I oplyse det til projektets sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen.

Alle kontante tilskud til projektet skal fremgå af regnskabet. 

Ved angivelse af kontante tilskud skal der skelnes mellem offentlig eller privat kontante tilskud, afhængig af, hvilken kilde det kontante tilskud kommer fra.

Ved offentlige kontante tilskud forstås bidrag, der kommer fra fx: 

1. Statens, regionale eller lokale myndigheders budget;
2. Sammenslutninger af regionale eller lokale myndigheder eller sammenslutninger af offentligretlige organer;
3. Offentligretlige organer, fx universiteterne, som er defineret i artikel 1(9) i udbudsdirektivet (direktiv 2004/18/EF);
4. Offentligretlige organer, herunder visse NGO’er (Non Governmental Organizations) og andre non-profit organer, der kan dokumentere, at man som offentligretligt organ generelt følger reglerne for offentligt udbud: udbudsdirektivet, EF-traktatens regler og principper (for aftaler, der kan have betydning for det indre marked) og danske udbudsregler (særligt tilbudsloven).

Vær opmærksom på, at hvis den bidragende part forventer eller modtager en modydelse for det kontante tilskud, betragtes tilskuddet som udgangspunkt som en indtægt, der skal fratrækkes projektets støttegrundlag, jf. nedenfor.

Bidrag fra økonomiske partnere i projektet vil som hovedregel ikke blive betragtet som indtægter, selvom bidraget indeholder forventning om en modydelse, fx om deltagelse i projektets aktiviteter. Kontante bidrag fra projektets økonomiske partnere skal medtages som et kontant tilskud. Eksempel på et kontant tilskud fra en økonomisk partner kan være et deltagergebyr i forbindelse med deltagelse i projektet.

Et kontant tilskud, som er givet til projektet uden forventning om eller modtagelse af modydelse, vil som udgangspunkt blive betragtet som et kontant tilskud til projektets aktiviteter som helhed. Det fulde kontante tilskud skal dermed indgå i finansieringen, da det er forudsat, at tilskuddet skal være med til at dække udgifterne i projektet.

Et tilskud kan imidlertid være givet til konkrete aktiviteter eller udgifter. Et kontant tilskud kan fx være givet til dækning af supplerende aktiviteter eller udgifter ud over de aktiviteter eller udgifter, som indgår i projektet. Hvorvidt tilskuddet skal indgå i finansieringen, afhænger derfor af, hvad det kontante tilskud er givet til. Hvis hele eller dele af tilskuddet gives til dækning af andre udgifter, end de udgifter, som medtages i støttegrundlaget, skal bidraget kun medtages forholdsmæssigt. Baggrunden herfor er, at projektet alene skal oplyse om, hvordan de støtteberettigede udgifter i projektet er finansieret. Tilsagnsmodtager skal dog være opmærksom på, at hvis et kontant tilskud kun medtages delvist eller udelades fuldt ud i finansieringen, er det tilsagnsmodtagers ansvar at dokumentere over for Erhvervsstyrelsen, at det kontante tilskud ikke er givet til projektets aktiviteter eller udgifter.

Det kontante tilskud til projektet skal senest oplyses i forbindelse med slutrapporteringen.

Hvis der i støttegrundlaget medtages udgifter til projektdeltagelse via underhold, jf. afsnit 11.4 ”Projektdeltagelse”, indtræder en særlig finansieringsregel:

Finansieringsreglen er automatisk indarbejdet i ansøgningsskemaet og i projektrapporteringsværktøjet (PRV), og systemerne sikrer, at finansieringsreglen overholdes.

Projektets egenfinansiering er den sum af finansiering, som mangler efter EU- og DEM-støtten, kontante tilskud og underholdsfinansiering er angivet, for at projektets samlede støtteberettigede udgifter er fuldt finansierede. Egenfinansieringen er således den sum, som tilsagnsmodtager og de øvrige økonomiske partnere selv skal finansiere, efter de øvrige finansieringskilder er oplyst.

Egenfinansieringen kommer altid fra tilsagnsmodtager eller de øvrige økonomiske partnere, da det netop er dem, der har afholdt og betalt udgifterne i projektet inden disse blev afrapporteret til Erhvervsstyrelsen. De udgifter, der ikke er dækket fuldt ud via EU-støtten, DEM-støtten, kontante tilskud og underholdsfinansieringen, skal dækkes via egenfinansiering.

Ved angivelse af egenfinansieringen skal der skelnes mellem offentlig eller privat egenfinansiering afhængig af hvilken økonomisk partner, der har betalt den nødvendige finansiering.

I partnerkredsen kan der indgås aftale om, at nogle partnere betaler en større andel af udgifterne i projektet end andre. Der er således ikke krav om ligelig fordeling af EU- og DEM-støtten, og dermed heller ikke krav om ligelig fordeling af egenfinansieringen mellem projektets partnere.

Erhvervsstyrelsen kan dog i forbindelse med annonceringen/tilsagnet have opstillet krav til fordelingen af finansieringen, som i så fald skal overholdes under projektforløbet, jf. nedenfor i afsnit 4.7 ”Finansieringskrav i forbindelse med ansøgning/projektgennemførelse”.

Kontante bidrag fra økonomiske partnere i projektet, dvs. kontant betaling ud over de udgifter, som medtages i støttegrundlaget, skal indgå under kontogruppen ”Kontante tilskud”.

I skal være opmærksomme på, at der i forbindelse med en annoncering/tilsagn kan være opstillet særlige krav til projektets finansiering. Et krav kan fx være, at projektets økonomiske partnere selv skal bidrage med et vist minimum. Hvis der er et sådant krav, vil det fremgå af annonceringen. Projektet kan i de tilfælde risikere nedsættelse af støtten, hvis kravet ikke opfyldes i forbindelse med projektgennemførelsen.

I skal være opmærksomme på, at statsstøttereglerne kan betyde, at en del af medfinansieringen skal komme fra de økonomiske partnere i projektet, herunder at den skal bestå af kontant finansiering. Hvis I har fået bevilget EU-støtte, vil det fremgå af tilsagnet. I kan læse mere om statsstøtte og overholdelse af reglerne i afsnit 24 ”Statsstøtte”.

Hvis et projekt har indtægter i projektperioden, skal disse fratrækkes støttegrundlaget. 

Indtægter er dermed ikke en finansieringskilde, men skal modregnes før EU- og evt. DEM-støtten beregnes.

Hvis der er krav eller forventning om en modydelse for et bidrag, betragtes bidraget som en indtægt. Salg af en investering, hvortil der er modtaget støtte i projektet, betragtes også som en indtægt.

Bidrag fra økonomiske partnere i projektet vil som hovedregel ikke blive betragtet som indtægter, selvom bidraget indeholder forventning om modydelse, fx om deltagelse i projektets aktiviteter. Kontante bidrag fra projektets økonomiske partnere medtages som udgangspunkt som kontant tilskud.

Projekter kan i princippet godt opnå tilskud fra flere europæiske fonde, men der kan ikke ydes støtte fra flere europæiske fonde til samme udgift i et projekt. Det betyder fx, at den samme time ikke kan opnå tilskud fra flere europæiske fonde eller at den samme faktura ikke kan opnå støtte fra flere forskellige europæiske fonde. I praksis skal støtte fra flere europæiske fonde håndteres ved en opdeling i delprojekter med en separat projektøkonomi pr. projekt, og hvor de enkelte udgifter ikke medtages flere steder. Dette sker for entydigt at kunne identificere, fra hvilken europæisk fond en given udgift støttes. Disse delprojekter skal opfylde betingelserne under de enkelte europæiske fonde, og der skal derfor i sådanne projekter udfærdiges flere ansøgninger. Et delprojekt vil under den pågældende fond blive betragtet som et afgrænset projekt.

For både Regionalfonden og Socialfonden Plus skal der ved ansøgning oplyses om sammensætningen af det samlede projektets indhold og finansiering. Det skal fremgå af ansøgningen, hvorvidt der er søgt om støtte til udgifter relateret til det pågældende projekt under mere end én EU-fond.

Bemærk, at støtte fra andre EU-fonde ikke vil skulle indgå i projektets finansiering, da der ikke kan gives støtte til samme udgift fra flere EU-fonde. De enkelte udgifter i projektet kan derfor ikke være finansieret af andre EU-fonde.

Regionalfondsprogrammet har fokus på at styrke danske små og mellemstore virksomheder med investeringer i innovation, omstilling og bedre forudsætninger for at drive forretning i alle dele af landet. Programmet er ikke rettet mod bestemte sektorer, men der gælder visse begrænsninger for virksomheder inden for fiskeri og akvakultur samt primærproduktion. I kan læse mere herom i programmet.

Regionalfonden kan under iagttagelse af relevante forordninger og i overensstemmelse med Europa-Kommissionens vejledning anvendes til medfinansiering af operationer inden for Digital Europa-programmet. Støttede aktiviteter skal falde inden for de indsatstyper, som er beskrevet i programmet, og bidrage til regionalfondsprogrammets mål.

Socialfonden Plus-programmet har fokus på vækst gennem uddannelse, iværksætteri og social inklusion. Bortset fra indsatser for social inklusion er socialfondsprogrammet ikke rettet mod målgrupper, der er defineret på forhånd. I kan læse mere herom i programmet.

Fonden for Retfærdig Omstilling (FRO) skal bidrage til EU’s målsætning om klimaneutralitet senest i 2050 og har til formål at afbøde sociale, beskæftigelsesmæssige, økonomiske og miljømæssige udfordringer som følge af omstillingsprocessen frem mod klimaneutralitet. Indsatsen målrettes de landsdele, der risikerer at blive mest berørt af omstillingen til et klimaneutralt EU og fremme en afbalanceret økonomisk omstilling i landsdelene.

Landdistriktsprogrammet har fokus på fremme af landbrugets konkurrenceevne, sikring af bæredygtig forvaltning af naturressourcer og klimatiltag samt udvikling af landdistrikterne, herunder skabelse og opretholdelse af beskæftigelse.

Hav-, Fiskeri- og Akvakulturprogrammet støtter alene aktiviteter inden for fiskeri og akvakultursektoren. Programmet fokuserer i 2021-2027 på grøn omstilling af sektoren.

Genopretningsfonden (RRF) implementeres i Danmark i sammenhæng med nationale midler. Den danske genopretningsplan indeholder i overensstemmelse med EU-reglerne væsentlige investeringer i digital og grøn omstilling, ligesom de øvrige fonde og programmer.

EU-støtte er offentlige midler, og derfor skal støtten administreres i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning og sparsommelighed.2 Det er tilsagnsmodtager, der skal sikre, at der er udvist forsvarlig økonomisk forvaltning og sparsommelighed i projektet.

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og sparsommelighed skal sikre, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en modydelse, der er rimelig i forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse.

For interne udgifter som lønninger betyder det fx, at lønnen til en ansat i et projekt ikke må være højere end en almindelig, rimelig og realistisk løn for den arbejdsopgave, den ansatte udfører i projektet, ligesom der kun må medtages de timer i projektregnskabet, som direkte har med projektgennemførelsen at gøre.

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og sparsommelighed har også betydning for eksterne indkøb. Det betyder bl.a., at eksterne indkøb skal ske med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet. I kan læse mere om indkøb og markedsafsøgning/udbud i afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Et projekt skal gennemføres som ansøgt og godkendt. Erhvervsstyrelsen kan ved væsentlige ændringer i forhold til det godkendte projekt træffe afgørelse om, at støtten kan bortfalde helt eller delvist. 

Det er derfor vigtigt at rette henvendelse til Erhvervsstyrelsen, før der gennemføres ændringer i det godkendte projekt.

Ændringer i projektets indhold, fx i aktiviteterne, målgruppen eller måltal for indikatorerne, er som udgangspunkt altid væsentlige. De kan derfor have betydning for, om støtten kan opretholdes, om der er vilkår i tilsagnet, som skal ændres, eller om støtten skal nedsættes helt eller delvist.

Når I overvejer at ændre i jeres projekts indhold, skal I være opmærksomme på, at programmerne kan sætte grænser for, hvilke ændringer I kan foretage. Det er også vigtigt, at projektets indhold og gennemførelse fortsat opfylder de krav og vurderingskriterier, som var gældende for den annoncering, hvorunder projektet blev ansøgt og godkendt. Derfor kan et projekt risikere at få afvist en ændring som et andet projekt kan få godkendt, da forudsætningerne og kravene til projekterne kan variere, afhængigt af, hvilken annoncering projektet er godkendt under.

Erhvervsstyrelsen tager stilling til anmodninger om projektændringer. Har I behov for at ændre i projektet, skal tilsagnsmodtager derfor kontakte Erhvervsstyrelsen med en anmodning om ændringer samt en begrundelse for de ønskede ændringer. Sagsbehandleren i Erhvervsstyrelsen vil i enkelte tilfælde forelægge en anmodning om væsentlige projektændringer for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse før en eventuel godkendelse. Hvis projektet er indstillet til tilsagn af regionsrådene, Socialstyrelsen eller indstillingsudvalget for Fonden for Retfærdig Omstilling, kan eventuelle ændringer blive forelagt disse.

Tilsagnsmodtagers forretningsgange for overholdelse af kravene til et rammeprojekt (jf. afsnit 2.6 Rammeprojekt) er en del af Erhvervsstyrelsens behandling af projektansøgningen forud for tilsagnet. Dvs. kravene til rammeprojekter, herunder udvælgelseskriterier, behandles af Erhvervsstyrelsen, forud for tilsagnet. Den metode eller de kriterier, der skal anvendes til udvælgelse af virksomheder eller deltagere til projektet, skal godkendes af Overvågningsudvalget for den relevante fond, hvis disse kriterier stiller yderligere krav til virksomheder eller deltagere, end dem, der fremgår af annonceringen.

Hvis der skal foretages ændringer af den metode eller de kriterier, som forud for tilsagnet er godkendt til udvælgelse af virksomheder og deltagere, er det vigtig, at I som tilsagnsmodtager kontakter Erhvervsstyrelsen i god tid, før ændringerne ønskes implementeret, idet ændringer af udvælgelseskriterier skal godkendes af Overvågningsudvalget for den fond, hvorfra der modtages tilskud. I skal derfor kontakte sagsbehandleren i Erhvervsstyrelsen i tilfælde af eventuelle ændringer.

Hvis I har behov for at ændre i det godkendte projektbudget eller projektperiode - fx ændring af projektets slutdato eller i fordelingen af udgifter mellem udgiftskonti eller i finansieringen - skal tilsagnsmodtager sende en anmodning om budgetændring til Erhvervsstyrelsen i projektrapporteringsværktøjet (PRV) med en begrundelse for ændringerne. Sagsbehandleren i Erhvervsstyrelsen kan beslutte, at en ændring er af så væsentlig karakter, at ændringen skal forelægges Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse før en eventuel godkendelse af ændringerne. Hvis projektet er indstillet til tilsagn af regionsrådene eller af Socialstyrelsen, kan eventuelle ændringer bliver forelagt disse.

Ændringer af de enkelte kontolinjer på mindre end 20 pct. i en halvårsperiode, dog maks. 1.000.000 kr., kræver kun godkendelse, hvis ændringen medfører, at projektets totale godkendte budgetramme på kontolinjen eller den godkendte projektperiode ændres.

Det kan ofte være nødvendigt med en ændring eller forskydning af projektets måltal pr. halvår efter en budgetændring. Sådanne ændringer skal også godkendes af sagsbehandleren i Erhvervsstyrelsen.

Projektets økonomi skal opfylde de krav og vurderingskriterier, som var gældende for den annoncering, projektet blev ansøgt og godkendt under. Projektets økonomi skal derfor fortsat leve op til disse krav og vurderingskriterier efter en budget- eller periodeændring. Derfor kan et projekt risikere at få afvist en ændring, som et andet projekt kan få godkendt, idet kravene og vurderingskriterierne til projekterne kan variere, afhængigt af hvilken annoncering projekterne er godkendt under.

Tilsagnsmodtager skal orientere Erhvervsstyrelsen om ændringer i projektets organisering, fx hvis partnere med væsentligt ansvar for projektgennemførelsen ændres.

Et projekts organisering skal opfylde de krav og vurderingskriterier, der var gældende for den annoncering, som projektet blev ansøgt og godkendt under. Et projekts organisering skal derfor fortsat leve op til disse krav og vurderingskriterier efter en ændring. Derfor kan et projekt risikere at få afvist en ændring, som et andet projekt kan få godkendt, idet kravene og vurderingskriterierne til projekterne kan variere, afhængigt af hvilken annoncering projektet er godkendt under.

Erhvervsstyrelsen skal også orienteres, når der sker udskiftning af centrale personer, fx projektlederen eller PRV-kontaktpersonen.

Sagsbehandleren i Erhvervsstyrelsen vil i enkelte tilfælde forelægge anmodningen for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse før en eventuel godkendelse. Hvis projektet er indstillet til tilsagn af regionsrådene eller af Socialstyrelsen, kan eventuelle ændringer bliver forelagt disse.

Hvis projektet vedrører investeringer i infrastruktur eller produktionsinvesteringer, kan støtten kræves tilbagebetalt helt eller delvist, hvis der indenfor de første fem år efter projektets afslutning sker:

• Ophør eller flytning af den støttede produktionsaktivitet udenfor den region3, hvor aktiviteten var placeret, da støtten blev modtaget,
• Ændring af ejendomsretten til infrastrukturen, så det giver en virksomhed eller offentlig institution en uretmæssig fordel eller
• En væsentlig ændring i øvrigt, der fører til en underminering af projektets oprindelige målsætning. Hvis projektet vedrører investeringer foretaget af eller jobs skabt af SMV’er, er fristen tre år.

For så vidt angår ændringer i ejendomsretten skal Erhvervsstyrelsen ikke godkende et eventuelt salg, men der skal underskrives en overdragelseserklæring, som kan fås ved henvendelse til Erhvervsstyrelsen. Overdragelseserklæringen indebærer bl.a., at køber påtager sig en forpligtelse til fortsat overholdelse af opretholdelseskravet og hæftelse for evt. tilbagebetalingskrav, og den skal indsendes til Erhvervsstyrelsen uden ugrundet ophold efter overdragelsen.

Overholdelse af opretholdelseskravet indebærer, at ændringer i ejendomsretten, herunder også delvise ejerskifter, skal ske på transparent og ikke-diskriminatorisk vis. Prisen bør derfor være det laveste af enten markedsprisen eller sælgers omkostninger i projektet, for at imødegå at sælger får en uretmæssig fordel.

I skal kunne dokumentere markedsprisen. Erhvervsstyrelsen kan kræve, at I for egen regning indhenter en erklæring fra en uvildig sagkyndig som dokumentation for markedsprisen af det solgte. I særlige tilfælde kan der kræves to erklæringer.

Det er vigtigt, at al relevant dokumentation i forbindelse med salget gemmes, så det kan dokumenteres, at opretholdelseskravet er overholdt.

Ovenstående gælder allerede i projektperioden, og i overensstemmelse med hvad der i øvrigt fremgår af dette afsnit 6, kan manglende overholdelse føre til bortfald af støtte. I tilfælde af, at støtte skal tilbagebetales på grund af manglende overholdelse af opretholdelseskravet, skal det ske i forhold til perioden med manglende overholdelse.

Bemærk, at statsstøtteregler om opretholdelse af investeringer gælder uafhængigt af opretholdelseskravet og uanset ovennævnte frister, hvor dette er relevant. Statsstøttereglerne gælder i det hele taget parallelt og kan håndhæves separat i henhold til deres selvstændige indhold.

Erhvervsstyrelsen kan ved væsentlige projektændringer træffe afgørelse om, at støtten kan bortfalde helt eller delvist, og at en allerede udbetalt støtte kan kræves tilbagebetalt helt eller delvist, hvis: 

• Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med de forud godkendte planer og betingelser, herunder at projektet ikke når de forudsatte resultater,
• De gældende regler ikke overholdes, herunder reglerne i administrationsloven og administrative bestemmelser, der er udstedt i medfør af loven eller de gældende forordninger og programmer på området, eller
• Forudsætningerne for tilsagn om tilskud i øvrigt er væsentligt ændrede, herunder at støttemodtager går konkurs, træder i likvidation, tages under rekonstruktionsbehandling, eller der foretages udlæg eller arrest hos tilskudsmodtager. 

Tilbagebetalingskrav kan tillægges renter efter rentelovens regler.

EU-støtten udbetales på baggrund af støtteberettigede udgifter. For at udgifter kan danne grundlag for udbetaling af EU-støtte, skal en række betingelser være opfyldt.

Projektperioden er den periode, som projektet økonomisk og indholdsmæssigt skal gennemføres indenfor. 

For at en udgift er støtteberettiget, skal den være afholdt inden for projektperioden. 

Projektperioden starter den dato for støtteberettigelse, som er angivet i kvitteringsskrivelsen for modtagelse af ansøgningen. Start- og slutdato fremgår også af tilsagnet fra Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen kan dog i forbindelse med en senere projektændring have godkendt en anden slutdato end den, der fremgår af tilsagnet.

Det skal kunne dokumenteres, at udgiften blev afholdt og ydelsen leveret inden for projektperioden. 

Udgifter, som er afholdt før eller efter projektperioden, er ikke støtteberettigede. De eneste undtagelser hertil er udgiften til revisors obligatoriske slutrevision og evaluators eventuelle slutevaluering, som kan afholdes efter projektets slutdato. 

Se mere om selve dokumentationen for at udgiften er afholdt i afsnit 14 ”Dokumentation for, at udgifter er afholdt og betalt”.

For at en udgift kan udløse EU-støtte, skal den være relevant for projektet:

En projektrelevant udgift er en udgift, der er relevant og nødvendig for at gennemføre projekts aktiviteter. Det kan bl.a. afhænge af, hvornår i projektperioden en udgift er afholdt. 

Tilsagnsmodtager skal kunne redegøre for udgiftens relevans og nødvendighed.

EU-støtte må ikke anvendes til helt eller delvist at fritage en økonomisk partner fra sine sædvanlige udgifter eller udgifter i dennes daglige drift eller aktiviteter. Det kan fx være almindeligt vedligehold, ordinære, løbende anskaffelser og lovpligtige aktiviteter.

For at en udgift er støtteberettiget, skal udgiften kunne dokumenteres at være betalt. Det betyder, at I skal kunne fremsende dokumentation for, at betalingen har fundet sted.

Betalingen kan godt finde sted efter projektperioden, hvis leveringen har fundet sted indenfor projektperioden. Det er dog et krav, at betalingen har fundet sted senest i forbindelse med udbetalingen af EU-støtten, og at der kan indsendes dokumentation herfor. 

Se mere om selve dokumentationen for at udgiften er betalt i afsnit 14 ”Dokumentation for, at udgifter er afholdt og betalt”.

Der er fastlagt en række kontoplaner, som indeholder forskellige muligheder for at medtage udgifter og metoder til beregning af udgifterne. Valget af kontoplan sker i forbindelse med ansøgningen. Som udgangspunkt er der frit valg af kontoplan, medmindre der i den annoncering, hvorunder projektet søges, er stillet krav om anvendelse af en bestemt kontoplan. Når der er givet tilsagn, er det ikke muligt at skifte kontoplan.

Det er vigtigt grundigt at overveje hvilken kontoplan, der er den rette for netop det projekt, I skal gennemføre. Årsagen til det er, at muligheden for at gennemføre projektet smidigt og succesfuldt kan påvirkes af valget af kontoplan. Det kan det, fordi de forskellige kontoplaner giver forskellige muligheder for at medtage udgifter i støttegrundlaget, og har forskellige regler for, hvordan det udokumenterede tillæg beregnes.

Nedenfor beskrives de enkelte udgiftstyper, der kan indgå i projektets støttegrundlag, hvis den valgte eller anviste kontoplan giver mulighed herfor. Læs mere om de enkelte kontoplaner i afsnit 10 ”Kontoplaner”. Der henvises i øvrigt til kontoplanvejledningerne, hvor udgiftstyperne og kontoplanerne er nærmere beskrevet. 

Hvis kontoplanen giver mulighed herfor, kan lønudgifter til projektarbejde indgå i projektets støttegrundlag. I kan læse mere om lønudgifter til projektarbejde i afsnit 11.3 ”Projektarbejde”.

Hvis kontoplanen giver mulighed herfor, kan lønudgifter til projektdeltagelse indgå i projektets støttegrundlag. I kan læse mere om lønudgifter og projektdeltagelse i afsnit 11.4 ”Projektdeltagelse”.

Projektets udgifter til køb af ekstern bistand kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til ekstern bistand kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Udgifter til ekstern bistand/eksterne ydelser kan fx være konsulenthonorar i forbindelse med rådgivning af virksomheder, køb af analyser eller bistand til udviklingsopgaver i forbindelse med projektets aktiviteter.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af ekstern bistand skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Projektets udgifter i forbindelse med de obligatoriske revisionsydelser kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til revisor kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Vær opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen har udpeget en revisor til at gennemføre revisionen for alle projekter, jf. afsnit 16 ”Revision af projektet”, og at det kun er udgifter hertil, som kan konteres som revisionsudgifter.

Indkøb af anden revisionsbistand skal indgå i støttegrundlaget som ekstern bistand, og kan alene medtages, hvis principperne om sparsommelighed og projektrelevans er overholdt.

Projektets udgifter i forbindelse med obligatorisk midtvejs- og/eller slutevaluering kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til evaluering kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Vær opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen har udpeget en evaluator til at gennemføre midtvejsevaluering og evt. slutevaluering af projektet, jf. afsnit 19 ”Evaluering af projektet”. Det er kun udgifter hertil, som kan konteres som evalueringsudgifter.

Hvis det I jeres projekt er besluttet, at der gennemføres en midtvejs- og/eller slutevaluering, vil dette fremgå af tilsagnet om EU-støtte.

Som udgangspunkt kan der ikke gives tilskud til anden evaluering end den evaluering, som gennemføres af den af Erhvervsstyrelsen udpegede fælles evaluator. Erhvervsstyrelsen kan dog godkende yderligere indkøb af evaluering, hvis dette vurderes at være relevant og nødvendigt for projektets gennemførelse. Hvis det godkendes, skal indkøb af anden evaluering indgå i støttegrundlaget som ekstern bistand. Sådan en udgift kan alene medtages, hvis principperne om sparsommelighed og projektrelevans er overholdt.

Projektets annonceringsudgifter kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgiften til annoncering kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Eksempler på annonceringsudgifter kan være udgifter til annoncering af events eller information om projektets aktiviteter og resultater. Der kan eksempelvis være tale om annonceringsudgifter i aviser eller på sociale medier. Bemærk, at disse udgifter ikke har noget at gøre med den annoncering/det ansøgningsmateriale, der er beskrevet i afsnit 2.11 ”Annoncering og ansøgningsrunde”.

Hvis en ekstern konsulent indkøbes til at udarbejde materiale i forbindelse med annonceringer, skal udgifterne hertil konteres som ekstern bistand. Anvendt tid ved tilsagnsmodtager eller ved projektets økonomiske partnere på annonceringer skal medtages som projektarbejde.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Annonceringsudgifter skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Projektets udgifter til rejser, kost og logi kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til rejser, kost og logi kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Eksempler på udgifter til rejser, kost og logi kan være udgifter til transport, bespisning og overnatning i forbindelse med projektrelevante aktiviteter, samt fortæring til projektmøder, hvis denne er indkøbt eksternt.

Udgifter til intern fortæring, dvs. kaffe/te, mødefortæring ved interne møder og køb fra intern kantine falder ind under indirekte og øvrige udgifter, og er dermed dækket af det udokumenterede tillæg. Disse udgifter er derfor ikke støtteberettigede under denne kontolinje.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til rejser, kost og logi skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

8.7.1. Kørsel i egen bil 

Udgifter til kørsel i egen bil kan medtages uden ekstern faktura, men kan i stedet dokumenteres via intern rejseafregning. Det skal fortsat kunne dokumenteres, at kørselsrefusionen er betalt af en økonomisk partner i projektet, og at den er projektrelevant. 

Udgifter til kørsel i egen bil kan maksimalt udgøre den faktiske refusion, medarbejderen har modtaget. Endvidere kan udgiften til kørsel i egen bil maksimalt udgøre et beløb svarende til de statslige takster for kørselsrefusion. Hvis en medarbejder har fået en højere betaling end statens takster, kan differencen ikke indgå i de støtteberettigede udgifter. 

Statens takster oplyses af Skattestyrelsen.

Udgifter til certificering kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til certificering kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Udgifter til certificering kan være certificeringsgebyr i forbindelse med en virksomheds certificering, hvor certificering af virksomheden bidrager til projektets formål.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til certificering skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Udgifter til ikke-refundérbar moms vedrørende projektets direkte udgifter kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til moms kan indgå i projektets støtte-grundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Eksterne udgifter skal placeres under den relevante udgiftskategori ekskl. moms, og momsudgiften skal konteres særskilt under udgiftskategorien moms.

Projektet kan kun få støtte til momsudgifter, hvis den økonomiske partner som har afholdt udgiften ikke er berettiget til momsrefusion, dvs. hvis momsudgiften er ikke-refunderbar. 

Udgifter til moms dokumenteres med den eksterne faktura, der anvendes som dokumentation for den direkte udgift. Projektet skal endvidere kunne dokumentere, at momsen er ikke-refunderbar.

For nærmere vejledning om den skatteretlige behandling af moms, hvortil der er modtaget støtte, henvises til Skattestyrelsen.

Projektets udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan. 

Eksempler på udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med en investering kan være udgifter til køb af maskiner og udstyr i forbindelse med anlægsinvesteringen, udgifter til installation/opførelse af anlægsinvesteringen, som er nødvendige for dens funktion, eller udgifter til evt. rådgivning i forbindelse med ibrugtagning af anlægsinvesteringen.

Udgifter til materialer i forbindelse med anlægsinvesteringer kan konteres under anlæg, maskiner og udstyr. Køb af materialer kan placeres under anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer, hvis formålet med projektet er at gennemføre investeringen, hvorefter projektet afsluttes. Hvis materialerne derimod indkøbes til anvendelse i forbindelse med projektarbejdet/projektgennemførelsen, er udgiften hertil dækket af det udokumenterede tillæg.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til anlæg, maskiner og udstyr i forbindelse med investeringer skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Projektets udgifter til køb rettigheder, dvs. patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Eksempler på udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer kan være køb af licenser til software, produktionslicenser eller rettigheder til anvendelse af et patent i forbindelse med projektrelaterede investeringer, hvor køb af dette er nødvendig for dets funktion og ibrugtagning.

Denne kontogruppe vedrører indkøb af nødvendige rettigheder i forbindelse med investeringer. Hvis projektet indeholder udgifter til patentansøgninger ol. som følge af nyudviklede produkter mv., skal sådanne udgifter konteres som ekstern bistand.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til patenter, knowhow og licenser i forbindelse med investeringer skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Projektets udgifter til køb af bygninger kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til køb af bygninger kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af bygninger skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Projektets udgifter til køb af jord kan medtages i projektets støttegrundlag, hvis kontoplanen giver mulighed herfor. Hvorvidt udgifter til køb af jord kan indgå i projektets støttegrundlag, afhænger dermed af den valgte kontoplan.

Bemærk, at udgifter til køb af jord maksimalt kan udgøre 10 pct. af de samlede støtteberettigede udgifter. For forladte grunde og tidligere industrigrunde med bygninger hæves denne grænse til 15 pct.

De almindelige principper om økonomisk sparsommelighed og projektrelevans skal overholdes, og udgiften skal kunne knyttes til projektets aktiviteter. Udgifter til køb af bygninger skal kunne dokumenteres med en ekstern faktura, jf. i øvrigt afsnit 12 ”Eksterne køb – markedsafsøgning/udbud”.

Projektets øvrige udgifter er altid dækket af det udokumenterede tillæg, som projektet modtager. Udgifter, som ikke kan kategoriseres under de ovenfor omtalte udgiftstyper, falder ind under kategorien ”Øvrige udgifter”, herunder:

• Husleje, el, vand, varme.
• Driftsudgifter i forbindelse med projektgennemførelsen, dvs. skriveborde, kontorstole, computere, skærme, printere, telefoner, kontorartikler, it-licenser til projektdrift, telefoni, internet, porto og øvrige udgifter, der følger af projektgennemførelsen.
• Materialer og udstyr i forbindelse med projektgennemførelsen.
• Afskrivninger på eksisterende software, hardware, udstyr, materiel og bygninger som anvendes i forbindelse med projektgennemførelsen eller som indskydes i projektet i forbindelse med investeringer.
• Leje og leasing i forbindelse med projektgennemførelsen.
• Rengøring, pedel/vicevært, reception, reparation og vedligehold af kontorlokationer.
• Intern it-service/support i forbindelse med projektadministrationen.
• Bankudgifter/gebyrer og andre finansielle udgifter.
• Forsikringer.
• Intern fortæring, dvs. kaffe/te, mødefortæring ved interne møder, køb fra intern kantine mv.

Beregningen af det udokumenterede tillæg afhænger af, hvilken kontoplan, der anvendes i projektet. I kan læse mere om de forskellige kontoplaner i afsnit 10 ”Kontoplaner”.

Nedenfor følger de udgiftstyper, der ikke kan indgå i projektets støttegrundlag, idet disse udgifter ikke er støtteberettigede. Udover de nævnte udgifter kan der i de fondsspecifikke forordninger være fastsat særlige regler om, at bestemte udgiftstyper ikke kan støttes.4

Udgifter, som er finansieret af et taxametertilskud, kan ikke medtages i projektets støttegrundlag. Det betyder, at projektarbejde, som helt eller delvist bliver finansieret af et taxametertilskud, ikke kan medtages i støttegrundlaget.

Udgifter til renter af gæld, bøder og morarenter er ikke støtteberettigede.

Udgifter til flytning er ikke støtteberettigede.

Hvilken kontoplan/udgiftsmodel og dermed hvilke konti projektet kan benytte sig af, afhænger af, hvilket udokumenteret tillæg projektet ønsker at gøre brug af. Den valgte kontoplan skal anvendes af alle projektets partnere. 

Valget af kontoplan sker i forbindelse med ansøgningen. Som udgangspunkt er der frit valg af kontoplan, medmindre der i den annoncering, hvorunder projektet søges, er stillet krav om anvendelse af en bestemt kontoplan.

Det er ikke muligt at skifte kontoplan, efter et tilsagn er givet. Det kan dog være muligt at ændre kontoplan forud for tilsagn. Dette kan være efter henvendelse fra ansøger, eller hvis Erhvervsstyrelsen finder det relevant at opfordre ansøger til at anvende en anden kontoplan, fx hvis det kan lette administrationen af projektet for tilsagnsmodtager og de økonomiske partnere.

Det er vigtigt grundigt at overveje, hvilken kontoplan, der er den rette for netop det projekt I skal gennemføre. Årsagen til det er, at muligheden for at gennemføre projektet smidigt og succesfuldt kan påvirkes af valget af kontoplan. Det kan det, fordi de forskellige kontoplaner giver forskellige muligheder for at medtage udgifter i støttegrundlaget, og har forskellige regler for, hvordan de udokumenterede tillæg beregnes.

I figuren herunder kan I i oversigtsform se de forskellige kontoplaner. For en fuld beskrivelse bør I læse de enkelte afsnit.

Tabel 1. Oversigt over kontoplaner

Der henvises i øvrigt til kontoplanvejledningerne, hvor udgiftstyperne og kontoplanerne er nærmere beskrevet.

40 pct.- kontoplanen er fordelagtig for løntunge projekter. Kontoplanen minimerer dokumentationskravene, da der alene skal fremvises dokumentation for udgifter til projektarbejde og projektdeltagelse. 

Ved brug af 40 pct.-kontoplanen beregnes et tillæg på 40 pct. af udgifterne til projektarbejde til dækning af alle andre udgifter i projektet.

Følgende udgiftstyper kan indgå i regionalfondsprojekter, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Følgende udgiftstyper kan indgå i projekter under Socialfonden Plus, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektdeltagelse

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

20 pct.- kontoplanen er fordelagtig for projekter med fokus på støtte til private virksomheders indkøb af konsulentydelser og investeringer. Kontoplanen minimerer dokumentationskravene, idet udgifter til projektarbejde ikke skal dokumenteres, for at projektet kan modtage støtte hertil. Kontoplanen giver endvidere mulighed for at opnå støtte til alle støtteberettigede udgiftstyper ud over projektarbejde.

Ved brug af 20 pct.-kontoplanen beregnes et tillæg på 20 pct. af projektets direkte udgifter udover udgifter til projektdeltagelse. Tillægget på 20 pct. gives til dækning af projektets udgifter til projektarbejde. Derudover vil der blive beregnet et tillæg på 7 pct. af projektets direkte udgifter udover udgifter til projektdeltagelse til dækning af øvrige udgifter.

Vær særligt opmærksom på, at kontoplanen ikke kan anvendes af projekter, hvori der medtages udgifter fra offentlige eller offentligretlige økonomiske partnere som overstiger tærskelværdierne5 for EU-udbud.6 I sådanne tilfælde henvises til de øvrige kontoplaner.

Følgende udgiftstyper kan indgå i regionalfondsprojekter, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Certificeringer
• Moms

Udgifter til investeringer

• Anlæg/maskiner/udstyr
• Patenter/knowhow/licenser
• Bygninger
• Jord

Følgende udgiftstyper kan indgå i projekter under Socialfonden Plus, der benytter sig af denne kontoplan: 

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Moms

Udgifter til projektdeltagelse

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

Denne kontoplan giver fuld fleksibilitet til udgifter og projektaktiviteter, idet kontoplanen giver mulighed for at opnå støtte til alle støtteberettigede udgiftstyper. 

Ved brug af denne kontoplan beregnes et tillæg på 7 pct. af projektets direkte udgifter med undtagelse af udgifter til projektdeltagelse. Tillægget skal anvendes til dækning af projektets øvrige udgifter.

Følgende udgiftstyper kan indgå i regionalfondsprojekter, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Certificeringer
• Moms 

Udgifter til investeringer

• Anlæg/maskiner/udstyr
• Patenter/knowhow/licenser
• Bygninger
• Jord

Følgende udgiftstyper kan indgå i projekter under Socialfonden Plus, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Moms

Udgifter til projektdeltagelse

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

15 pct.-kontoplanen giver fuld fleksibilitet vedrørende udgifter og projektaktiviteter, idet kontoplanen giver mulighed for at opnå støtte til alle støtteberettigede udgiftstyper. 

Ved brug af 15 pct.-kontoplanen beregnes et tillæg på 15 pct. af projektets udgifter til projektarbejde til dækning af projektets øvrige udgifter.

Følgende udgiftstyper kan indgå i regionalfondsprojekter, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Certificeringer
• Moms 

Udgifter til investeringer

• Anlæg/maskiner/udstyr
• Patenter/knowhow/licenser
• Bygninger
• Jord

Følgende udgiftstyper kan indgå i projekter under Socialfonden Plus, der benytter sig af denne kontoplan:

Udgifter til projektarbejde

• Løn, projektarbejde, faktisk løn
• Løn, projektarbejde, standardsats

Udgifter til projektgennemførelse

• Ekstern bistand/eksterne ydelser
• Revision
• Evalueringsudgifter
• Annoncering
• Rejser, kost, logi
• Moms

Udgifter til projektdeltagelse

• Løn, projektdeltagelse, standardsats
• Underhold, projektdeltagelse, standardsats

Udgifter til løn i forbindelse med projektarbejde og projektdeltagelse kan medtages i støttegrundlaget, hvis de opgøres efter nedenstående regler.

Hvis udgifter til projektarbejde eller projektdeltagelse skal indgå i projektets støttegrundlag, er det vigtigt at være opmærksom på, hvorvidt der er tale om projektarbejde eller projektdeltagelse, da det har betydning for, hvor i kontoplanen udgiften skal placeres, og da der ikke beregnes udokumenteret tillæg af udgifter til projektdeltagelse.

Bemærk, at regionalfondsprojekter sjældent har deltagerudgifter, da deltagerudgifter er udgifter vedr. tidsforbrug fra de personer, hvorpå der skal indrapporteres start- og slutoplysninger. For regionalfondsprojekter er det derfor kun i forbindelse med anvendelse af 15 pct.-fleksibiliteten, at deltagerudgifter er relevante, og i det tilfælde skal der ikke indhentes start- og slutoplysninger.

For alle projektmedarbejdere og projektdeltagere skal CPR-nummer registreres i projektrapporteringsværktøjet (PRV), men det er ikke et krav, at CPR-nummeret fremgår af tidsopgørelsen eller arbejdsbeskrivelsen, så længe der er en entydig sammenhæng til medarbejderens eller deltagerens tidsopgørelse/arbejdsbeskrivelse og registreringen af CPR-nummer i PRV, og denne sammenhæng kan dokumenteres af projektet.

Projektmedarbejdere/-deltagere uden CPR-nummer 
Har I helt undtagelsesvis medarbejdere eller deltagere uden dansk CPR-nummer, anvendes et særligt unikt nummer i PRV, som I selv skaber, og som I kan dokumentere har en entydig sammenhæng til medarbejderen. I skal dog være opmærksomme på, at tilsagnsmodtager skal redegøre for, at personer uden CPR-nummer, der deltager i projektet, skal bidrage til vækst i Danmark, jf. afsnit 23 ”Internationalt samarbejde”.

For udgifter til projektarbejde og projektdeltagelse kan der anvendes en standardsats pr. time. Ved brug af standardsatsen kan der ikke medtages mere end 160,33 timer pr. måned pr. medarbejder på tværs af projekter. Satsen reguleres årligt med pris- og lønudviklingen.

11.3.1. Sats for projektmedarbejdere hos Godkendte Teknologiske Serviceinstitutter (GTS-institutter)

Projektmedarbejdere hos GTS-institutter kan i stedet for ovennævnte standardsats anvende den omkostningsneutrale GTS-sats. GTS-institutter skal dokumentere deres tidsanvendelse på samme måde som andre økonomiske partnere på standardsats, dvs. enten ved en arbejdsbeskrivelse eller ved en tidsopgørelse pr. måned.

Når den omkostningsneutrale sats for GTS-institutter anvendes, kan der ikke medtages andre udgifter fra GTS-instituttet som støtteberettigede udgifter, ligesom der ikke beregnes udokumenteret tillæg på baggrund af den omkostningsneutrale sats. 

Det skal angives i forbindelse med ansøgningen, hvis et GTS-institut ønsker at anvende den omkostningsneutrale sats, og efter tilsagnet er udstedt, vil der ikke kunne skiftes til at anvende standardsats eller faktisk løn i stedet for. Det er desuden en forudsætning for anvendelse af den omkostningsneutrale sats, at den anvendes for alle projektmedarbejdere fra GTS-instituttet i det enkelte projekt. 

Ved brug af GTS-satsen kan der ikke medtages mere end 136,83 timer pr. måned pr. medarbejder på tværs af projekter, og det er et krav, at satsen beregnes i overensstemmelse med den gældende vejledning. Der henvises i øvrigt til den særskilte vejledning vedr. beregning og brug af GTS-sats.

Hvis udgifter til projektarbejde skal indgå i støttegrundlaget, skal den pågældende medarbejder modtage lønudbetaling fra sin arbejdsgiver, der er tilsagnsmodtager eller økonomisk partner i projektet. 

Udgifter til projektarbejde kan medtages i støttegrundlaget med udgangspunkt i enten en arbejdsbeskrivelse eller en tidsopgørelse pr. måned. Ved anvendelse af en arbejdsbeskrivelse, kan beregningen af udgiften ske via standardsatsen eller via den faktiske løn. Ved brug af tidsopgørelse pr. måned kan der alene anvendes standardsats. Det er muligt at skifte mellem tidsopgørelse og arbejdsbeskrivelse, men I skal være opmærksomme på de regler og krav til dokumentation, som følger af de to forskellige metoder.

Kravene til dokumentationen afhænger af, hvilken metode der anvendes. Det er administrativt lettest at anvende arbejdsbeskrivelser i kombination med standardsatsen. Det giver mindst administration og dokumentation for tilsagnsmodtager, den økonomiske partner og for den enkelte medarbejder, ligesom det medfører det mest simple kontrolspor for Erhvervsstyrelsen og revisor.

I illustrationen herunder kan I se de forskellige muligheder:

Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at anvende faktisk løn, hvis jeres projekts samlede omkostninger er under 200.000 EUR, og der ikke er statsstøtte i projektet. I givet fald skal I altid anvende standardsats i forbindelse med udgifter til projektarbejde, ligesom I skal anvende 40 pct.-kontoplan.

11.4.1. Tidsopgørelse som dokumentation for projektarbejde

Udgiften til projektarbejde kan medtages i støttegrundlaget med udgangspunkt i en tidsopgørelse pr. måned, hvori medarbejderen skal opgøre sin faktisk anvendte tid på projektarbejde.

Krav til tidsopgørelsen:

• Tidsopgørelsen skal være identificerbar op mod projektmedarbejderen, fx via navn, cpr-nummer el.lign.
• Tidsopgørelsen skal indeholde en opgørelse over den tid, som medarbejderen har brugt på projektarbejde/-aktiviteter.
• Tidsforbruget skal opgøres pr. kalendermåned.
• Tidsopgørelsen skal være udspecificeret i forhold til medarbejderes gennemførte opgaver/aktiviteter, og være identificerbar op imod projektets indhold/aktiviteter.
• Tidsopgørelsen skal godkendes af projektmedarbejderen enten med dateret underskrift eller dateret digital godkendelse.
• Godkendelsen skal ske efter arbejdet/opgaverne er udført.
• Godkendelsen skal ske senest seks måneder efter udløbet af den kalendermåned, hvor arbejdet/opgaverne er udført. Hvis udgiften medtages i støttegrundlaget inden udløbet af de seks måneder, skal godkendelsen være sket inden udgiften medtages.

Det er kun faktisk anvendt tid til projektarbejde/projektopgaver, der kan indgå i tidsopgørelsen, hvorfor der ikke kan anvendes faste faktorer for tidsforbruget. 

Sygdom, barsel, ferie, fridage, fleks, omsorgsdage og andet fravær kan ikke indgå i tidsopgørelsen. Frokost, pauser og andet ophold i arbejdet kan heller ikke indgå i tidsopgørelsen. Tid til frokostmøder kan dog medtages, hvis der udføres projektrelevant arbejde under mødet.

Tidsopgørelsen skal indeholde en udspecificering af, hvilke opgaver/aktiviteter medarbejderen har udført i projektet. Specifikationen kan udarbejdes som en prosatekst til tidsopgørelsen pr. måned, eller ved, at tidsopgørelsen sker på aktivitetsniveau. Arbejdsopgaverne/aktiviteterne skal være identificerbare op imod projektets godkendte indhold. Det er fx ikke tilstrækkeligt, at det blot fremgår, at tiden er brugt på ”projektarbejde”.

Tidsopgørelsen skal være godkendt, inden udgiften kan medtages i støttegrundlaget, og senest seks måneder efter den enkelte måneds udløb. Ved at godkende tidsopgørelsen vedstår projektmedarbejderen, at tidsopgørelsen og specifikationen er korrekt.

Bemærk, at tidsopgørelser i projektet ikke kan stå alene i forhold til dokumentation af projektets indhold. I kan læse mere herom i afsnit 15 ”Dokumentation for projektets indhold og aktiviteter”.

Erhvervsstyrelsen anbefaler, at I anvender den skabelon til tidsopgørelse, som styrelsen stiller til rådighed. Hvis I anvender jeres egne skabeloner til tidsopgørelse, skal de indeholde og overholde ovenstående formalia og krav.

11.4.1.1. Brug af eget tidsregistreringssystem

Projektmedarbejderen kan opgøre den anvendte tid på projektet via eget tidsregistreringssystem, hvis udskrift herfra kan adskille de projektrelevante timer fra den øvrige arbejdstid, medarbejderen har registreret i systemet. Desuden skal der kunne fremvises en specifikation af projektarbejdet/-opgaverne som den registrerede tid vedrører, jf. ovenfor.

Udskrift fra systemet over anvendt tid i projektet kan godkendes via dateret underskrift, digital godkendelse eller via systemets godkendelsesfunktion, hvis systemet indeholder en sådan funktion. Hvis godkendelsen sker via systemets godkendelsesfunktion, er det et krav, at systemgodkendelsen er dateret og direkte identificerbar op mod medarbejderen.

11.4.1.2. Beregning af udgiften til projektarbejde ved brug af tidsopgørelse

Til at beregne udgiften til projektarbejde, som kan medtages i støttegrundlaget på baggrund af en tidsopgørelse pr. måned, anvendes en standardsats, som er beskrevet i afsnit 11.2 ”Standardsats for løn til projektmedarbejdere og projektdeltagere”. 

Der kan ikke medtages mere end 160,33 timer pr. måned pr. medarbejder på tværs af projekter uanset, om tidsopgørelsen for den pågældende medarbejder indeholder flere timer end 160,33 timer.

Den støtteberettigede udgift for projektarbejde ved tidsopgørelse som dokumentation, beregnes som antallet af opgjorte timer ganget med standardsatsen. 

Det er et krav, at den pågældende medarbejder modtager lønudbetaling fra tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner. Erhvervsstyrelsen udfører automatisk kontrol af, om den pågældende medarbejder den pågældende måned har fået en lønudbetaling fra den virksomhed/partner, vedkommende er angivet som værende medarbejder hos, og yderligere dokumentation er i udgangspunktet ikke nødvendig.

11.4.2. Arbejdsbeskrivelse som dokumentation for projektarbejde

Udgiften til projektarbejde kan medtages i støttegrundlaget med udgangspunkt i en arbejdsbeskrivelse, hvori der er angivet en gennemsnitlig procentdel af medarbejderens arbejdstid ved arbejdsgiver til projektarbejdet.

Arbejdsbeskrivelsen skal beskrive og fastlægge et gennemsnitligt omfang og indhold af medarbejderens opgaver i projektet, og denne beskrivelse af omfang og indhold skal godkendes af medarbejderen og dennes arbejdsgiver eller projektleder hos tilsagnsmodtager. I arbejdsbeskrivelsen angiver medarbejderen og dennes arbejdsgiver, hvilke arbejdsopgaver/aktiviteter medarbejderen skal varetage på projektet, samt hvilket tidsforbrug medarbejderen i gennemsnit anvender på disse projektopgaver. Projektopgaverne skal beskrives detaljeret og være identificerbare op mod projektets indhold/aktiviteter. Det er således ikke tilstrækkeligt, at det blot fremgår, at man er ansat som ”projektleder” på et konkret projekt.

Tidsforbruget skal angives som en procentsats af medarbejderens arbejdstid ved arbejdsgiveren. Det er vigtigt, at der angives et tidsforbrug, der er i overensstemmelse med de faktiske forhold.

Forholdet mellem den fastsatte procent og omfanget af projektopgaverne skal være plausibelt. Dels i forhold til sammenhængen mellem arbejdsopgaver og arbejdstid, dels i forhold til, om medarbejderen med rette kan forventes at kunne levere det angivne tidsforbrug. Fx kan der ikke udarbejdes en arbejdsbeskrivelse, hvis det på tidspunktet for udarbejdelsen af beskrivelsen var arbejdsgiver bekendt, at medarbejderen skulle varetage andre opgaver eller have længere fravær, der forhindrer udførelse af projektopgaverne i det omfang, som fremgår af arbejdsbeskrivelsen.

Den gennemsnitlige faste procentsats kan være enhver procentsats mellem 1 og 100. Hvis procentsatsen er 100, betragtes man som fuldtidstilknyttet. Er satsen 99 eller derunder, betragtes man som deltidstilknyttet. Hvis en medarbejder tilknyttes projektet på fuld tid, er det vigtigt, at medarbejderen udelukkende har arbejdsopgaver i det projekt, hvor personen er tilknyttet 100 pct., dvs., at medarbejderen ikke kan have andre opgaver hos arbejdsgiveren eller løse ad hoc-opgaver udenfor projektet. En medarbejder kan godt være tilknyttet flere projekter, men kan aldrig være tilknyttet mere end 100 pct. samlet set på tværs af projekterne.

Der er ikke begrænsninger for, hvor lang eller hvor kort varighed en arbejdsbeskrivelse kan have. Men hvis der sker ændringer, skal procentsatsen eller arbejdsopgavebeskrivelsen justeres, så den er i overensstemmelse med de faktiske forhold. Hvis der sker ændringer, skal der udarbejdes en ny arbejdsbeskrivelse, som skal godkendes af såvel medarbejderen som af dennes arbejdsgiver eller projektlederen hos tilsagnsmodtager. Det bemærkes, at en arbejdsbeskrivelse er et udtryk for en gennemsnitlig betragtning, og at det faktiske tidsforbrug på projektopgaverne kan variere fra måned til måned. Der skal ikke udarbejdes en ændring, hvis den i arbejdsbeskrivelsen gennemsnitlige procentsats er plausibel på tværs af flere måneder. Ændringer skal kun foretages, hvis den gennemsnitlige procentsats ændres generelt, eller hvis arbejdsopgaverne ændres.

Arbejdsbeskrivelsen berører ikke medarbejderens ansættelsesretlige forhold, men alene omfanget og indholdet af medarbejderens arbejdsindsats i projektet. Arbejdsbeskrivelsen kan være et selvstændigt dokument, eller en del af den ansattes ordinære ansættelseskontrakt.

Krav til arbejdsbeskrivelsens indhold: 

• Arbejdsbeskrivelsen skal være identificerbar op mod projektmedarbejderen, fx via navn, cpr-nummer el.lign.
• Arbejdsbeskrivelsen skal være identificerbar op mod medarbejderens arbejdsgiver
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde medarbejderens ugentlige arbejdstid ved arbejdsgiveren
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde den gennemsnitlige procentsats af arbejdstiden ved arbejdsgiveren, der anvendes på projektet
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en angivelse af, om udgiften til projektarbejdet skal medtages som faktisk løn eller standardsats
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en startdato
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en detaljeret og præcis beskrivelse af de projektopgaver/-aktiviteter, medarbejderen udfører i projektet
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en dateret underskrift eller dateret digital godkendelse fra projektmedarbejderen
• Arbejdsbeskrivelsen skal indeholde en dateret underskrift eller dateret digital godkendelse fra arbejdsgiveren. Bemærk, at arbejdsgivers underskrift skal foretages af en overordnet hos arbejdsgiver. Alternativt kan tilsagnsmodtagers projektleder underskrive/godkende.

Erhvervsstyrelsen anbefaler, at I anvender den skabelon til arbejdsbeskrivelse, som er tilgængelig via linket nedenfor.

En arbejdsbeskrivelse kan danne grundlag for udgifter til projektarbejde fra den måned, hvor arbejdsbeskrivelsen er underskrevet af begge parter, dog tidligst fra projektets støtteberettigelsesdato og tidligst fra den dato, som fremgår af arbejdsbeskrivelsens startdato.

11.4.2.1. Beregning af udgiften til projektarbejde ved brug af arbejdsbeskrivelse og standardsats

Hvis beregningen af udgiften til projektarbejde sker via standardsatsen, skal udgiften ikke dokumenteres ud over den udarbejdede og godkendte arbejdsbeskrivelse. Til at beregne støttegrundlaget anvendes den standardsats, der er beskrevet i afsnit 11.3 ”Standardsats for løn til projektmedarbejdere og projektdeltagere” og medarbejderens arbejdstid i projektet, som den fremgår af arbejdsbeskrivelsen.

Den støtteberettigede udgift for projektarbejde ved arbejdsbeskrivelse og standardsats beregnes som den i arbejdsbeskrivelsen angivne procentandel af medarbejderens normtid/arbejdstid ved arbejdsgiveren ganget med standardsatsen.

Det er et krav, at den pågældende medarbejder modtager lønudbetaling fra tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner. Erhvervsstyrelsen udfører automatisk kontrol af, om den pågældende medarbejder den pågældende måned har fået en lønudbetaling fra den virksomhed, vedkommende er angivet som værende medarbejder hos, dvs. den økonomiske partner, medarbejderen er registreret under.

Hvis en arbejdsbeskrivelse har startdato på et andet tidspunkt end den første i en måned, skal normtiden for måneden opgøres forholdsmæssigt.

11.4.2.2. Beregning af udgiften til projektarbejde ved brug af arbejdsbeskrivelse og faktisk løn

Hvis beregningen af udgiften til projektarbejde sker via faktisk løn, skal udgiften dokumenteres via lønsedler pr. måned. Følgende lønkomponenter kan medtages i beregningen:

• AM-bidragspligtig indkomst.
• Pension – både medarbejder- og arbejdsgiverbetalt andel.
• ATP – både medarbejder- og arbejdsgiverbetalt andel.

NB: Alle beløb skal fremgå af medarbejderens lønseddel, bortset fra arbejdsgiverandelen af ATP.

Den støtteberettigede udgift for projektarbejde ved arbejdsbeskrivelse og faktisk løn beregnes som den i arbejdsbeskrivelsen angivne procentandel af medarbejderens normtid/arbejdstid ved arbejdsgiver ganget med summen af lønkomponenter. 

Lønkomponenterne skal indtastes måned for måned i PRV, og der vil blive foretaget stikprøvemæssig kontrol af, om der foreligger dokumentation for lønnen i form af lønsedler og kontrol af beregningen.

Det er et krav, at den pågældende medarbejder modtager lønudbetaling fra tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner. Erhvervsstyrelsen kan udføre automatisk kontrol af, om den pågældende medarbejder den pågældende måned har fået en lønudbetaling fra den virksomhed, vedkommende er angivet som værende medarbejder hos, dvs. den økonomiske partner medarbejderen er registreret under. 

Hvis en arbejdsbeskrivelse har startdato på et andet tidspunkt end den første i en måned, skal lønudgiften for måneden opgøres forholdsmæssigt.

11.4.2.2.1. Regulering af den faktiske løn

Lønudgiften skal kunne henføres til projektet 
Det er kun den del af lønudgiften til projektmedarbejderen, som kan henføres til projektarbejdet, der er støtteberettiget. Hvis der fx udbetales et tillæg eller en bonus, og disse ikke kan henføres til det udførte projektarbejde, skal disse fratrækkes den AM-bidragspligtige indkomst, som medtages i beregningsgrundlaget. Det gælder typisk, hvis der udbetales et tillæg/en bonus til medarbejderen i opstarten af projektet, idet et sådan tillæg/en bonus som udgangspunkt er optjent før projektet, er påbegyndt.

Feriepenge til fuldtids- og deltidstilknyttede projektmedarbejdere 
Tilsagnsmodtager må kun medtage feriepenge, der er optjent i den pågældende projektmedarbejders ansættelsesperiode på projektet. Feriepengene kan medtages, hvis der på lønsedlen udbetales feriepenge, eller hvis tilsagnsmodtager eller en økonomisk partner kan dokumentere betaling af projektmedarbejderens feriepenge til en ekstern feriekonto. 

Hvis ansættelsen af en projektmedarbejder ophører ved projektets afslutning, kan den forholdsmæssige andel af de skyldige eller afregnede feriepenge, som projektmedarbejderen har optjent i projektperioden, medtages i den AM-bidragspligtige indkomst. Tilsagnsmodtager skal dokumentere, at de skyldige eller afregnede, feriepenge er overført til en ekstern feriekonto. 

Når en fuldtids- eller deltidstilknyttet projektmedarbejder reduceres i løn som følge af ferieafholdelse, der ikke er optjent i dennes ansættelsesperiode på projektet, skal der foretages reduktion i den AM-bidragspligtige indkomst. 

Når en projektmedarbejder fx holder ferie i januar uden løn, men reduktion i lønnen først foretages på lønsedlen for fx marts, skal denne ikke periodiseres.

Ikke afholdt optjent ferie 
For fuldtids- eller deltidstilknyttede projektmedarbejdere kan udbetaling af ikke afholdt ferie udover fire uger optjent i projektperioden medtages i den AM-bidragspligtige indkomst.

Særlig feriegodtgørelse for projektmedarbejdere 
Når en fuldtids- eller deltidstilknyttet projektmedarbejder er ansat med løn under ferie, er projektmedarbejderen berettiget til særlig feriegodtgørelse. Feriegodtgørelse vil typisk blive udbetalt med lønnen i maj og august. Særlig feriegodtgørelse for en fuldtids- eller deltidstilknyttet projektmedarbejder skal ikke periodiseres, men skal medtages i den måned, hvor godtgørelsen udbetales på lønsedlen, selvom den ikke er optjent 100 pct. i projektperioden.

Overarbejde for projektmedarbejdere 
For en fuldtidstilknyttet projektmedarbejder kan udbetaling af overarbejde optjent i projektperioden medtages i den AM-bidragspligtige indkomst på udbetalingstidspunktet. Hvis optjeningsperioden fremgår af lønsedlen, skal udbetaling af overarbejde periodiseres til den faktiske optjeningsperiode. Hvis optjeningsperioden ikke fremgår af lønsedlen, indregnes overarbejdsbetaling i perioden, hvor det udbetales. 

Overarbejde, der udbetales, når projektmedarbejderen ikke længere er ansat på projektet, eller når projektet er afsluttet, kan ikke medtages i beregningsgrundlaget.

For deltidstilknyttede skal den faste procentsats forstås som en sats, der medvirker til at udjævne normale udsving i arbejdstid over en periode. Derfor kan der ikke medtages udgifter til udbetalt overarbejde.

11.4.2.2.2. Udtræk fra Skattestyrelsens eIndkomst i stedet for lønseddel

Tilsagnsmodtager og økonomiske partnere kan vælge at anvende indberetningskvitteringer fra Skattestyrelsens eIndkomst som dokumentation for faktisk løn i stedet for lønsedler. Udtrækkene kan være i form af masseindberetningskvitteringer eller udtræk på medarbejderniveau. Følgende oplysninger skal fremgå af udtrækket:

• Navn
• CPR-nummer
• Lønperiode (måned, år)
• AM-bidragspligtig indkomst
• Pensionsbeløb
• ATP
• Normtid
• CVR-nummer/P-nummer på den virksomhed som har betalt lønnen, dvs. den økonomiske partner medarbejderen er registreret under.

Udtrækket fra Skattestyrelsens eIndkomst skal være fyldestgørende og indeholde ovenstående oplysninger i det oprindelige format. Udtrækket må derfor ikke være konverteret til Excel eller lignende redigeringsværktøj. 

Tilsagnsmodtager er forpligtet til at indhente og opbevare relevante udtræk fra Skattestyrelsens eIndkomst. Bemærk, at oplysningerne i eIndkomst skal downloades og gemmes som fx PDF-filer, da oplysningerne i eIndkomst slettes efter en kortere periode end den, I skal opbevare dokumentationen på projektet i. I kan læse mere om opbevaring af dokumentation i afsnit 20 ”Kontrol af projektet og opbevaring af dokumentation”. Underliggende dokumentation i form af lønseddel, ansættelsesaftale eller tillæg/arbejdsbeskrivelse til denne skal kunne fremvises på forespørgsel. Denne forespørgsel kan finde sted både ved ordinære og ekstraordinære kontroller.

11.4.2.3. Barsel og sygdom for projektmedarbejdere med arbejdsbeskrivelse

Hvis en projektmedarbejder på arbejdsbeskrivelse går på barsel eller bliver sygemeldt i projektperioden, er arbejdsgiverens udgifter til projektmedarbejderens projektrelevante løn under barslen eller sygdommen en støtteberettiget udgift, hvis arbejdsgiveren i henhold til ansættelseskontrakten eller overenskomsten er forpligtet til at betale projektmedarbejderen løn. Udgifter til projektmedarbejderens løn under barsel eller sygdom er alene støtteberettiget i den periode, hvor arbejdsgiveren afholder udgiften hertil, og kun med den procentsats af medarbejderens løn, som er angivet i arbejdsbeskrivelsen.

Arbejdsgiveren kan medtage projektmedarbejderens projektrelevante løn under barsels- eller sygdomsperioden, modregnet barselsrefusion/godtgørelse fra det offentlige. Ved brug af faktisk løn, skal refusionen/godtgørelsen fra det offentlige modregnes i den AM-bidragspligtige indkomst for den pågældende måned, hvortil refusionen/godtgørelsen er modtaget. Ved brug af standardsats skal refusionen modregnes den støtteberettigede løn for den pågældende måned, hvortil refusionen/godtgørelsen er modtaget. Dokumentation for refusionen indsendes til Erhvervsstyrelsen, som vil forestå bogføring i ProjektRapporteringsVærktøjet (PRV).

Udgifter til ansættelse af en vikar for en medarbejder på barsel er også støtteberettigede. Det samme gælder ved langtidssygemelding.

11.4.3. Udgifter til projektarbejde for iværksættere og virksomhedsejere, der ikke ud tager løn til sig selv

For iværksættere og virksomhedsejere, der ikke udtager løn til sig selv fra egen virksomhed, kan der medtages udgifter til projektarbejde med udgangspunkt i en tidsopgørelse pr. måned og til den standardsats, som er beskrevet i afsnit 11.3 ”Standardsats for løn til projektmedarbejdere og projektdeltagere”. 

For at kunne benytte denne undtagelse til hovedreglen om, at der skal ligge en lønudgift bag udgifter til projektarbejde, er det et krav, at personen fremgår som virksomhedens reelle ejer/fuldt ansvarlig deltager i virk.dk. Desuden er det en betingelse, at iværksætteren eller virksomheden er økonomisk partner i projektet, samt at der ikke udtages løn. Sidstnævnte vil blive kontrolleret via opslag i eIndkomstregisteret. 

Det er en betingelse, at der udarbejdes tidsopgørelse i henhold til kravene i afsnit 11.4.1, og at der ikke med tages mere end 160,33 timer pr. måned på tværs af projekter.

Udgifter til projektdeltageres løn eller underhold kan indgå i støttegrundlaget med udgangspunkt i enten standardsatsen for løn eller standardsatsen for underhold. 

Hvis projektdeltagerne modtager løn, mens de deltager i projektet, kan udgiften medtages som deltagerløn, og projektet kan anvende standardsatsen, som er beskrevet i afsnit 11.3 ”Standardsats for løn til projektmedarbejdere og projektdeltagere”. Dette kræver, at deltagerens arbejdsgiver er økonomisk partner i projektet.

Hvis projektdeltagere får udbetalt underhold, mens de deltager i projektet, dvs. modtager overførselsindkomst som fx dagpenge eller SU, kan udgiften medtages som deltagerunderhold, og projektet kan anvende standardsatsen for underhold. Standardsatsen for underhold svarer til den højeste dagpengesats. Satsen reguleres årligt med pris- og lønudviklingen.

Følgende betingelser skal være opfyldt, for at deltagerens løn/underhold kan indgå i projektets støttegrundlag: 

• Der skal foreligge start- og slutoplysninger for deltageren, indhentet på den måde, der er fastsat i tilsagnet. I kan læse mere herom i afsnit 3 ”Projektets effektkæde”.
• Der skal foreligge en tidsopgørelse pr. måned over anvendt tid på projektet, jf. nedenfor vedr. krav hertil.
• For udgifter til projektdeltageres løn er det en betingelse, at projektdeltagerens arbejdsgiver er økonomisk partner i projektet.
• For udgifter til deltagerunderhold, er det et krav, at deltageren modtager overførselsindkomst.
• EU-støtten kan ikke overstige projektets samlede støtteberettigede udgifter minus værdien af underholdet ved projektdeltagelse, jf. afsnit 4 ”Projektets finansiering”.

Krav til tidsopgørelsen:

• Tidsopgørelsen skal indeholde en opgørelse over den tid, som deltageren har brugt på projektet.
• Tidsforbruget skal opgøres pr. kalendermåned.
• Tidsopgørelsen skal være udspecificeret i forhold til deltagerens gennemførte opgaver/aktiviteter, og være identificerbar op imod projektets indhold/aktiviteter.
• Tidsopgørelsen skal være identificerbar op mod projektdeltageren, fx via navn, cpr-nummer el.lign.
• Tidsopgørelsen skal godkendes af projektdeltageren enten med dateret underskrift eller dateret digital godkendelse.
• Godkendelsen skal ske efter aktiviteterne/opgaverne har fundet sted.
• Godkendelsen skal ske senest seks måneder efter udløbet af den kalendermåned, hvor aktiviteterne/opgaverne har fundet sted. Hvis udgiften medtages i støttegrundlaget inden udløbet af de seks måneder, skal godkendelsen være sket inden udgiften medtages.

Der kan maksimalt medtages 160,33 timer pr. måned på tværs af projekter. 

Den støtteberettigede udgift til løn eller underhold for en projektdeltager beregnes via antallet af timer, som den pågældende deltager har anvendt på projektet, ganget med standardsatsen for løn eller underhold. 

Det er kun den faktisk anvendte tid til projektrelevante aktiviteter, der kan indgå i tidsopgørelsen. Sygdom, ferie, fridage og andet fravær kan ikke indgå i tidsopgørelsen. Frokost, pauser og andet ophold i deltagelsen, kan heller ikke indgå i tidsopgørelsen. 

Der kan ikke bruges faste faktorer for tidsforbruget, fx til forberedelse, hjemmearbejde el.lign., da det skal være den faktisk anvendte tid for deltageren, som skal indgå i opgørelsen. 

Det er muligt at knytte dagligt arbejde, forberedelse el.lign. til et kompetenceudviklingsforløb, hvis det er nødvendigt for at nå projektets målsætninger, men det kan ikke være projektets hovedindhold.

I projekter vedrørende social inklusion (Socialfonden Plus, prioritet 1) er formålet rettet mod: A) inklusion og fastholdelse i en ungdomsuddannelse og B) inklusion gennem virksomhedsrettede aktiviteter. Hovedvægten i et inklusionsforløb gennem virksomhedsrettede aktiviteter kan være på det daglige arbejde/virksomhedspraktikken.

Tidsopgørelsen skal indeholde en udspecificering af, hvilke aktiviteter deltageren anvender tid på i projektet. Specifikationen kan udarbejdes som en prosatekst til tidsopgørelsen, eller ved, at tidsopgørelsen sker på aktivitetsniveau. Aktiviteterne skal være identificerbare op imod projektets godkendte indhold. Det er fx ikke tilstrækkeligt, at det blot fremgår, at tiden er brugt på ”projektaktiviteter”.

Tidsopgørelsen skal være godkendt inden udgiften kan medtages i støttegrundlaget og senest seks måneder efter den enkelte måneds udløb. Ved at godkende tidsopgørelsen, vedstår projektdeltageren, at tidsopgørelsen og specifikationen er korrekt. 

Hvis tidsopgørelsen er underskrevet senere end seks måneder efter månedens udløb, vil Erhvervsstyrelsen som udgangspunkt kun godkende udgiften, hvis det opgjorte tidsforbrug sandsynliggøres med underliggende dokumentation i form af fx læringsplaner, kalenderudskrifter, mødeindkaldelser, referater, rapporter osv. Samme krav kan gøre sig gældende, hvis opgørelsen udtages til kontrol.

Bemærk, at tidsopgørelser i projektet ikke kan stå alene som dokumentation af projektets indhold. 

Erhvervsstyrelsen anbefaler, at I anvender den skabelon til tidsopgørelse, som styrelsen stiller til rådighed via linket nedenfor. Hvis I anvender jeres egne skabeloner til tidsregistrering, skal de indeholde mindst de samme oplysninger, som fremgår ovenfor.

11.5.1. Brug af eget tidsregistreringssystem

Projektdeltageren kan opgøre den anvendte tid på projektet via eget tidsregistreringssystem, hvis udskrift herfra kan adskille de projektrelevante timer fra den øvrige arbejdstid, deltageren har registreret i systemet. Desuden skal der kunne fremvises en specifikation af projektarbejdet/-opgaverne som den registrerede tid vedrører, jf. ovenfor.

Udskrift fra systemet over anvendt tid i projektet kan godkendes via dateret underskrift, digital godkendelse eller via systemets godkendelsesfunktion, hvis systemet indeholder en sådan funktion. Hvis godkendelsen sker via systemets godkendelsesfunktion, er det et krav, at systemgodkendelsen er dateret og direkte identificerbar op mod medarbejderen.

11.5.2. Mødeprotokoller 

Hvis der ikke indgår udgifter til projektdeltagelse på deltageren, kan projektdeltagerne underskrive en mødeprotokol. Mødeprotokollen kan som udgangspunkt kun anvendes som dokumentation for projektets indhold og omfang. I kan læse mere herom i afsnit 15 ”Dokumentation for projektets indhold og aktiviteter”. jf. dog nedenfor. 

Dog kan mødeprotokoller anvendes som dokumentation for udgifter til projektdeltagelse i følgende tilfælde:

• Holdmødeprotokoller med underbyggende dokumentation 
  Hvis tilsagnsmodtager eller andre økonomiske partnere i projektet benytter holdmødeprotokol/fremmødeprotokol ved deltagelse til holdundervisning ol., kan en sådan holdmødeprotokol anvendes som dokumentation for projektdeltagernes tidsforbrug på projektet, uden at der udarbejdes tidsregistreringer pr. deltager. 
  
  Holdmødeprotokollen skal indeholde en liste med projektdeltagernes fulde navne, og deltagerne skal underskrive protokollen ved fremmøde, hvorefter projektleder, underviser eller en overordnet endeligt godkender holdmødeprotokollen.
• Elektroniske mødeprotokoller 
  Hvis tilsagnsmodtager eller andre af projektets økonomiske partnere benytter et elektronisk fremmøderegistreringssystem (elektroniske mødeprotokoller), kan dette system anvendes som dokumentation for projektdeltagernes tidsforbrug på projektet, uden at der udarbejdes tidsregistreringer pr. deltager. 
  
  Det elektroniske registreringssystem, skal være godkendt af Styrelsen for IT og læring (STIL). Ved de elektroniske mødeprotokoller er der ikke krav om fysisk eller elektronisk underskrift fra projektdeltageren.

Ved brug af elektroniske mødeprotokoller eller holdmødeprotokoller som beskrevet ovenfor, kan der ikke ske kombination med selvstændige timeregistreringer for de enkelte deltagere, fx til forberedelse og hjemmearbejde. Det er således alene fremmøde-timer, der kan medtages i støttegrundlaget. 

Ved anvendelse af en af ovenstående modeller er det desuden et krav, at deltagerne er identificerbare i protokollen, og at tidsforbruget kan dokumenteres med underbyggende dokumentation for aktivitetens indhold og tidsforbrug, fx undervisningsplaner, skemaer, programoversigter, m.m.

Pauser i undervisningen, herunder frokostpauser, kan ikke medtages i tidsopgørelsen.

11.5.3. Udgifter til projektdeltagelse for iværksættere og virksomhedsejere, der ikke udtager løn til sig selv 

For iværksættere og virksomhedsejere, der ikke udtager løn til sig selv fra egen virksomhed, kan der medtages udgifter til projektdeltagelse med udgangspunkt i en tidsopgørelse og til den standardsats, som er beskrevet i afsnit 11.3 ”Standardsats for løn til projektmedarbejdere og projektdeltagere”.

For at kunne benytte denne undtagelse til hovedreglen om, at der skal ligge en lønudgift eller underholdsudgift bag udgifter til projektdeltagelse, er det et krav, at personen fremgår som virksomhedens reelle ejer/fuldt ansvarlig deltager i virk.dk. Desuden er det en betingelse, at iværksætteren eller virksomheden er økonomisk partner i projektet, samt at der ikke udtages løn. Sidstnævnte vil blive kontrolleret via opslag i eIndkomstregisteret. 

Det er en betingelse, at der udarbejdes tidsopgørelse i henhold til kravene i afsnit 11.5, og at der ikke medtages mere end 160,33 timer pr. måned på tværs af projekter.

EU-støtte er offentlige midler, og derfor skal EU-støtten administreres i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder princippet om sparsommelighed. Princippet om sparsommelighed skal sikre, at indkøb er foretaget på markedsvilkår. Det betyder, at alle indkøb skal ske med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet, og at der skal være et rimeligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse. Det gælder uanset, om det er en privat eller offentlig indkøber.

Hvis indkøbet er omfattet af udbudsloven eller tilbudsloven, er det ikke tilstrækkeligt, at indkøbet er foretaget på markedsvilkår. I sådanne tilfælde skal indkøbet i stedet ske i overensstemmelse med udbuds- eller tilbudsloven.

Hvilke regler, der gælder for indkøbet, afhænger af, hvorvidt det er en privat eller offentlig partner, der fortager indkøbet samt den beløbsmæssige størrelse på indkøbet. 

I illustrationen herunder kan I se, hvilke krav, der gælder for indkøb i forhold til indkøbets størrelse, klar grænseoverskridende interesse og hvilken partner, der foretager indkøbet.

Private økonomiske partnere er underlagt tilbudsloven ved indkøb til bygge- og anlægsinvesteringer, da de modtager offentlig støtte. Alle private tilsagnsmodtagere skal derfor sikre, at tilbudsloven overholdes, hvis indkøbet er omfattet deraf. Se nærmere om tilbudsloven nedenfor i afsnit 12.3.1. Private økonomiske partnere er derimod ikke omfattet af udbudsloven, medmindre der er tale om meget store bygge- og anlægsinvesteringer. 

Derudover er private økonomiske partnere underlagt princippet om sparsommelighed, jf. ovenfor, som skal sikre, at indkøb er foretaget på markedsvilkår. Det betyder, at alle indkøb foretaget af projektets private økonomiske partnere skal ske med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet og overholde reglerne om indkøb i denne vejledning, hvis indkøbet ikke er omfattet af tilbudsloven.

Statslige, regionale, kommunale og offentligretlige organer er omfattet af udbudsloven og tilbudsloven. Alle offentlige og offentligretlige tilsagnsmodtagere og partnere skal derfor sikre overholdelse af udbuds- og tilbudsloven, hvis indkøbet er omfattet deraf. 

Derudover er offentlige og offentligretlige partnere underlagt princippet om sparsommelighed, jf. ovenfor, som skal sikre, at indkøb er foretaget på markedsvilkår. Reglerne om indkøb i denne vejledning skal derfor følges, hvis indkøbet ikke er omfattet af udbuds- eller tilbudsloven.

Ved alle indkøb foretaget af offentlige eller offentligretlige partnere skal der tages stilling til, om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse.7 Vurderer I, at indkøbet har klar grænseskridende interesse, skal indkøbet foretages i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV uanset indkøbets størrelse.

Hvis I foretager indkøb i henhold til SKI-aftalen, betragtes dette som dokumentation for, at kravet om sparsommelighed er overholdt, idet SKI-aftaler har været i EU-udbud. Indkøb under andre offentlige indkøbsaftaler, som er indgået på baggrund af udbud, opfylder også dette krav. Brugen af indkøbsaftaler skal kunne dokumenteres overfor Erhvervsstyrelsen på forespørgsel.

Det er tilsagnsmodtagers ansvar at sikre dokumentation for overholdelse af reglerne, dvs. både reglerne om indkøb i denne vejledning samt udbudsloven og tilbudsloven. 

Tilsagnsmodtager bør derfor holde sig orienteret om gældende regler i udbuds- og tilbudsloven, og eventuelle ændringer heraf, for derved at sikre, at indkøb i projektet foretages efter de korrekte regler.

Der er i udbudsloven og tilbudsloven fastsat tærskelværdier, som afgør, hvilke regler der finder anvendelse. Tærskelværdierne er forskellige og afhænger af, hvem der foretager indkøbet, og hvad der indkøbes. En kontrakt må ikke kunstigt opdeles i flere mindre dele for at omgå reglerne.

Hvis I vurderer, at jeres indkøb ikke skal i udbud/licitation, fordi det er omfattet af en undtagelsesregel, skal I sørge for at dokumentere disse overvejelser forud for de enkelte indkøb. Baggrunden for dette er, at det er vores erfaring, at hvis jeres vurdering er foretaget før købet, står I stærkere i tilfælde af senere tvivl om, hvorvidt indkøbet af ydelsen eller varen var omfattet af udbudsloven eller tilbudsloven.

På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan I læse mere om udbudsreglerne, herunder tærskelværdierne for, hvornår indkøb er omfattet af udbudsloven og tilbudsloven. Her finder I løbende opdaterede vejledninger til forståelsen af reglerne.

Hvis I søger professionel rådgivning om overholdelse af udbudsloven og tilbudsloven, herunder til gennemførelse af et udbud i projektet, kan udgifter til ekstern rådgivning og bistand medtages som en støtteberettiget udgift.

Manglende overholdelse af udbuds- og tilbudsloven kan medføre finansielle korrektioner på op til 100 pct. af den samlede udgift til indkøbet. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder, herunder overholdelse af proportionalitetsprincippet, på baggrund af principperne i Europa-Kommissionens retningslinjer vedrørende offentlige udbud.8

12.3.1. Tilbudsloven

En privat eller offentlig tilsagnsmodtagers eller partners indkøb i forbindelse med bygge- og anlægsinvesteringer er underlagt reglerne i tilbudsloven. Vær opmærksom på, at tilbudsloven gælder for alle indkøb, der vedrører bygge- og anlægsinvesteringer, da den ikke indeholder en økonomisk grænse.

Det betyder, at disse indkøb skal foretages efter forudgående offentlig eller begrænset licitation eller ved underhåndsbud. Fremgangsmåden for licitation og underhåndsbud fremgår af tilbudsloven. Det skal kunne dokumenteres, at tilbudsloven er overholdt. Manglende dokumentation for overholdelse af tilbudsloven kan medføre finansielle korrektioner, jf. ovenfor.

Alle indkøb skal ske med udgangspunkt i det almindelige prisniveau på markedet for at sikre, at princippet om sparsommelighed overholdes. Det gælder uanset, om det er en privat eller offentlig indkøber.

Det afgørende for valget af leverandør skal være forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse. Det betyder, at I ikke nødvendigvis skal vælge den laveste pris, men at I skal kunne redegøre for og eventuelt dokumentere jeres valg af leverandør ud fra et fornuftigt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.

12.4.1. Indkøb under 500.000 kr. 

Der skal gennemføres markedsafsøgning forud for alle indkøb. På baggrund af en rimelighedsbetragtning, herunder et ønske om at ensarte offentlige og private indkøb i vores projekter, skal der dog ikke indsendes dokumentation for markedsafsøgning på indkøb under 500.000 kr.

For indkøb under 500.000 kr. skal tilsagnsmodtager på opfordring kunne redegøre for, at indkøb i projektet er foretaget sparsommeligt og med sund finansforvaltning for øje.

I skal være opmærksomme på, at denne bagatelgrænse kun gælder under forudsætning af, at der ikke reelt er tale om et større indkøb, som opdeles i flere indkøb/betalinger. Et indkøb, der samlet set overstiger 500.000 kr., vil være underlagt kravet om dokumentation for markedsafsøgning, også selvom de enkelte betalinger hver for sig ligger under bagatelgrænsen. Det er derfor vigtigt, at I forud for et indkøb vurderer, hvor meget I skal indkøbe for samlet set af den pågældende vare eller ydelse.

12.4.2. Indkøb over 500.000 kr.

Der skal gennemføres markedsafsøgning forud for alle indkøb og dokumentation herfor indsendes, hvis der i forbindelse med en kontrol eller andet anmodes herom. 

Markedsafsøgning kan dokumenteres på flere måder, og det vil afhænge af det enkelte indkøb, hvad der er relevant og tilstrækkelig dokumentation. Det væsentligste er, at det kan dokumenteres, at prisen for indkøbet afspejler markedsniveauet.

Som eksempler kan nævnes (listen er ikke udtømmende): 

• Indhente tilbud fra mulige leverandører enten pr. e-mail eller telefon (husk telefonnotat)
• Find sammenlignelige priser på nettet og gem som dokumentation, f.eks. via screenshot
• Annoncere efter tilbud på hjemmeside
• Benchmark undersøgelse (kan eks. bruges hvis der kun findes én mulig leverandør)
• Erfaringer fra tidligere indkøb, hvis disse er relevante og tidssvarende

For at sikre ligebehandling er det et krav, at leverandørerne har haft samme grundlag for at afgive tilbud, så der er tale om en reel og sammenlignelig markedsafsøgning. Det betyder, at I skal give samme opfordringsskrivelse samt give samme information ved eventuel yderligere dialog. Indhenter I tilbud hos en eksisterende eller tidligere leverandør af samme vare eller ydelse, skal I forsøge at udjævne den eventuelle konkurrencefordel, som denne leverandør måtte have.

Manglende overholdelse af reglerne om markedsafsøgning kan medføre finansielle korrektioner på op til 100 pct. af den samlede udgift til indkøbet. Korrektionens størrelse vil blive fastsat efter en konkret vurdering af sagens omstændigheder, herunder overholdelse af proportionalitetsprincippet.

I kan benytte vores erklæring til brug ved eksterne indkøb, som findes via linket nedenfor. Det er valgfrit at benytte den. Vær opmærksom på, at den ikke i sig selv udgør dokumentation for indkøbet, men at den kan bruges som et hjælpeværktøj til at beskrive indkøbet og til at huske at indsende den relevante dokumentation.

En økonomisk partner kan ikke medtage udgifter til køb af varer eller ydelser i støttegrundlaget, hvis disse erhverves hos en fysisk eller juridisk person, som man anses at være interesseforbundet med, medmindre varen eller ydelsen opgøres og dokumenteres til kostpris.

Ved interesseforbundne menes, at parterne i handlen på grund af deres indbyrdes relation har sammenfaldende interesser. Ved sammenfaldende interesser forstås bl.a. et indbyrdes ejerforhold, familiemæssige relationer, bestemmende indflydelse eller en fælles tilknytning til samme større organisatoriske enhed.

En ekstern udgift indkøbt mellem interesseforbundne parter kan kun medtages i støttegrundlaget, hvis udgiften er opgjort og dokumenteret til den faktiske kostpris, og reglerne i afsnit 12 ”Eksterne indkøb” i øvrigt er overholdt.

Hvis der er tale om indkøb, der er omfattet af EU’s udbudsregler, kan udgiften ikke støttes, heller ikke selvom den er opgjort til kostpris.

En interesseforbunden part må gerne deltage i et projekt uden at være økonomisk partner. Den interesseforbundne parts udgifter kan dog ikke indgå i projektets støttegrundlag, når denne ikke er økonomisk partner. Hvis udgiften fra en interesseforbunden part skal kunne indgå i projektregnskabet, skal denne i stedet være leverandør, og udgiften kan dermed medtages som en ekstern udgift opgjort til kostpris. Det kan være relevant, hvis fx et datterselskab til en økonomisk partner ikke kan eller vil være økonomisk partner, men gerne vil bidrage til projektet med fx viden.

Hvis køber og sælger er interesseforbundne, skal udgiften opgøres til kostpris for at være støtteberettiget. Hvorvidt parterne i aftalen handler til en anden pris, er underordnet for spørgsmålet om støtteberettigelse. En økonomisk partner kan derfor godt betale en højere pris for indkøbet, men det er alene den dokumenterede kostpris, der kan medtages i støttegrundlaget.

Ved kostpris forstås, at der ikke kan tillægges overhead, avancetillæg eller lignende, når kostprisen skal opgøres. Det betyder fx, at varer skal afregnes til indkøbspris, og at lønudgifter skal afregnes til den faktiske løn. Der kan ikke afregnes i henhold til vejledende udsalgspriser, standardpriser, kataloger mv.

Tilsagnsmodtager skal kunne dokumentere, at varer eller tjenesteydelser er opgjort til kostpris. Vær opmærksom på, at det kan være vanskeligt at opgøre og dokumentere kostprisen.

Dokumentation kan være fakturaen for indkøbet af den videresolgte vare eller lønseddel for faktisk løn samt tidsopgørelse over leverandørens anvendte og fakturerede tid. I forbindelse med beregning af løn skal der anvendes en normtid på 160,33 timer pr. måned (eller forholdsmæssigt nedskrevet, hvis medarbejderen er ansat på deltid). Alternativt kan standardsatsen for løn anvendes.

Vær opmærksom på, at reglerne om markedsafsøgning også skal overholdes i forbindelse med indkøb mellem interesseforbundne parter. Også selvom det alene er kostprisen, der kan medtages i støttegrundlaget. Det er som følge af, at det fortsat skal kunne dokumenteres, at indkøbet er foretaget med sparsommelighed og sund finansforvaltning for øje.

Vær også opmærksom på, at brug af en interesseforbunden part som leverandør medfører øget dokumentation. Da der er tale om et eksternt indkøb, skal reglerne om sparsommelighed og god forvaltningsskik overholdes, og ekstern faktura og betalingsdokumentation skal kunne fremvises, som ved alle andre eksterne indkøb. Desuden skal der ske opgørelse og dokumentation for kostprisen.

Prisen på faktura/betalingsdokumentation må gerne adskille sig fra den kostpris, der er medtaget i støttegrundlaget, da den eksterne faktura kan være på et andet beløb end den dokumenterede kostpris. Det stiller øgede krav til leverandøren, idet denne skal bidrage med dokumentationen for kostprisen, fx dokumentation for indkøbspris, hvis en vare videresælges, faktura fra underleverandør, hvis en sådan benyttes, tidsregistreringen for det leverede arbejde, lønsedler mv.

Den medtagede kostpris må dog ikke overstige den fakturerede pris. Vær særligt opmærksom på dette, hvis I benytter jer af standardsatsen for løn ved beregning af kostprisen.

En økonomisk partner i et projekt kan på visse betingelser samtidig være leverandør til projektet. Som ved alle andre indkøb skal reglerne om markedsafsøgning overholdes. Og den økonomiske partner, der ønsker at være leverandør, må ikke deltage i forberedelsen af eller beslutningen om, at der skal indkøbes en ydelse, herunder specifikation af, hvilken ydelse der ønskes indkøbt. Samtidig er det væsentligt, at der ikke er et interessesammenfald mellem den eller de, der beslutter blandt hvilke virksomheder, der skal foretages markedsafsøgning og den økonomiske partner, der ønsker at være leverandør. Det skal derfor sikres, at den pågældende økonomiske partner ikke deltager i forberedelsen eller beslutningen af, hvem der skal ske markedsafsøgning hos samt i selve markedsafsøgningen. Desuden er det væsentligt, at der ikke er et interessesammenfald mellem den eller de, der beslutter, hvem der skal være leverandør og den økonomiske partner, der ønsker at være leverandør. Det skal derfor sikres, at den pågældende økonomiske partner ikke deltager i forberedelsen eller beslutningen af, hvem der skal være leverandør.

Ovennævnte hensyn betyder, at tilsagnsmodtager er den eneste økonomiske partner, der ikke vil kunne være leverandør samtidig med at være økonomisk partner. Årsagen til dette er, at tilsagnsmodtager er den, der træffer den endelige beslutning om, hvorvidt en udgift skal afrapporteres som støtteberettiget udgift.

Den økonomiske partner, der samtidig er leverandør, må naturligvis ikke medtage udgifter i forbindelse med sin leverandøropgave i støttegrundlaget, x de samme timer, som anvendes til at levere den ydelse projektet indkøber hos denne. Sker dette, må I forvente, at begge udgifter tages ud af støttegrundlaget i forbindelse med kontrol.

Hvis der indrapporteres udgifter til leverandører, der samtidig er økonomiske partnere, skal tilsagnsmodtager derfor sikre sig, at partnerens udgifter i støttegrundlaget klart adskiller sig fra leverandøropgaven. Det er særligt vigtigt, hvis der er tidsmæssigt sammenfald mellem leverandøropgaven og projektarbejdet hos den pågældende økonomiske partner.

Det anbefales, at I selv gør opmærksom på forholdet i prosaredegørelsen i forbindelse med afrapporteringen og i prosaredegørelsen bemærker, hvorfor I vurderer, at der ikke er tale om sammenfald mellem leveranceopgaven og partnerens projektarbejde, samt hvilke undersøgelser I har foretaget for at komme frem til den vurdering.

Vær i øvrigt opmærksom på de generelle regler om interesseforbundne parter, herunder koncernforbundne selskaber, der også gælder, hvis en økonomisk partner samtidig er leverandør. I kan læse mere herom i afsnit 13 og afsnit 13.1.

En vare eller en ydelse skal være købt og leveret i projektperioden. Derfor skal alle økonomiske partnere kunne fremvise dokumentation for den/de projektudgifter, de har haft i et konkret projekt. 

Et udgiftsbilag er en faktura, hvis varen/ydelsen er købt uden for projektets partnerkreds. Hvis en vare/ydelse er købt hos en af projektets øvrige økonomiske partnere eller en anden leverandør, som køber er interesseforbundet med, skal kostprisen dokumenteres. Se mere herom i afsnit 13 ”Interesseforbundne parter”.

Hvis en udgift vedrører anvendt tid i projektet, er bilaget en udfyldt og underskrevet tidsregistrering med tilhørende lønseddel eller en arbejdsbeskrivelse for deltids- eller fuldtidstilknyttede projektmedarbejdere. Hvis der anvendes standardsats, er bilaget en udfyldt og godkendt tidsregistrering. Se mere herom i afsnit 11.3 ”Projektarbejde”.

En ekstern udgift anses for afholdt på det tidspunkt, hvor der er indgået bindende aftale, dvs. indgået en kontrakt eller udstedt en faktura, mellem en økonomisk partner og leverandøren om leverancen. 

Det skal fremgå af bilaget, hvad udgiften vedrører, så det kan konstateres, at udgiften er relevant for det konkrete projekt. Hvis der er indgået en kontrakt med delbetalinger, kan aftalekontrakten vedlægges for at tydeliggøre de enkelte delbetalingers projektrelevans og sammenhæng med kontrakten.

Ifølge momsbekendtgørelsen9 skal følgende oplysninger fremgå af eksterne udgiftsbilag:

• Fakturadato,
• Fortløbende fakturanummer,
• Fyldestgørende afsender- og modtagerinformation,
• Mængden og arten af det leverede,
• Dato for levering, samt
• Afgiftsgrundlag og momsbeløb.

Den projektrelevante udgift skal fremgå tydeligt af udgiftsbilaget, således at evt. ikke-støtteberettigede udgifter ikke medtages. Hvis der kun medtages en del af en udgift i et udgiftsbilag i regnskabet, skal fordelingsnøglen fremgå af bilaget.

Alle økonomiske partnere skal kunne dokumentere, at de selv har betalt de udgifter, som de har med i projektet. Dokumentationen skal foreligge ved tidspunktet for indsendelse af projektregnskab. 

Der gælder dog en undtagelse, for så vidt angår revision af slutregnskabet, som først kan udføres og betales, efter at projektet er afsluttet. Revisionsudgiften for slutregnskabet er støtteberettiget, og kan medtages i det afsluttende regnskab, hvis den på forespørgsel kan dokumenteres betalt. Betalingsdokumentationen skal være eksterne dokumenter som fx bankkvittering. Tilsvarende gælder for en evt. obligatorisk slutevaluering.

Hvis projektet medtager faktisk løn i projektregnskabet, skal der foreligge dokumentation for, at lønnen faktisk er udbetalt til eller afregnet over for den pågældende projektmedarbejder. 

Lønsedler er i de fleste tilfælde tilstrækkelig dokumentation i forbindelse med kontrol af lønudgifter og den faktiske lønudbetaling, hvis de er fra gængse lønsystemer, fx DataLøn.

Hvis en lønseddel i udformning og indhold afviger fra normale lønsedler (baseret på gængse lønsystemer), kan Erhvervsstyrelsen, projektrevisor eller en udpeget kontrolmyndighed efterspørge supplerende dokumentation for betaling af lønudgiften. Det betyder, at operatøren kan blive bedt om at fremlægge betalingsdokumentation for alle de lønkomponenter, der indgår i støttegrundlaget, dvs. A-indkomst før arbejdsmarkedsbidrag, pension og ATP, og ikke kun den del af lønnen, som projektmedarbejderen har fået udbetalt.

Der skal ikke fremvises betalingsdokumentation for lønudgifter, hvis en eller flere af projektets økonomiske partnere i stedet for den faktiske lønudgift anvender standardsatsen for løn. 

Der skal ikke fremvises dokumentation for anvendelse af det udokumenterede tillæg.

Det skal dokumenteres, at de konkrete aktiviteter i projektet er gennemført. Dokumentationen skal fremvises, når projektrevisor og Erhvervsstyrelsen efterspørger dokumentationen. Det vil typisk være i forbindelse med de halvårlige afrapporteringer og slutrapporteringen samt i forbindelse med evt. kontrol af projektet, som kan finde sted både i løbet af projektperioden eller efter projektafslutning. 

I kan læse mere om, hvor længe dokumentationen skal opbevares, i afsnit 20 ”Kontrol af projektet og opbevaring af dokumentation”. Bemærk, at dokumentationen skal kunne fremvises på forespørgsel i hele opbevaringsperioden.

Projektets aktiviteter vil typisk dokumenteres via: 

• Mødeindkaldelser/invitationer og tilmeldingslister
• Dagsordener og referater
• Deltagerlister, undervisningsplaner, uddannelsesaftaler, deltagerbeviser ol.
• Mødeprotokoller/deltagerlister
• Arbejdsbeskrivelser og planlægningsdokumenter
• Notater og rapporter
• Projektmails
• Skriftlige leverancer fra leverandører
• Annoncer og pjecer
• Billeder
• Skærmprint fra hjemmesider med beskrivelser af projektets indhold og beskrivelser af resultaterne
• Andre arbejdsdokumenter, der påviser projektets aktiviteter

Tilsagnsmodtager skal derudover dokumentere, at indkøbt udstyr, anlægsinvesteringer, udviklede prototyper, o.l. eksisterer. 

En mødeprotokol kan både dokumentere gennemførelsen af en konkret aktivitet samt antallet af og tilstedeværelsen af fremmødte deltagere til aktiviteten. Det kan fx være i forbindelse med konferencer, workshops, møder m.v.

Mødeprotokoller anvendes som udgangspunkt alene som dokumentation for projektets faktiske gennemførelse, fx som dokumentation for, at møder og events har fundet sted. Mødeprotokoller kan som udgangspunkt ikke anvendes som dokumentation for timer/lønudgifter i projektet. Ved holdundervisning, konferencer, workshops m.m., hvor der kan fremlægges detaljerede underbyggende dokumentation, vil det være muligt at medtage timer/lønudgifter i projektet. I kan læse mere om kravene hertil i afsnit 11.4 ”Projektdeltagelse”.

Bemærk, at under særlige omstændigheder kan elektroniske mødeprotokoller erstatte tidsregistreringer under Socialfonden Plus. I kan læse mere om kravene hertil i afsnit 11.4 ”Projektdeltagelse”.

Erhvervsstyrelsen har valgt en central projektrevisor for alle projekter under Regionalfonden, Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling i Danmark på baggrund af et udbud. Den centrale projektrevisor har tre opgaver: 

1. Forhåndsgodkendelse af tilsagnsmodtagers forretningsgange på baggrund af udfyldelse af et spørgeskema om tilsagnsmodtagers forretningsgange,
2. Kontrol af, hvorvidt det er den tegningsberettigede, der har underskrevet tilsagnet.
3. Revision af perioderegnskaber og slutregnskaber.

Udgifter til projektrevisor er støtteberettigede, og priserne kan ses via linket nedenfor.

16.1.1. Forhåndsgodkendelse af tilsagnsmodtagers forretningsgange 

I skal som tilsagnsmodtager have en forhåndsgodkendelse fra projektrevisor, før Erhvervsstyrelsen kan udstede et tilsagn om EU-støtte. Det skyldes, at I som tilsagnsmodtager skal have de nødvendige faglige, økonomiske og organisatoriske kompetencer til at gennemføre projektet for at kunne få et tilsagn om EU-støtte. Hvis projektet indstilles til at få EU-støtte, bliver den institution eller den virksomhed, der søger om at blive tilsagnsmodtager for projektet, kontaktet af projektrevisor. Projektrevisor beder om oplysninger om, hvordan projektet vil håndtere afrapportering og andre administrative krav. Når projektrevisor har fået de nødvendige oplysninger, afgiver revisor en erklæring herom til tilsagnsmodtager. Samtidig sender projektrevisor en kopi af erklæringen til Erhvervsstyrelsen. 

Udgiften til forhåndsgodkendelse er støtteberettiget.

16.1.2. Revision af perioderegnskaber og slutregnskaber 

Perioderegnskaberne og slutregnskabet skal revideres af projektrevisor for at sikre, at de er retvisende. I kan læse mere i afsnit 17 ”Halvårlig afrapportering og udbetaling”. 

Hvis en økonomisk partner afholder projektudgifter for minimum 2,5 mio. kr. inkl. det udokumenterede tillæg, skal den økonomiske partner undergives en supplerende revision. I skal i projektredegørelsen opliste de økonomiske partnere, som har et forventet partnerbudget på, eller har afholdt mere end 2,5 mio. kr. inkl. det udokumenterede tillæg i projektudgifter.

16.1.3. Kursus i projektadministration 

To projektmedarbejdere fra hvert projekt tilbydes at deltage i et kursus i projektadministration. Operatørerne kan tilkøbe ekstra pladser på kurserne. Udgifterne hertil er støtteberettigede.

Erhvervsstyrelsen kan i et tilsagn beslutte, at deltagelse for det konkrete projekt er obligatorisk.

Projektrevisor gennemfører kurset på vegne af Erhvervsstyrelsen, og styrelsen betaler udgifterne for to projektmedarbejdere for hvert projekt.

På indsatser uden operatører, dvs. hvor den enkelte virksomhed søger og får sit tilsagn om støtte direkte fra Erhvervsstyrelsen, har Erhvervsstyrelsen mulighed for på annonceringsniveau at beslutte, om der skal anvendes en ekstern revisor til de opgaver, der er nævnt i afsnit 16.1, eller om Erhvervsstyrelsen selv forestår revisionen. Det vil fremgå af annonceringsmaterialet af hvem og hvordan revisionen forventes foretaget.

Tilsagnsmodtager skal to gange årligt og i forbindelse med projektets afslutning indsende en afrapportering, hvor de faktisk gennemførte aktiviteter og output i projektet sammenholdes med de planlagte aktiviteter og output. Afrapporteringerne skal desuden indeholde et regnskab over de afholdte og betalte udgifter, som skal danne grundlag for udbetaling af støtten.

Opgørelsestidspunkterne for de halvårlige afrapporteringer fremgår af tilsagnet fra Erhvervsstyrelsen. De halvårlige afrapporteringer skal indsendes til Erhvervsstyrelsen senest tre uger efter opgørelsestidspunktet.

Eventuelle betydelige afvigelser skal forklares i projektredegørelsen. Der skal også redegøres for de initiativer, projektet har foretaget eller planlægger at foretage for at nå de opstillede indikatorer.

Tilsagnsmodtager skal indsende slutafrapporteringen til Erhvervsstyrelsen senest to måneder efter projektets afslutning, medmindre anden frist følger af tilsagnet.

Afrapporteringer skal før indsendelse til Erhvervsstyrelsen godkendes af den/de tegningsberettigede for tilsagnsmodtager. Tegningsberettigede for tilsagnsmodtager kan bemyndige fx en projektleder eller en regnskabsansvarlig til at kunne godkende afrapporteringerne på vegne af tegningsberettigede. Den, der godkender afrapporteringen, skal på forespørgsel dokumentere sin bemyndigelse hertil.

I forbindelse med den halvårlige afrapportering af projektet samt ved projektets afslutning skal tilsagnsmodtager via Erhvervsstyrelsens projektrapporteringsværktøj (PRV) indsende:

• Ét fælles akkumuleret regnskab for alle økonomiske partnere, der indeholder de udgifter, hvortil der anmodes om støtte.
• Projektredegørelse, hvor de faktisk gennemførte aktiviteter og output i projektet sammenholdes med de planlagte aktiviteter og output.
• Redegørelse for eventuelle afvigelser i aktiviteter, output og økonomisk fremdrift i forhold til det af Erhvervsstyrelsen godkendte.

Bemærk, at Erhvervsstyrelsen tilbageholder 10 pct. af EU- og DEM-støtten, indtil projektet er gennemført, og styrelsen har godkendt slutregnskabet, hvorfor den samlede udbetaling før revision og godkendelse af slutregnskabet maksimalt kan udgøre 90 pct. af tilsagnsbeløbet.

Perioderegnskaber og projektregnskaber danner grundlag for revision og dokumentation af afholdte og betalte, støtteberettigede udgifter over for styrelsen. På baggrund af det indsendte materiale udvælger projektrevisor og Erhvervsstyrelsen stikprøver. I kan læse mere om revision i afsnit 16 ”Revision af projektet”.

Når revisionen af periode- og projektregnskaberne er afsluttet, sendes det reviderede regnskab til Erhvervsstyrelsens sagsbehandler til videre sagsbehandling og udbetaling.

Der kan i konkrete tilfælde ske straksudbetaling på baggrund af et indsendt regnskab. Muligheden for straksudbetaling fremgår af tilsagnet fra Erhvervsstyrelsen og forudsætter, at tilsagnsmodtager påtager sig risikoen for eventuel tilbagebetaling, hvis projektet ikke senest i forbindelse med slutrapporteringen kan dokumentere afholdte og betalte, støtteberettigede og projektrelevante udgifter svarende til straksudbetalingen.

Bemærk, at Erhvervsstyrelsen tilbageholder 10 pct. af EU- og DEM-støtten, indtil projektet er gennemført, og styrelsen har godkendt slutregnskabet, hvorfor den samlede udbetaling (inkl. straksudbetaling) før revision og godkendelse af slutregnskabet maksimalt kan udgøre 90 pct. af tilsagnsbeløbet.

Erhvervsstyrelsen kan i forbindelse med annoncering beslutte, at der anvendes forskudsudbetaling. Forskudsudbetaling kan ske til projekter, hvor virksomheder, som slutmodtagere af støtten, har lønudgifter eller udlæg til eksterne udgifter, fradraget investeringer som anlæg, maskiner, udstyr, patenter, knowhow, licenser, jord og bygninger. For projekter under Fonden for Retfærdig Omstilling fradrages også materialer m.v.

Hvis der er tale om et projekt, hvor der skal ske videreudbetaling til virksomheder som slutmodtagere af støtten, på baggrund af lønudgifter eller eksterne udgifter, fradraget investeringer som beskrevet ovenfor, skal videreudbetalingen fra operatøren ske, så virksomhederne har støtten i hænde senest 30 dage efter virksomhederne har afrapporteret udgifter til operatøren.

Forskudsudbetaling kan udgøre op til 20 pct. af tilsagnsbeløbet, bortset fra udgifter til investeringer som anlæg, maskiner, udstyr, patenter, knowhow, licenser, jord og bygninger. Forskudsudbetaling sker umiddelbart efter, at Erhvervsstyrelsen har modtaget et korrekt underskrevet tilsagn. Et projekt, der har modtaget forskudsudbetaling, kan ikke i den resterende projektperiode modtage straksudbetaling. Bemærk dog, at igangværende projekter, der lever op til betingelserne for at modtage forskudsudbetaling, har mulighed for at overgå til forskudsudbetaling i forbindelse med, at Erhvervsstyrelsen godkender en afrapportering og inden der afrapporteres for en ny periode. Hvis et igangværende projekt overgår til forskudsudbetaling, kan der udbetales op til 20 pct. af det samlede tilsagnsbeløb. For projekter, hvor der er en operatør, er forskuddet betinget af, at der sker videreudbetaling, så virksomhederne har støtten i hænde senest 30 dage efter virksomhederne har afrapporteret lønudgifter eller eksterne udgifter til operatøren. Et projekt kan ikke overgå til forskudsudbetaling, hvis Erhvervsstyrelsen har mistanke om mulige uregelmæssigheder i projektet.

Udbetalinger, som følge af godkendte halvårlige eller kvartalsvise afrapporteringer modregnes ikke i den udbetalte forskudsudbetaling.

Bemærk, at Erhvervsstyrelsen tilbageholder 10 pct. af tilsagnsbeløbet, indtil projektet er gennemført, og styrelsen har godkendt slutregnskabet, hvorfor den samlede udbetaling (inkl. forskudsudbetaling) før revision og godkendelse af slutregnskabet maksimalt kan udgøre 90 pct. af tilsagnsbeløbet.

Hvis operatøren ikke overholder fristen på 30 dage for udbetaling til virksomhederne, kan Erhvervsstyrelsen foretage en skønsmæssig korrektion af støttegrundlaget.

Tilsagnsmodtager bærer risikoen for eventuel tilbagebetaling, hvis projektet ikke senest i forbindelse med slutrapporteringen kan dokumentere afholdte og betalte, støtteberettigede og projektrelevante udgifter svarende til den udbetalte støtte.

Tilsagnsmodtager kan vælge at få udbetalt støtte flere gange årligt, end ved de obligatoriske halvårlige afrapporteringer. Dette kan ske gennem ekstraordinære afrapporteringer, der forudsætter, at der gennemføres revision af projektregnskabet i forbindelse med den ekstraordinære afrapportering. Nærmere oplysninger herom kan fås ved henvendelse til Erhvervsstyrelsen.

Dokumentationen for udgifter og projektets indhold skal på forespørgsel fremsendes til projektrevisor eller Erhvervsstyrelsen. Hvis dokumentationen ikke vurderes at være fyldestgørende, kan Erhvervsstyrelsen træffe afgørelse om nedsættelse eller helt eller delvist bortfald af EU-støtten.

Udbetaling af EU-støtte sker til tilsagnsmodtagers NemKonto. Hvis tilsagnsmodtager ønsker EU-støtten udbetalt til en anden konto end sin NemKonto, eller hvis der er givet transport i EU-støtten til fx en bank, skal den eller de personer, der er tegningsberettigede for tilsagnsmodtager, anmode Erhvervsstyrelsen om godkendelse af, at der udbetales til et andet kontonummer. 

Tilsagnsmodtager har herefter ansvaret for videreudbetaling af EU-støtte til de økonomiske partnere, som skal have en andel heraf udbetalt.

Hvor stor en andel af EU-støtten, projektets partnere får videreudbetalt, beror på aftalen i partnerkredsen. Det er som udgangspunkt ikke et krav, at projektets partnere får videreudbetalt den EU-støtte, som den pågældende partners udgifter i projektet har udløst. 

Bemærk dog, at der i forbindelse med ansøgning eller tilsagn kan være opstillet særlige krav om en minimumsfordeling, hvilket da skal overholdes i forbindelse med projektgennemførelsen.

Når projektaktiviteterne er afsluttede, skal tilsagnsmodtager fremsende slutregnskab til Erhvervsstyrelsen. Tilsagnsmodtager skal indsende slutrapporteringen til Erhvervsstyrelsen senest to måneder efter projektets afslutning, medmindre anden frist følger af tilsagnet. 

Slutregnskabet skal indeholde en opgørelse over samtlige faktisk bogførte, godkendte, betalte og projektrelaterede udgifter, hvortil der ønskes støtte.

Endvidere skal slutregnskabet indeholde den endelige opgørelse over indtægter og kontante tilskud. 

Projektet skal udarbejde en slutrapport, som afleveres samtidig med det afsluttende regnskab. Slutrapporten skal underskrives af tegningsberettigede eller en dertil bemyndiget.

Hvis projektet slutevalueres af den fælles evaluator, som Erhvervsstyrelsen har udpeget, erstatter denne evalueringsrapport slutrapporten. Læs mere om evaluering i afsnit 19 ”Evaluering af projektet”.

Det er et krav, at projektet anvender Erhvervsstyrelsens skabelon til slutrapporten, da vi anvender rapporten i projektdatabasen. Skabelonen udfyldes i PRV i forbindelse med de halvårlige afrapporteringer.

Alle projekter med budgetteret EU-støtte på tre mio. kr. eller derover skal midtvejsevalueres af den fælles evaluator, som Erhvervsstyrelsen har udpeget. Projektet kan vælge at få foretaget en slutevaluering også. Denne valgfrie slutevaluering foretages ligeledes af den fælles evaluator. Udgifterne til midtvejsevaluering afholdes af projektet og er støtteberettigede. Udgifter til slutevaluering afholdes af støttemodtageren, hvis støttemodtager tilvælger slutevaluering. Udgifter til slutevaluering afholdes af Erhvervsstyrelsen, hvis Erhvervsstyrelsen stiller krav om slutevaluering i tilsagnet.

Tilsagnsmodtager skal stille alle de informationer og det materiale til rådighed, som evaluator finder relevante. De timer, som tilsagnsmodtager og de øvrige økonomiske partnere bruger på arbejdet med evalueringen, er støtteberettigede, og udgifterne kan medtages i regnskabet under kontoen ”projektarbejde”.

Hvis et projekt er bevilget mindre end tre mio. kr. i tilsagnet, kan Erhvervsstyrelsen i forbindelse med tilsagnet beslutte, at projektet skal slutevalueres, midtvejsevalueres eller begge dele af den fælles evaluator. Udgifterne til denne evaluering afholdes af Erhvervsstyrelsen. Også i disse tilfælde skal tilsagnsmodtager stille alle de informationer og det materiale til rådighed, som evaluator finder relevante. Projektet kan ligeledes selv tilvælge en midtvejsevaluering, slutevaluering eller begge dele, hvis tilsagnet er under tre mio. kr. I det tilfælde afholdes udgiften af projektet.

Der kan som udgangspunkt ikke medtages yderligere udgifter til evaluering af projekterne. Hvis der i særlige tilfælde ansøges om udgifter til yderligere evaluering, end den evaluering, som den fælles evaluator tilbyder, skal der angives en begrundelse for, hvorfor evalueringen er projektrelevant og nødvendig for projektets gennemførelse. Det beror på Erhvervsstyrelsens konkrete vurdering, om udgifterne til yderligere evaluering kan indgå i de støtteberettigede udgifter.

Repræsentanter for Europa-Kommissionen, EU’s revisionsret, Rigsrevisionen, Erhvervsstyrelsen eller den, Erhvervsstyrelsen bemyndiger dertil, skal have adgang til at kontrollere alle relevante oplysninger om projektet. Denne kontrol kan finde sted i samme periode, som bilagene skal opbevares i. Tilsvarende gælder i forhold til kontrol på stedet (fysisk kontrol), og omfatter dermed også fx kontrol af anlæg eller lignende.

Tilsagnsmodtager har ansvaret for at opbevare alle relevante oplysninger om projektet, herunder regnskabsbilag, betalingsdokumentation og dokumentation for projektets aktiviteter. Disse oplysninger skal altid opbevares i fem et halvt år efter den dato, hvor Erhvervsstyrelsen har foretaget slutudbetaling til projektet på baggrund af slutregnskabet. Dokumentationskravet gælder også efter projektets afslutning - uanset om de økonomiske partnere udskifter eller ændrer elektroniske systemer i projektperioden, fx regnskabs- eller betalingssystem.

Hvis der er statsstøtte i projektet, skal alle regnskabsbilag, betalingsdokumentation og dokumentation for projektets aktiviteter opbevares indtil den 31. december 2039. Dette følger af EU's statsstøtteregler.

Den partner, der afholder en udgift, skal ifølge bogføringsloven bogføre udgiften i sit eget regnskabssystem, men bogføringen skal ikke nødvendigvis være isoleret på en særskilt konto eller dimension, men det skal være muligt at følge transaktionssporet fra projektregistreringen i PRV til partnerens egen bogføring i eget regnskabssystem.

Der skal være et transaktionsspor, der viser sammenhængen mellem de enkelte registreringer i bilagslisten og regnskabet. Derudover skal der være et kontrolspor, så rigtigheden af projektets registreringer af udgifter i bilagslisten kan kontrolleres. Det skal sikre, at det er muligt at kontrollere, om alle registreringer er medtaget i regnskabet, og hvilke underliggende registreringer, der ligger til grund for regnskabets poster.

Der er i forordningen fastsat regler for, hvornår og hvordan man som støttemodtager, dvs. typisk tilsagnsmodtager og økonomisk partner, skal kommunikere om projektet og støtten fra EU.10 Tilsagnsmodtager og projektets økonomiske partnere er ansvarlige for, at alle projektdeltagere og projektmedarbejdere informeres om projektets indhold og resultater, samt om at projektet er iværksat med EU-støtte fra Regionalfonden, Socialfonden Plus eller Fonden for Retfærdig Omstilling. I er også ansvarlige for, at projektets resultater stilles til rådighed for offentligheden. Det skal derfor kunne dokumenteres, at I har givet denne information. Manglende overholdelse af disse regler kan medføre, at op til tre pct. af støtten til projektet annulleres.

I skal være opmærksomme på, at projektet optages i den offentligt tilgængelige projektdatabase, der findes her på hjemmesiden.

Tilsagnsmodtager og projektets økonomiske partnere har ansvaret for, at alle trykte og elektroniske udgivelser samt informations- og markedsføringsmaterialer påføres EU-logo. Det gælder fx:

• Præsentationsmateriale
• Hjemmeside, inkl. mobilversion
• Sociale medier
• Mailsignaturer
• Publikationer
• Pressemeddelelser
• Deltagerbeviser
• Roll-ups
• Videoer

EU-logoet skal være tydeligt gengivet sammen med teksten ”Medfinansieret af den Europæiske Union”. Vær opmærksom på, at EU-logoet altid skal have mindst samme højde eller bredde som det største af eventuelle andre logoer.

I hele projektperioden skal der ligge en beskrivelse på tilsagnsmodtagers og eventuelle økonomiske partneres hjemmeside. I projektbeskrivelsen skal EU-støtten fremhæves. EU-logoet skal ligeledes fremgå på siden. Projektbeskrivelsen skal også være tilgængelig på tilsagnsmodtageres og økonomiske partneres sociale medie kanaler.

Tilsagnsmodtager og alle projektets økonomiske partnere skal opsætte mindst én plakat med beskrivelse af projektet og det økonomiske tilskud fra EU. Plakaten skal minimum have A3-størrelse eller være en elektronisk løsning i samme størrelse, fx på en skærm, og den skal placeres et klart og synligt sted, fx ved indgangen til en bygning.

Der er særlige regler, hvis der modtages EU-støtte til varigt anlæg, udstyr maskiner eller lignende. Kontakt Erhvervsstyrelsen, hvis det er relevant for jeres projekt.

Erhvervsstyrelsen kan bemyndige offentlige eller private juridiske enheder til at udføre afgrænsede administrationsmyndighedsopgaver (rammeprojekter).

- Ved rammeprojekter er det kun tilsagnsmodtager og eventuelt øvrige partnere med ansvar for projektgennemførelsen, der skal overholde informationsforpligtelsen i overensstemmelse med dette kapitel. Det betyder, at virksomheder, der udvælges til at modtage støtte i et rammeprojekt, fx ikke skal bruge EU-logo eller på anden måde informere om projektets resultater m.v. 

I kan læse mere om rammeprojekter i afsnit 2.6.

af EU-logo I skal kunne dokumentere, at der er anvendt EU-logo under gennemførelsen af projektet. Det kan fx ske ved at gemme eksemplarer af publikationer og lave skærmdumps af hjemmesider. 

I kan læse mere om dokumentation i afsnit 20 ”Kontrol af projektet og opbevaring af dokumentation”.

For at bidrage til en forenklet og sammenhængende oplevelse af erhvervsfremmeindsatsen hos virksomhederne skal projekter, der får tilsagn om støtte, kommunikere virksomhedsrettede indsatser under et samlende brand. Herunder skal virksomhedsrettede indsatser beskrives og annonceres på den fællesoffentlige platform Virksomhedsguiden. 

Virksomhedsrettede indsatser forstås som projekter, aktiviteter og tilbud, der har et væsentligt formål om virksomhedsudvikling, og hvor virksomhederne er den primære målgruppe for indsatsen og dermed for kommunikationen heraf i relation til fx markedsføring af tilbud til virksomheder og rekruttering af deltagere.

Det fastlægges i den enkelte annoncering og det konkrete tilsagn, om en indsats vurderes som virksomhedsrettet. Projekter, der indstilles af regionerne og Socialstyrelsen under Socialfonden Plus er aldrig omfattet af kravene. 

Støttemodtagere har ansvaret for, at alle virksomhedsrettede indsatser i projektet kommunikeres under det samlende brand, når kommunikationen er målrettet virksomheder. Forpligtelsen gælder ikke intern kommunikation mellem fx projektpartnere.

Ved manglende overholdelse af kravene i forpligtelsen for virksomhedsrettet kommunikation kan både EU-støtten, en eventuel DEM-støtte og VIM-støtte11 hver reduceres med op til tre pct. af tilsagnsbeløbet.

Kravene i forpligtelsen om virksomhedsrettet kommunikation gælder kun støttede aktiviteter inden for projektet og ikke støttemodtagers aktiviteter generelt. Kravene gælder i tillæg til informationsforpligtelsen, som følger af EU-reglerne, jf. afsnit 22.

22.4.1. Krav om brug af Virksomhedsudvikling Danmark 

Alle konkrete virksomhedsrettede tilbud skal pr. 1. november 2025 kommunikeres under brandet Virksomhedsudvikling Danmark og retningslinjerne herfor. Det betyder, at der ikke må benyttes eller etableres selvstændige brands for tilbuddene eller en samling af tilbud o.l.

Tilsagnsmodtager og økonomiske partnere kan kommunikere med egne navne som afsender sammen med Virksomhedsudvikling Danmark og kravene herfor. 

Erhvervsstyrelsen offentliggør og vedligeholder den brandguide, der beskriver brandet Virksomhedsudvikling Danmark, og som omfattede projekter skal anvende. Brandguiden indeholder de designkrav, der er omfattet af kommunikationsforpligtelsen, og supplerende anbefalinger til brug af brandet.

Kravene indebærer konkret, at kommunikation på sociale medier samt digitale og trykte annoncer skal anvende brandets logo, farver og layoutprincipper (ramme mm.) i overensstemmelse med designkravene.

Al øvrig virksomhedsrettet kommunikation skal påføres brandets logo i overensstemmelse med designkravene, fx på website, i nyhedsbreve, direct mail, invitationer, på præsentationsmateriale, roll ups mm.

Tilsagnsmodtager og evt. økonomiske partnere forpligtes til at deltage ved et opstarts- og midtvejsmøde med et kommunikationsbureau på baggrund af den til enhver tid værende aftale indgået af tilsagnsmyndigheden med et sådant. Møderne har til formål at vejlede støttemodtager i kommunikation i overensstemmelse med brandguiden for Virksomhedsudvikling Danmark på baggrund af konkrete anbefalinger knyttet til den specifikke indsats.

Designkrav til virksomhedsrettet kommunikation findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside for EU-programmer.

22.4.2. Anbefalinger til virksomhedsrettet kommunikation 

Når tilsagnsmodtager og projektets økonomiske partnere kommunikerer virksomhedsrettet, forventes de at kommunikere om det specifikke tilbud, virksomheden har adgang til, fx netværk, workshop og voucher, så beskrivende og konkret som muligt. 

Derudover anbefales det, at støttemodtager kommunikerer med udgangspunkt i virksomhedernes konkrete behov samt inden for og med anvendelse af sprog og begreber i overensstemmelse med de fem værditilbud, som beskrives i brandguiden.

Dvs. et projekttilbud om workshop eller voucher til virksomheder bør indeholde et tydeligt og beskrivende budskab om, hvad det primære udbytte for virksomheden vil være, fx hjælp til opstart af virksomhed.

22.4.3. Krav om tilbud på Virksomhedsguiden 

Tilsagnsmodtager er forpligtet til at oprette og fyldestgørende beskrive alle virksomhedsrettede tilbud på den fællesoffentlige platform Virksomhedsguiden med Virksomhedsudvikling Danmark som primær udbyder, og er desuden ansvarlig for at holde tilbuddene opdateret. 

Tilbud eller en samling af tilbud ol. kan ikke have egne kanaler, fx eget website eller egne sociale medier. 

Der skal linkes direkte fra tilbuddet placeret på Virksomhedsguiden til fx tilmeldingsmoduler, ansøgningsmoduler, kontaktformularer o. lign. 

Virksomhedsrettet kommunikation om tilbuddene, fx via nyhedsbreve, direct mail eller sociale medier, skal linke til tilbudsbeskrivelsen på Virksomhedsguiden.

22.4.4. Ændringer i brandguide og designkrav 

Hvis Erhvervsstyrelsen ændrer i den gældende brandguide og/eller designkrav, vil ændringerne blive varslet over for eksisterende tilsagnsmodtagere og ansøgere inden rimelig tid, før ændringerne træder i kraft.

22.4.5. Dokumentation af kommunikationsforpligtelse 

I skal kunne dokumentere, at tilsagnsmodtager og andre økonomiske partnere har kommunikeret i overensstemmelse med kravene i kommunikationsforpligtelsen om virksomhedsrettet kommunikation. Det kan fx ske ved at gemme trykte publikationer eller skærmdumps af opslag på sociale medier og tilbud oprettet på Virksomhedsguiden.

Danske midler under målet om investeringer i beskæftigelse og vækst skal bidrage til at styrke beskæftigelsen og den økonomiske vækst i Danmark. Tilsagnsmodtager og de økonomiske partnere skal have dansk CVR- eller CPR-nummer for at sikre, at midlerne anvendes i overensstemmelse med programmernes formål. 

Hvis et projekt fagligt og indholdsmæssigt kan have gavn af at inddrage udenlandske erfaringer, rådgivere, undervisere, metoder mv., kan der afholdes udgifter hertil. Et projekt kan fx betale en udenlandsk underviser for at gennemføre undervisning i Danmark, eller danske kursister kan følge et undervisningsforløb i udlandet.

Forløbet skal være en integreret del af projektet, og forløbet i udlandet skal være mere økonomisk fordelagtigt end lignende tilbud i Danmark.

Hvis udenlandske virksomheder eller personer deltager i fælles kurser, workshops eller lignende med danske projektdeltagere, kan der kun gives støtte til de dele, der har til formål at styrke den økonomiske vækst i Danmark eller at understøtte EU’s Østersø-strategi. I praksis vil det ofte betyde, at udgifterne deles mellem udenlandske deltagere og projektet. Der kan dog gives støtte til udgifter forbundet med en udenlandsk deltagers deltagelse i et kompetenceudviklingsforløb, hvis deltagelsen sker med henblik på at skabe vækst i Danmark.

Samarbejdsaktiviteter mellem danske projekter og projekter i andre Østersølande kan støttes som en tværnational aktivitet, hvis de vurderes at kunne understøtte Østersø-strategien. 

For projekter, der indebærer samarbejde over grænserne, hvor udenlandske partnere har en central rolle, henvises i øvrigt til programmerne under målet om europæisk territorielt samarbejde (Interreg), der omfatter grænseoverskridende, tværnationale og interregionale programmer.

Projekter, der modtager EU-støtte fra Regionalfonden, Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling, skal overholde statsstøttereglerne. Traktatens regler om statsstøtte12 medfører, at det som hovedregel ikke er lovligt at yde statsstøtte. Al støtte skal derfor anmeldes til Europa-Kommissionen, hvis der er tale om statsstøtte. Se mere i afsnit 24.1.

Der gælder en række undtagelser fra kravet om, at støtten skal anmeldes til Europa-Kommissionen. Dette er blandt andet reglerne om de minimis, se afsnit 24.6, og den generelle gruppefritagelsesforordning. 

Se mere i afsnit 24.7. Reglerne om statsstøtte er vigtige at overholde, da manglende iagttagelse heraf kan medføre krav om tilbagebetaling af støtten.

EU’s statsstøtteregler finder anvendelse, når ”statsstøtte eller støtte, som ydes ved hjælp af statsmidler under enhver tænkelig form, og som fordrejer eller truer med at fordreje konkurrencevilkårene ved at begunstige visse virksomheder eller visse produktioner, (…) i det omfang den påvirker samhandelen mellem medlemsstaterne”.13

Det betyder, at når en virksomhed modtager offentlige midler til aktiviteter, der gør, at denne får en bedre position på markedet, end de virksomheder, der ikke modtager støtte. Det er tilfældet uanset den konkrete form for støtte, dvs. både ved kontante tilskud og i de situationer, hvor ydelser stilles helt eller delvist gratis til rådighed for projektdeltagere. Den offentlige støtte kan, uanset formen, fordreje konkurrencen på det marked, hvor aktiviteten bliver gennemført.

Vurderingen af, om støtten med EU-midler er omfattet af EU’s statsstøtteregler, foretages på alle niveauer, dvs. hos operatøren, økonomiske partnere og statsstøttemodtagere.

Statsstøtte omfatter alle former for offentlig støtte, dvs. fra staten, regioner og kommuner m.v., bl.a. EU-støtte fra Regionalfonden og Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling, decentrale erhvervsfremmemidler og andre former for offentlig støtte.

Det er ikke afgørende, hvilken formel juridisk status modtageren af støtten har. Derfor kan både fysiske personer og juridiske personer som fx selskaber, offentlige institutioner og velgørende institutioner være modtagere af statsstøtte.

Det er selve aktiviteten, der er afgørende for, hvornår modtageren er en ”virksomhed” i statsstøtteretlig henseende. Der er kun tale om statsstøtte, når de offentlige midler anvendes til økonomiske (kommercielle) aktiviteter. Offentlig støtte til ikke-økonomiske aktiviteter er derfor ikke statsstøtte. Jeres projekt kan både indeholde økonomiske og ikke-økonomiske aktiviteter. Det er derfor vigtigt, at jeres projekt får kortlagt jeres aktiviteter og valgt den rigtige statsstøtteløsning, inden projektet går i gang.

Programmerne for Regionalfonden, Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling fastlægger de indholdsmæssige rammer for, hvad EU-støtten kan anvendes til. Statsstøttereglerne skal dog altid overholdes samtidig med reglerne om Regionalfonden, Socialfonden Plus og Fonden for Retfærdig Omstilling. Statsstøtte under programmerne kan ydes efter de minimis-reglen eller efter den generelle gruppefritagelsesforordning.

Om I skal anvende de minimis-reglen eller den generelle gruppefritagelsesforordning, kommer an på udformningen af jeres projekt. Mulighederne for anvendelse af de forskellige statsstøtteordninger vil også som udgangspunkt fremgå af annonceringsmaterialet.

I nogle tilfælde kan anvendelsen af de minimis-reglen dog være uhensigtsmæssig, fx i de situationer hvor modtageren af statsstøtten får meget store støttebeløb, eller hvor modtageren tidligere har fået de minimis-støtte, og der derfor ikke er ”plads” til at modtage mere de minimis-støtte. I andre tilfælde kan den generelle gruppefritagelsesforordning omvendt ikke anvendes, da de enkelte bestemmelser deri kun fritager støtte til bestemte aktiviteter, og derudover er der nogle af bestemmelserne, som ikke kan anvendes af store virksomheder.

Det er derfor vigtigt, at I så tidligt som muligt får indtænkt en statsstøtteløsning i jeres projekt, for hvis der er statsstøtte i projektet, og I ikke kan anvende bestemmelserne i den generelle gruppefritagelsesforordning eller de minimis-reglerne, er det usandsynligt, at Regionalfonden, Socialfonden Plus eller Fonden for Retfærdig Omstilling kan støtte jeres projekt.

I kan læse mere om de enkelte statsstøtteløsninger i afsnit 24.7 ”Den generelle gruppefritagelse” samt om de minimis i afsnit 24.6 ”De minimis-reglen”.

Vær opmærksom på, at et rammeprojekt, også kaldet et kaskade-projekt, i relation til statsstøttereglerne alene kan gennemføres under reglerne om de minimis. Se mere om rammeprojekter i afsnit 2.6 ”Rammeprojekt”.

Det er tilsagnsmodtagers ansvar at sikre, at projektets statsstøttevilkår er opfyldt. Det betyder bl.a., at tilsagnsmodtager skal indhente de relevante erklæringer og opgøre statsstøtten. 

I skal være opmærksomme på, at statsstøtteopgørelsen altid skal passe på det konkrete projekt. Det har fx betydning, hvor mange virksomheder der deltager, hvilken type projektet er, hvilke udgifter der er afholdt, samt hvem der har afholdt dem. Det er derfor en god idé, at I præcist noterer, hvad de faktiske omstændigheder er i projektet og derefter beregner statsstøtten.

Vi anbefaler, at I bruger de statsstøtteblanketter, som Erhvervsstyrelsen har udarbejdet.

Hvis I ønsker en nærmere gennemgang af regelsættet, henviser vi jer til at læse mere i Erhvervsministeriets Statsstøttehåndbog der kan findes på Erhvervsministeriets hjemmeside ved at søge på ”statsstøttehåndbogen”. Herudover anbefaler vi, at I læser forordningerne om statsstøtte, bl.a. den generelle gruppefritagelsesforordning og de minimis-forordningen.

En statsstøtteløsning under de minimis-reglen er en enkel måde at håndtere og tildele statsstøtte på. Offentlig støtte under de minimis-reglen kan gives til en virksomhed uden nærmere begrundelse inden for næsten alle sektorer14 og er ikke knyttet til bestemte støtteberettigede udgifter.

 De minimis-støtte betyder, at en virksomhed må modtage op til 300.000 EUR (ca. 2,2 mio. kr.) over en periode på tre år. Den treårige periode løber fra det tidspunkt, hvor støttemodtageren juridisk opnår ret til støtten, fx ved accept af tilsagnet eller ved indtræden i projektet. Det er derfor ikke fra tidspunktet, hvor støttemodtageren faktisk får udbetalt støtten, som er afgørende. Perioden er glidende i den forstand, at hver gang der ydes ny de minimis-støtte, skal I medregne den samlede de minimis-støtte, der er ydet i det indeværende og de to foregående år.

 I skal være opmærksomme på, at koncernforbindelser og ejerskab har betydning for, hvor meget de minimis-støtte virksomheden må modtage. Koncernforbundne virksomheder anses for at være én virksomhed, hvis der mellem virksomhederne består en af følgende forbindelser:

• a) En af virksomhederne besidder flertallet af de stemmerettigheder, der er tillagt aktionærerne eller deltagerne i en anden virksomhed.
• b) En af virksomhederne har ret til at udnævne eller afsætte et flertal af medlemmerne af administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet i en anden virksomhed.
• c) En af virksomhederne har ret til at udøve en bestemmende indflydelse over en anden virksomhed i medfør af en med denne indgået aftale eller i medfør af en bestemmelse i dennes vedtægter.
• d) En af virksomhederne, der er aktionær eller deltager i en anden virksomhed, råder i medfør af en aftale med andre aktionærer eller deltagere i denne anden virksomhed over flertallet af aktionærernes eller deltagernes stemmerettigheder.

Virksomheder, mellem hvilke der via en eller flere andre virksomheder består en af de i litra a) til d) nævnte forbindelser, betragtes som én enkelt virksomhed.

24.6.1. Tilsagnsmodtagers ansvar

I skal sørge for, at alle virksomheder, som modtager de minimis-støtte i jeres projekt, bliver oplyst om den forventede værdi af støtten til netop deres virksomhed.15 Herudover skal alle virksomheder, der modtager de minimis-støtte, udfylde en de minimis-erklæring, inden der gives tilsagn om støtte. Det er tilsagnsmodtagers ansvar at indhente, kontrollere og opbevare erklæringerne. Hvis støtten forøges undervejs i projektet, skal I være opmærksomme på, at virksomheden skal udfylde en ny de minimis erklæring.

24.6.2. Andre væsentlige forhold, I skal være opmærksomme på 

Nedenstående kan have betydning for opgørelsen af de minimis-støtte. Det er derfor meget vigtigt, at I kontakter Erhvervsstyrelsen, hvis I er i tvivl om håndteringen heraf.

24.6.2.1. Kumulation 

Virksomheder må som udgangspunkt gerne modtage støtte, der ikke er de minimis-støtte, samtidig med de minimis-støtten. Virksomheder må dog ikke modtage de minimis-støtte samtidig med anden støtte til de samme støtteberettigede udgifter, hvis dette medfører, at den samlede støtte (kumulationen) overstiger den højeste relevante støtteintensitet, det højeste fastsatte støttebeløb, der er fastsat i en gruppefritagelsesforordning eller en afgørelse vedtaget af Europa-Kommissionen for de særlige omstændigheder i den konkrete sag. Det anbefales, at I kontakter Erhvervsstyrelsen, hvis I er i tvivl om håndteringen heraf.

24.6.2.2. Fusion og spaltning af selskaber 

I tilfælde af fusioner og virksomhedsovertagelser skal der tages hensyn til hele den de minimis-støtte, der hidtil er ydet til de fusionerende virksomheder ved afgørelsen af, om ny de minimis-støtte til den nye eller den overtagende virksomhed overstiger loftet. De minimis-støtte, der lovligt er tildelt inden fusionen eller virksomhedsovertagelsen, forbliver lovlig.

Hvis en virksomhed spaltes i to eller flere selvstændige virksomheder, skal den de minimis-støtte, der blev ydet inden spaltningen, henregnes til den virksomhed, som den kom til gode, hvilket som udgangspunkt er den virksomhed, der overtager de aktiviteter, som de minimis-støtten blev anvendt til. Hvis en sådan fordeling ikke er mulig, skal de minimis-støtten fordeles forholdsmæssigt på grundlag af den bogførte værdi af de nye virksomheders egenkapital på den reelle dato for spaltningen.

24.6.2.3. Overskridelse af beløbsgrænsen 

I kan kun anvende de minimis-reglen, hvis det tildelte beløb er mindre end 300.000 EUR. Hvis I/virksomheden tidligere (inden for tre år) har modtaget de minimis-støtte, og dermed har brugt en del af ”kvoten”, kan der kun tildeles støtte op til 300.000 EUR. Hvis den nye tildelte støtte overstiger beløbsgrænsen, kan ingen del af den nye støtte håndteres under de minimis-reglen. Hvis den nye tildelte støtte vil medføre overskridelse af beløbsgrænsen, kan ingen del af den nye støtte ydes under de minimis-reglen.

24.6.2.4. Støtte til virksomheder i fiskeri- og akvakultursektoren 

Hvis en virksomhed er aktiv inden for fiskeri- og akvakultursektoren16, finder særlige de minimis-regler anvendelse. Efter disse regler17 kan en virksomhed kun modtage op til 40.000 EUR over en periode på tre regnskabsår. Beløbet skal indberettes hos Styrelsen for Grøn Arealomlægning og Vandmiljø, søg evt. på ”indberetning af statsstøtte”. Det er vigtigt, at støttetypen angives som ”de minimis fiskeri”, og at der oplyses om de krævede informationer. Derudover gælder samme krav som efter de almindelige de minimis-regler.

24.6.2.5. Særligt om Fonden for Retfærdig Omstilling og kriseramte virksomheder

Der gælder særlige regler for virksomheder, der modtager støtte fra Fonden for Retfærdig Omstilling. Det omfatter blandt andet, at virksomheder ikke må være ’kriseramte’. Normalt udelukkes kriseramte virksomheder alene fra at modtage støtte, hvis de modtager støtte i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning.

I kan læse mere om definitionen på kriseramte virksomheder i den generelle gruppefritagelsesforordnings artikel 2, nr. 18. I skal være opmærksomme på, at virksomheder skal underskrive en særlig de minimis-erklæring. 

24.6.2.6. De minimis-register

Fra 1. januar 2026 skal medlemsstaterne registrere oplysninger om de minimis-støtte i et centralt register. Registret erstatter de minimis-erklæringer og forpligtelsen til at informere om den påtænkte støtte, når registret dækker en periode på tre år. 

Når der er klarhed over registrets anvendelse i Danmark, giver Erhvervsstyrelsen nærmere vejledning om indberetning m.v.

En statsstøtteløsning under den generelle gruppefritagelsesforordning er typisk lidt mere administrativt ressourcekrævende, men til gengæld er der mulighed for at give langt højere støttebeløb end ved de minimis-reglen. Det er hensigten med reglerne i gruppefritagelsesforordningen, at støtte til en lang række forskellige aktiviteter kan håndteres under disse regler.

En statsstøtteløsning under den generelle gruppefritagelsesforordning er typisk lidt mere administrativt ressourcekrævende, men til gengæld er der mulighed for at give langt højere støttebeløb end ved de minimis-reglen. Det er hensigten med reglerne i gruppefritagelsesforordningen, at støtte til en lang række forskellige aktiviteter kan håndteres under disse regler.

Den generelle gruppefritagelsesforordning18 fritager medlemsstaterne fra anmeldelsespligten i henhold artikel 108, stk. 3 i Traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde. Det betyder, at medlemsstaterne ved brug af gruppefritagelsesforordningen ikke skal anmelde en støtteordning til Europa-Kommissionen, men gruppefritagelsesforordningen fritager ikke fra statsstøttereglerne.

Den generelle gruppefritagelsesforordning kan som udgangspunkt kun anvendes i projekter, hvor de økonomiske partnere, som skal modtage statsstøtte efter den generelle gruppefritagelsesforordning, er kendt forud for ansøgningen om midler eller forud for underskrift af tilsagn. Det betyder, at den generelle gruppefritagelsesforordning ikke kan anvendes i projekter, hvor partnerne enten ikke er kendt på forhånd eller af en eller anden grund ikke fremgår i ansøgningen forud for tilsagnet, herunder i rammeprojekter, jf. afsnit 2.6. Fx projekter, hvor virksomheder løbende i projektperioden kan søge om hjælp til løsning af konkrete udfordringer.

I tilfælde af, at en partner med statsstøtte udtræder af partnerskabet i et projekt, der fra starten er godkendt i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning, så mister de øvrige partnere ikke muligheden for at anvende den generelle gruppefritagelsesforordning, fordi disse partnere var kendt før tilsagnets underskrift. Det beror på en konkret vurdering, om nye partnere kan indtræde i projektet, hvis de anvender gruppefritagelsesforordningen.

For at kunne anvende bestemmelserne i den generelle gruppefritagelsesforordning er det en betingelse, at støtten har tilskyndelsesvirkning. Støtte anses for at have tilskyndelsesvirkning, hvis modtageren før projektets eller aktivitetens påbegyndelse har indgivet en skriftlig støtteansøgning til den pågældende medlemsstat. Opfyldelsen af dette krav håndteres som udgangspunkt ved, at hver virksomhed skal have indsendt en skriftlig ansøgning, inden arbejdet med projektet eller aktiviteten påbegyndes.

Ansøgningen skal mindst indeholde følgende oplysninger: 

• a) Virksomhedens navn og størrelse
• b) En beskrivelse af projektet, herunder dets startdato og slutdato
• c) Projektets beliggenhed
• d) En liste over de støtteberettigede udgifter
• e) Støttebeløb. 

Det er vigtigt, at der ikke er indgået en ubetinget og juridisk bindende forpligtelse om fx et indkøb inden indgivelsen af støtteansøgningen.19

I skal være opmærksomme på, at gruppefritagelsesforordningen kun i meget få tilfælde giver mulighed for at give 100 pct. i støtte til en virksomhed. Det kræver derfor, at de virksomheder, der deltager i projektets aktiviteter, medfinansierer enten med egne timer og/eller ved kontant egenfinansiering. Forholdet mellem statsstøtte og de støtteberettigede udgifter kaldes støtteintensitet og må - afhængig af de enkelte bestemmelser - ikke overstige en vis grænse.

Den maksimalt tilladte støtteintensitet afhænger også af virksomhedens størrelse. Som udgangspunkt kan små og mellemstore virksomheder modtage mere støtte i forhold til deres egenfinansiering end store virksomheder. I nogle tilfælde kan I slet ikke benytte gruppefritagelsesforordningen til store virksomheder, da en række af bestemmelserne kun kan anvendes af SMV’er.

Vi anbefaler, at I læser Europa-Kommissionens vejledning om definitionen af SMV’er.

24.7.1. Tilsagnsmodtagers ansvar 

I skal sørge for, at virksomheder, der modtager støtte under den generelle gruppefritagelsesforordning, kan dokumentere, at støtten har haft tilskyndelsesvirkning. Hvis støtten ydes efter gruppefritagelsesforordningens artikel 14, gælder der også en række særlige krav.20

Hvis en partner/virksomhed indtræder i projektet efter projektets start eller efter indsendelse af ansøgning om EU-støtte som følge af fx udskiftning i partnerkredsen, skal virksomheden udfylde og indsende en ansøgning om statsstøtte. Det er vigtigt, at I aftaler det nærmere forløb med Erhvervsstyrelsen, inden virksomheden indtræder i projektet, da en ny partner, som indtræder efter projektets start, kun i særlige tilfælde kan anvende gruppefritagelsesforordningens regler. 

I skal også sørge for, at de deltagende virksomheder udfylder en erklæring for de mellemstore virksomheder, eller en erklæring for de små virksomheder. Virksomhedernes størrelse har betydning for, hvor meget statsstøtte den enkelte virksomhed må modtage i forhold til virksomhedens egenfinansiering. Ved projektets afslutning skal I opgøre den tildelte statsstøtte (støtteintensitet) pr. virksomhed. 

24.7.2. Andre væsentlige forhold, I skal være opmærksomme på

Nedenstående kan have betydning for opgørelsen af statsstøtten. Det er derfor meget vigtigt, at I kontakter Erhvervsstyrelsen, hvis I er i tvivl om håndteringen heraf:

24.7.2.1. Begrænsninger af støttede ordninger, virksomheder m.v.

I henhold til gruppefritagelsesforordningen kan der ikke ydes:

• støtte til aktiviteter, der er knyttet til eksport til tredjelande eller medlemsstaterne, dvs. støtte, der er direkte knyttet til de eksporterede mængder, etablering og drift af distributionsnet eller andre løbende udgifter i forbindelse med eksportvirksomheden,
• støtte, som er betinget af, at der anvendes indenlandske varer frem for importerede,
• støtte til fiskeri- og akvakultursektoren, dog med undtagelse af uddannelsesstøtte, støtte til SMV'ers adgang til finansiering, støtte til forskning og udvikling, innovationsstøtte til SMV'er m.v.,
• støtte ydet inden for sektoren for primærproduktion af landbrugsprodukter, med undtagelse af regional investeringsstøtte i regioner i den yderste periferi, regionale driftsstøtteordninger, støtte til konsulentbistand til SMV'er, risikofinansieringsstøtte, støtte til forskning og udvikling, innovationsstøtte til SMV'er, miljøstøtte m.v.,
• støtte til virksomheder, der ikke har efterkommet et påbud om tilbagebetaling af støtte ydet af den samme medlemsstat, som Kommissionen ved en tidligere afgørelse har erklæret ulovlig og uforenelig med det indre marked,
• støtte til kriseramte virksomheder, jf. definitionen i artikel 2, nr. 18,
• støtte der i sig selv, som følge af de betingelser, der er knyttet til dem, eller i kraft af deres finansieringsmåde uundgåeligt vil føre til en overtrædelse af EU-retten,
• støtte, der overskrider tærsklerne i artikel 4.

24.7.2.2. Kumulation

Virksomhederne i projektet må som udgangspunkt gerne modtage anden støtte, der gives under gruppefritagelsesforordningen, så længe støtten ikke ydes til de samme støtteberettigede udgifter. 

Hvis virksomheden får anden støtte til de samme støtteberettigede udgifter, er det alligevel muligt at kumulere støtten, så længe det ikke medfører en overskridelse af den højeste tilladte støtteintensitet (eller støttebeløb) i gruppefritagelsesforordningen. Det gælder, uanset om støtten til de støtteberettigede udgifter overlapper hinanden helt eller delvist. 

Støtte kan ikke kumuleres med nogen form for de minimis-støtte eller anden støtte til de samme støtteberettigede udgifter, hvis det medfører overskridelse af den tilladte støtteintensitet.

24.7.2.3. Overskridelse af støtteintensitet

I skal være meget opmærksomme på, at en overskridelse af de tilladte støtteintensiteter medfører, at støtten skal tilbagebetales. Det er den virksomhed, der har modtaget støtten, som skal tilbagebetale støtten. 

Selvom jeres virksomhed har overholdt statsstøttereglerne, skal I stadig sikre jer, at I har al den nødvendige dokumentation. Manglende dokumentation for fx støtteberettigede udgifter, overholdelse af støtteintensitet eller manglende tilskyndelsesvirkning kan også medføre, at støtte kræves tilbagebetalt.

Projekter, der modtager EU-støtte fra Regionalfonden og Socialfonden Plus, skal overholde reglerne i databeskyttelsesforordningen21 og databeskyttelsesloven22. Der henvises til Datatilsynets hjemmeside for nærmere information om databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Tilsagnsmodtager og projektets øvrige økonomiske partnere er selvstændigt dataansvarlige, hvilket indebærer en række forpligtelser, hvoraf nogle kort præsenteres i det følgende.

Databeskyttelsesreglerne nævner en række betingelser for, at der kan ske lovlig behandling af personoplysninger. Betingelserne kaldes også for hjemler til at behandle personoplysninger. 

De hjemler, den dataansvarlige kan anvende, vil for det første afhænge af typen af personoplysninger. Personoplysningerne er i databeskyttelsesreglerne opdelt i almindelige og følsomme oplysninger. I databeskyttelsesloven gælder der endvidere særlige regler for blandt andet behandling af CPR-numre.

Den dataansvarlige skal for det andet overveje den situation, som nødvendiggør behandlingen af personoplysninger. Det er ofte den sammenhæng, som en behandling indgår i, der afgør, hvilken hjemmel der er relevant for den dataansvarlige. 

Grundlaget for de persondatabehandlinger, der finder sted i regi af et fondsprojekt, findes bl.a. i forordningerne for Regionalfonden og Socialfonden Plus.

Som dataansvarlig skal I som udgangspunkt udarbejde en fortegnelse over jeres behandlingsaktiviteter, herunder de behandlinger, der udøves under projektadministrationen. I kan læse mere om fortegnelsen i Datatilsynets vejledning ”Fortegnelse” fra august 2020, der findes på Datatilsynets hjemmeside. I kan også finde en skabelon til fortegnelsen i denne vejledning.

En databehandler er en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Hvis I uddelegerer hele eller dele af projektadministrationen til fx en ekstern konsulent, skal I som udgangspunkt indgå en databehandleraftale med konsulenten. En databehandlers behandling af personoplysninger skal være reguleret af en databehandleraftale. Det skal bl.a. fremgå af databehandleraftalen, at behandlingen af personoplysninger sker efter instruks af jer. Datatilsynet har udarbejdet en skabelon til brug for indgåelse af databehandleraftaler. I kan finde skabelonen og læse mere om databehandleraftaler på Datatilsynets hjemmeside.

Tilsagnsmodtager og de øvrige økonomiske partnere skal som dataansvarlige oplyse alle medarbejdere og deltagere, der er tilknyttet et fondsprojekt, om behandlingen og om deres rettigheder efter databeskyttelsesloven. Oplysningerne skal som hovedregel gives på det tidspunkt, hvor personoplysningerne indsamles. Oplysningspligten gælder både, når personoplysninger indsamles fra den registrerede selv, og når de indsamles fra andre end den registrerede. Det betyder, at de økonomiske partnere skal opfylde oplysningspligten over for deres medarbejdere og deltagere, mens tilsagnsmodtager skal opfylde oplysningspligten over for både sine egne medarbejdere og deltagere, men som udgangspunkt også over for de økonomiske partneres deltagere og medarbejdere, i det omfang tilsagnsmodtager behandler personlysninger om dem.

I kan læse mere om oplysningspligten og kravene til overholdelse i Datatilsynets ”Vejledning om de registreredes rettigheder” fra juli 2018, der er tilgængelig på Datatilsynets hjemmeside. Tilsagnsmodtager og de økonomiske partnere skal på forespørgsel altid kunne dokumentere, at de påkrævede oplysninger er givet. Dokumentation herfor skal opbevares sammen med den øvrige dokumentation på projektet, og oplysningerne til de registrerede skal derfor udsendes skriftligt.

Datatilsynet har udarbejdet en skabelon, som kan anvendes i forbindelse med iagttagelse af oplysningspligten, og som findes til sidst i ovennævnte ”Vejledning om de registreredes rettigheder”.

Datatilsynet har tidligere udtalt om oplysningspligt overfor børn og unge, at den dataansvarlige som hovedregel skal give oplysningerne direkte til børn og unge selv, når de er fyldt 15 år, og efter omstændighederne også til forældremyndighedsindehaveren. Hvis en deltager på et projekt er under 15 år, er det som udgangspunkt tilstrækkeligt, at den dataansvarlige giver informationen til barnets forældremyndighedsindehavere/værger.

Den dataansvarlige skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de identificerede risici under hensyntagen til bl.a. det aktuelle tekniske sikkerhedsniveau og behandlingens karakter.

Når I sender fx tidsregistreringer og lønsedler, der indeholder personoplysninger og CPR-numre, skal I anvende en sikker løsning, herunder fx Digital Post eller bruge en forbindelse, der krypterer det overførte indhold under hele transporten. Det gælder også, når I sender disse oplysninger mellem økonomiske partnere i projektet. Upload af projektets bilag m.v. i Erhvervsstyrelsens projektrapporteringsværktøj (PRV) foregår krypteret.

I kan læse mere om behandlingssikkerhed i Justitsministeriets, Digitaliseringsstyrelsens og Datatilsynets vejledning ”Behandlingssikkerhed - Databeskyttelse gennem design og standardindstillinger” fra juni 2018, der er tilgængelig på Datatilsynets hjemmeside.

Personoplysninger må ikke behandles, herunder opbevares, i længere tid end nødvendigt. Det er forskelligt fra projekt til projekt, hvor længe oplysningerne skal opbevares.

Hvis der er statsstøtte i projektet, skal oplysningerne opbevares indtil udgangen af 2039. Hvis der ikke er statsstøtte i projektet, skal oplysningerne opbevares i fem et halvt år efter slutudbetaling til projektet. I kan læse mere herom i afsnit 20 ”Kontrol af projektet og opbevaring af dokumentation”.

Når opbevaringsperioden for jeres projekt er udløbet, skal I sørge for, at personoplysningerne fra projektet slettes.

Svig er den betegnelse, som Europa-Kommissionen bruger om bevidst misbrug af EU-støtte. Svig defineres i denne sammenhæng som en forsætlig handling, der påvirker retten til støtte eller omfanget af støtte. Det kan fx være ukorrekte eller falske erklæringer eller dokumenter, tilsidesættelse af en oplysningspligt eller anvendelse af midler eller investeringer til andet formål, end de var bevilget til.

Hvis reglerne eller vilkårene i tilsagnet ikke overholdes, kan der pålægges en straf i form af bøde23. I alvorlige tilfælde kan der være tale om fængselsstraf. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) straffeansvar efter reglerne i straffelovens kapitel 5.

Svig medfører endvidere, at støtten bortfalder helt eller delvist og kan desuden medføre udelukkelse fra muligheden for at modtage støtte til projekter fra Regionalfonden eller Socialfonden Plus i et bestemt tidsrum.

Både direkte støttemodtagere og andre fysiske eller juridiske personer, som direkte eller indirekte modtager støtte fra Regionalfonden eller Socialfonden Plus, kan pålægges tilbagebetaling eller straf i form af bøde.

Erhvervsstyrelsen indberetter udbetalingen af EU-støtte til Skattestyrelsen.24 For nærmere vejledning henvises til Skattestyrelsen.

EU-støtten fra Regionalfonden og Socialfonden Plus er som hovedregel ikke et vederlag. Derfor skal EU-støtten oftest ikke indgå i momsgrundlaget hos projektets økonomiske partner(e). For nærmere vejledning henvises til Skattestyrelsen.

Som hovedregel kan et projekt ikke få EU-støtte fra både Regionalfonden og Socialfonden Plus. Hvis en indsats kræver, at der gennemføres aktiviteter fra begge fonde, skal der udarbejdes en ansøgning til hver fond. 

Ved gennemførelsen af et regionalfondsprojekt eller et projekt under Socialfonden Plus er der dog mulighed for at få EU-støtte, som ellers kun ville være støtteberettiget under den anden fond, hvis aktiviteten højst udgør 15 pct. af de budgetterede og betalte udgifter.

Fx kan der i et regionalfondsprojekt medtages udgifter til kompetenceudviklingsforløb, kurser ol., der er nødvendige for at gennemføre projektet. Disse udgifters støtteberettigelse skal da bedømmes på baggrund af reglerne i Socialfonden Plus.

Fleksibiliteten mellem fondene forudsætter, at aktiviteten, der udgør en mindre del af projektet, er direkte knyttet til projektets øvrige aktiviteter, samt at aktiviteten er nødvendig for at kunne gennemføre projektet.

Fonden for Retfærdig Omstilling er ikke omfattet af denne regel om fælles støtte.

27.4.1. Interreg 

For programmer under målet om europæisk territorielt samarbejde (Interreg-programmer) kan denne vejledning fungere til inspiration ved fastlæggelsen af bestemmelser i tilknytning til de enkelte programmer.

27.4.2. Fonden for Retfærdig Omstilling 

De generelle regler for EU-støtte fra Regionalfonden og Socialfonden Plus anvendes på projekter under Fonden for Retfærdig Omstilling. Anvendelsen sker dog under hensyn til de specielle forhold, som følger af Fonden for Retfærdig Omstillings formål og indhold.

27.4.3. Teknisk bistand (TA) 

For teknisk bistand til de administrerende myndigheders aktiviteter under programmerne er reglerne vejledende. Aktiviteter, der kan gennemføres med teknisk bistand, er fx forberedende arbejde, forvaltning, overvågning, evaluering, oplysningsvirksomhed og kontrolaktiviteter hos de myndigheder, som varetager forvaltnings-, attesterings- og kontrolmyndighedsopgaver.

En række dokumenter skal som udgangspunkt underskrives for at være gyldige og kunne anvendes som dokumentation, fx tilsagn om EU-støtte, erklæringer, tidsopgørelser, arbejdsbeskrivelser mv.

Erhvervsstyrelsen accepterer digitale underskrifter på lige fod med underskrifter i hånden. Ved underskrift forstås derfor også underskrift på en skærm, fx via touchscreen eller indsættelse af et billede af en personlig underskrift. Brug af underskrift på en skærm eller via indsættelse af et billede af en underskrift skal altid ske af personen selv, da dette sidestilles med fysisk underskrift i hånden.

En underskrift kan erstattes af en digital godkendelse, dvs., hvor godkendelsen ikke er den personlige underskrift, men i stedet foretages via et personligt certifikat eller en godkendelseskode, som kun godkenderen besidder. Hvis der anvendes digital godkendelse, skal godkenderen kunne identificeres på personniveau.

Hvis der anvendes navnebeskyttede elektroniske underskrifter, skal godkendelsen efterfølgende kunne verificeres som tilhørende medarbejderen eller deltageren på anerkendte hjemmesider fra fx Penneo eller Digitaliseringsstyrelsen.

Der kan ikke anvendes: 

• Computergenerede underskrifter fra f.eks. Word, Adobe eller lignende uanset skrifttype.
• Godkendelse via mail.

Uanset metode for underskrift/godkendelse skal datoen for underskrift/godkendelse være identificerbar.

Partnerskabsaftalen for Danmark 2021-2027 indeholder en nærmere beskrivelse af komplementaritet og synergi mellem fondene omfattet af partnerskabsaftalen (Regionalfonden, Socialfonden Plus, Fonden for Retfærdig Omstilling samt Hav-, Fiskeri-, og Akvakulturfonden) og andre europæiske fonde og instrumenter. De væsentligste er fremhævet her, idet der henvises til partnerskabsaftalen og eventuelle beskrivelser i de pågældende programmer.

EU’s makroregionale strategi for Østersøregionen 

Programmerne i partnerskabsaftalen bidrager til målene i EU’s makroregionale strategi for Østersøregionen (EUSBSR). Gennem fondenes investeringer i internationalt samarbejde inden for fx innovation bindes aktører i Østersøregionen tættere sammen. Alle fondene har også ligesom Østersøstrategien øget velstand som mål. I perioden 2021-2027 vil det øgede fokus på grøn omstilling bidrage til Østersøstrategiens målsætninger for renere havmiljø, øget biodiversitet, renere skibsfart og klimatilpasning. Erhvervsstyrelsen deltager i netværket af forvaltningsmyndigheder inden for Østersøregionen og bidrager derigennem til koordination af indsatser og investeringer.

Horizon Europe

I Danmark tilstræbes synergi gennem udmøntning af Regionalfonden til at modne flere danske SMV’er til deltagelse i HEU-partnerskaber med det formål at understøtte danske, innovative virksomheders internationalisering. Virksomheders deltagelse i samarbejde om strategiudvikling og konkrete innovationsprojekter med stærke, internationale aktører har generelt en positiv betydning for deres konkurrenceevne og markedsadgang. Erhvervsstyrelsen har et tæt samarbejde om innovationsklyngeindsatser med Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, der har ressortansvaret for Horizon Europe i Danmark.

Genopretningsfonden (RRF) 

Genopretningsfonden komplementerer i Danmark investeringerne fra fondene omfattet af partnerskabsaftalen gennem skattetiltag, der styrker den grønne omstilling. Genopretningsplanens grønne skattereform fremmer bl.a. et mere bæredygtigt landbrug, mens regionalfondsprogrammet kan investere i den nødvendige forretningsudvikling og primærsektorens samarbejde med andre sektorer om fx grøn innovation. Socialfonden Plus-programmet komplementerer genopretningsplanen ved at investere i de kompetencer, som efterspørges af virksomhederne i bl.a. den grønne og digitale omstilling, som også de landespecifikke anbefalinger peger på; at fortsatte investeringer i kvalifikationer og uddannelse er vigtige for at opretholde Danmarks langsigtede inklusive vækst.

Digital Europa og SMV: Digital 

Komplementaritet sikres først og fremmest ved tæt koordination mellem Erhvervsstyrelsen og de European Digital Innovation Hubs, der bliver udvalgt af Europa-Kommissionen. Der er potentiale for synergi inden for områder og aktiviteter, hvor digitale teknologier kan bidrage til at styrke innovation og konkurrenceevne blandt SMV’er, og dermed understøtte jobskabelse og være med til at fastholde et højt beskæftigelsesniveau i Danmark. Socialfonden Plus har en vigtig opgave i at fremme digitale kompetencer og kvalifikationer. Erhvervsstyrelsen koordinerer Digital Europa-programmet i Danmark, og der er et tæt internt samarbejde med de dele af Erhvervsstyrelsen, som forvalter midlerne fra Regionalfonden og Socialfonden Plus.

Erhvervsstyrelsen forvalter også et antal nationale digitale indsatser, bl.a. SMV: Digital (som også er delvist EU-finansieret, og derfor er medtaget her). SMV:Digital er et samlet program, hvor virksomheder kan få hjælp til digital omstilling. Programmet indeholder en række relevante tilbud i form af tilskud til indkøb af privat rådgivning, innovative sprintforløb, kompetenceforløb, sparring og netværk samt vejledning om regulering og konkurrencevilkår.

Landdistriktsprogrammet, LAG og LIFE 

Virksomheder i primærsektoren kan i udgangspunktet modtage støtte fra både Regionalfonden og Socialfonden Plus og landdistriktsprogrammet. Primærerhverv kan dog kun indgå i konkrete projekter under Regionalfonden og Socialfonden Plus, hvis det sker i samarbejde med virksomheder eller aktører fra andre sektorer, fx mhp. innovationssamarbejde.

Regionalfondsprogrammet kan yde støtte til forudsætningsskabende turismeinfrastruktur, når investeringen har strukturel betydning for et lokalområdes beskæftigelse og turismevækstpotentiale. Regionalfondsprogrammet adskiller sig derfor fra landdistriktsprogrammet ved størrelsen på projekterne, idet landdistriktsprojekterne vil være væsentligt mindre.

Der er et klart potentiale for synergi mellem landdistriktsprogrammet og programmerne omfattet af partnerskabsaftalen på turismeområdet såvel som i indsatser vedrørende iværksætteri, adgang til kvalificeret arbejdskraft, innovationskapacitet og grøn omstilling. LAG-projekter kan også med fordel tænkes ind i relation til regionalfondsprojekter om bæredygtig byudvikling.